डिजिटल कंप्यूटर फ़ाइल प्रबंधन युक्तियां

आज के "वायर्ड" दुनिया में आपके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का ट्रैक रखने में काफी व्यस्तता हो सकती है

डेस्कटॉप, लैपटॉप या मोबाइल उपकरणों पर स्थानीय रूप से दस्तावेजों को संग्रहीत करने के अलावा अधिक से अधिक व्यवसाय मूल व्यावसायिक अनुप्रयोगों और फ़ाइल संग्रहण के लिए क्लाउड का उपयोग कर रहे हैं। (क्लाउड कंप्यूटिंग क्लाउड कम्प्यूटिंग के लिए आदर्श क्यों क्लाउड कंप्यूटिंग है।)

स्टोरेज इश्यू की जटिलता को आगे बढ़ाने के लिए कर्मचारियों के बीच दस्तावेज़ों को साझा करने के लिए कई व्यवसायों की आवश्यकता है - किसी कार्यालय के भीतर यह आमतौर पर एक फ़ाइल सर्वर का उपयोग करके पूरा किया जाता है या नेटवर्क संलग्न संग्रहण डिवाइस (NAS)।

साझा किए गए मोबाइल एक्सेस की आवश्यकता है, तो दस्तावेज़ों को प्रवेश और अनुमतियों को असाइन करके साझा किया जा सकता है।

संगठन कुंजी है

जहां भी दस्तावेज जमा किए जाते हैं वहां उन्हें व्यवस्थित और अद्यतित रखने के लिए महत्वपूर्ण है। इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल प्रबंधन का लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि आप जो ढूंढ रहे हैं वह पा सकते हैं, भले ही आप इसके निर्माण के वर्षों के बाद भी देख रहे हों।

अधिकांश कारोबारी लोगों को एक बार या किसी अन्य पर एक ग्राहक कॉल होने की शर्मनाक स्थिति में किया गया है और जल्दी से प्रासंगिक चालान या अन्य महत्वपूर्ण ग्राहक दस्तावेजों का पता लगाने में सक्षम नहीं है। समान रूप से परेशान साल के अंत में चारों ओर पांव मार रहे हैं, अकाउंटेंट या उससे भी बदतर कंपनी के खाते से संबंधित दस्तावेजों को ढूंढने की कोशिश कर रहे हैं, टैक्समेन।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का उचित संगठन साझा वातावरण में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है - अगर आपके एक कर्मचारी अनुपस्थित (अस्थायी या स्थायी रूप से!) है, तो आपको उस व्यक्ति द्वारा बनाए गए या प्रबंधित किसी भी दस्तावेज़ को आसानी से ढूंढने में सक्षम होना चाहिए।

(ध्यान दें कि असंतुष्ट, विदाई वाले कर्मचारियों के साथ डेटा के संभावित नुकसान आपके व्यापार डेटा को सुरक्षित रखने के लिए एक और कारण है। व्यापार डेटा संरक्षण के 6 नियम देखें)

ये फ़ाइल प्रबंधन युक्तियां आपकी फ़ाइलों को सुलभ रखने में आपकी मदद करेगी:

1 प्रोग्राम फ़ाइलों के लिए डिफ़ॉल्ट स्थापना फ़ोल्डर का उपयोग करें।

अनुप्रयोग प्रोग्रामों को स्थापित करते समय डिफ़ॉल्ट फ़ाइल स्थान का उपयोग करें।

विंडोज के तहत, सम्मेलन अनुप्रयोग प्रोग्राम फ़ाइलों द्वारा (ड्राइव पत्र:) -> प्रोग्राम फाइल निर्देशिका के अंतर्गत रहते हैं। अन्यत्र एप्लिकेशन इंस्टॉल करना भ्रमित और अनावश्यक है

2। सभी दस्तावेज़ों के लिए एक स्थान

सभी दस्तावेजों को एक एकल "रूट" फ़ोल्डर के तहत रखें एक Windows वातावरण में एक ही उपयोगकर्ता के लिए डिफ़ॉल्ट स्थान मेरा दस्तावेज़ फ़ोल्डर है

एक फाइल साझा करने के वातावरण में ऐसा करने की कोशिश करते हैं - एक रूट फ़ोल्डर (उदाहरण के लिए "साझा किए गए दस्तावेज़" कहा जाता है) बनाया गया और सभी फ़ोल्डर को रूट फ़ोल्डर के अंदर उप फ़ोल्डर्स में संग्रहीत किया गया। सभी दस्तावेज़ों के लिए एक स्थान होने से चीज़ों को ढूंढना और बैकअप और अभिलेखागार चलाने में आसान होता है।

3। तार्किक पदानुक्रम में फ़ोल्डर्स बनाएं

ये आपके कंप्यूटर के फाइलिंग कैबिनेट के दराज हैं, बोलने के लिए। अपने फ़ोल्डरों को नाम देने के लिए सादा भाषा का उपयोग करें; आप भविष्य में फ़ोल्डरों की इस सूची को नहीं देखना चाहते हैं और सोचते हैं कि "टीएफके" या जो भी अन्य रोचक संक्षेप आपको आविष्कार किया गया है

4। फ़ोल्डर्स के भीतर नेस्ट फ़ोल्डर्स

जरूरत पड़ने पर इन मुख्य फ़ोल्डर्स के भीतर अन्य फ़ोल्डर्स बनाएं उदाहरण के लिए, "इनवॉइसस" नामक फ़ोल्डर में "2013", "2012" और "2011" नामक फ़ोल्डर्स शामिल हो सकते हैं। क्लाइंट के नाम पर एक फ़ोल्डर में "ग्राहक डेटा" और "पत्राचार" फ़ोल्डर शामिल हो सकते हैं।

लक्ष्य को फाइल में अनाथ फाइलों के एक समूह के बजाय हर फ़ाइल में रखना होगा।

हालांकि, जटिल, गहराई से स्तरित फ़ोल्डर संरचनाओं को न बनाएं - जहां संभवतः वर्णनात्मक फ़ाइल नाम का उपयोग करें इसके बजाय

5। फ़ाइल नामकरण सम्मेलनों का पालन करें।

कुछ ऑपरेटिंग सिस्टम (जैसे यूनिक्स) फाइल या फ़ोल्डर के नामों में रिक्त स्थान की अनुमति नहीं देते हैं, इसलिए यदि आपके कम्प्यूटिंग वातावरण मिश्रित है तो इस से बचें- इसके बजाय अंडरस्कोर को डिलीमीटर के रूप में उपयोग करें (जैसे Doe_John_Proposal। Doc।) अन्य वर्ण जैसे / ? : * | "" विंडोज के अंतर्गत फ़ाइल या फोल्डर नामों पर भी निषिद्ध है।

आसान पहचान और पुनर्प्राप्ति के लिए वर्णनात्मक फ़ाइल नामों का उपयोग करें, लेकिन ओवरबोर्ड नहीं जाना - फाइल / पथ नाम की लंबाई सीमाएं हैं जो ऑपरेटिंग सिस्टम के बीच भिन्न होती हैं। एक फ़ाइल के लिए पथ की लंबाई (उदाहरण के लिए ड्राइव अक्षर + फ़ोल्डर नाम + फ़ाइल नाम) 260 वर्ण हैं।

जहां भी संभव हो, सामान्य संकेताक्षरों का उपयोग करें।

6. विशिष्ट बनाओ।

फ़ाइलें तार्किक, विशिष्ट नाम दें और दिनांक शामिल करें फ़ाइल नामों में यदि संभव हो तो फाइल नाम देने में लक्ष्य यह है कि फाइल को खोलने के बिना क्या है और यह देखने में सक्षम होने के लिए है। इसलिए यदि दस्तावेज़ ग्राहक को याद दिलाता है कि भुगतान अतिदेय है, तो इसे कॉल करें "ओवरड्यू_20120115" की तरह, "पत्र" जैसा कुछ नहीं। आपको यह कैसे पता चलेगा कि पत्र को खोलने के बिना कौन है?

यदि आप ईमेल या पोर्टेबल डिवाइस के माध्यम से फ़ाइलें साझा कर रहे हैं तो आप फ़ाइल नाम में अधिक विशिष्ट जानकारी, फ़ोल्डर सूचना के बाद से साझा फ़ाइल के साथ tion को शामिल नहीं किया जाएगा। उदाहरण के लिए यदि आपका दस्तावेज़ मेरे दस्तावेज़ Invoices 2014 Customers Doe_John_20140416 में रहता है डॉक्टर और फाइल को साझा या ईमेल किया जाता है, सभी प्राप्तकर्ता देखेंगे Doe_John_20140416 डॉक्टर और यह नहीं बता सके कि फ़ाइल बिना किसी खोलने के ग्राहक चालान है।

7। जैसे ही आप जाते हैं

एक दस्तावेज दर्ज करने का सबसे अच्छा समय है जब आप इसे पहले बनाते हैं तो अपने दस्तावेज़ को फाईल करने के साथ-साथ "स्थान के रूप में सहेजें" डायलॉग बॉक्स का प्रयोग करने की आदत में आकर उसे नाम दें, इसे सही जगह पर पहली जगह पर डालें।

8। अपनी सुविधा के लिए अपनी फाइलें ऑर्डर करें

यदि फ़ोल्डर्स या फ़ाइलें हैं जो आप बहुत उपयोग करते हैं, तो फाइल नाम के शीर्ष पर उन्हें एक के साथ नाम से बदल दें! या फ़ाइल नाम की शुरुआत में एए।

9। अपनी फ़ाइलों को नियमित रूप से हटा दें

कभी-कभी जो पुराने है वह ऊपर के "इनवॉइस" नामक फ़ोल्डर के उदाहरण के रूप में स्पष्ट है।यदि ऐसा नहीं है, तो पुरानी फाइलों को साफ़ करके अपने फ़ोल्डरों को बेतरतीब रखें।

क्या नहीं व्यवसाय संबंधित फाइलों को हटा दें, जब तक कि आप बिल्कुल निश्चित न हों कि आपको फ़ाइल को फिर से नहीं चाहिए इसके बजाय, अपने रूट फ़ोल्डर के अंतर्गत आपके मुख्य फ़ोल्डर में, "पुरानी" या "निष्क्रिय" नामक एक फ़ोल्डर बनाएं और जब आप उन पर आते हैं तो पुरानी फाइलें उसमें ले जाएँ।

10। अपनी फ़ाइलों को नियमित रूप से बैकअप लें

क्या आप अपनी फ़ाइलों को दूसरी ड्राइव पर या टेप पर कॉपी कर रहे हैं, एक नियमित बैक अप रिजिमन सेट अप करना और उनका पालन करना महत्वपूर्ण है एक सफल बैकअप सिस्टम के लिए 3 कदम देखें

अच्छा संचिका प्रबंधन आपको जो चाहता है वह ढूंढना चाहता है

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज प्रबंध करना आपके व्यवसाय के लिए एक संपूर्ण दस्तावेज़ प्रबंधन रणनीति का हिस्सा होना चाहिए। एक उचित दस्तावेज़ प्रबंधन योजना में दस्तावेजों को संभालने के सभी पहलुओं, भंडारण, पुनर्प्राप्ति, बैकअप, और सुरक्षा शामिल होना चाहिए।

खोज फ़ंक्शन एक अद्भुत चीज है, लेकिन यह सीधे किसी फ़ोल्डर या फ़ाइल में जाने में सक्षम होने की आसानी से मेल नहीं खाती यदि आप इन फ़ाइल प्रबंधन युक्तियों का लगातार पालन करते हैं, भले ही आपको नहीं पता कि कुछ कहां है, तो आप जानते हैं कि यह कहां होना चाहिए - एक बहुत बड़ा फायदा जब आपको वह ढूंढने की बात आती है जो आप देख रहे हैं। अच्छी फ़ाइल प्रबंधन पद्धतियां आपके व्यवसाय का समय और धन बचाएगी।