एक इवेंट बजट के निर्माण की मूल बातें

एक घटना नियोजक के रूप में, अपने ग्राहक के बजट के भीतर रहना महत्वपूर्ण है। और ऐसा करने के लिए, आपको एक विस्तृत ईवेंट बजट की आवश्यकता है जिसे आप और आपका ग्राहक सहमत हैं।

चाहे आप इवेंट नियोजन या अनुभवी पेशेवर के लिए नया हो, एक इवेंट का बजट बनाए रखने से आप किसी भी क्लाइंट पूछताछ के लिए संगठित और तैयार रहने में सहायता कर सकते हैं - और बजट में जाने से बचने में आपकी सहायता करें

एक बुनियादी घटना के लिए, जैसे एक सेमिनार या डिनर पार्टी, एक्सेल या अन्य स्प्रैडशीट प्रोग्राम सहायक हो सकते हैं।

शीर्ष के साथ निम्नलिखित चार श्रेणियां सूचीबद्ध करें:

• आइटम
• अनुमानित व्यय
• वास्तविक व्यय
• विवरण

फिर, व्यय आइटम को वर्गीकृत और ट्रैक करें

एक इवेंट बजट प्रबंधित करना

1. ट्रैक साइट किराए पर लेने की लागत जैसा कि आप अपने कार्यक्रम की योजना बनाते हैं और जैसा कि आप अपने स्थल बिक्री प्रबंधक से मिलते हैं, घटना के लिए अनुमानित किराये की फीस और कार्य स्थान, हाउसकीपिंग, बैगेज हैंडलिंग और संबंधित खर्चों को ट्रैक करें।

2. अनुमानित खानपान लागत इसमें सभी खाद्य और पेय शुल्क शामिल हैं, जिनमें युक्तियां और अनुग्रह शामिल हैं - जो 30% तक का हो सकता है

3. दस्तावेज़ परिवहन शुल्क। इसमें शटल, कोच, घटना स्थानान्तरण और किसी भी संबंधित खर्च शामिल हैं

4. सजावट खर्च जोड़ें अधिकांश घटनाओं में सजावट के लिए खर्च शामिल हैं, जैसे कि केंद्रस्थल, फ्लोरल, टेंट किराया आदि। यह वह जगह है जहां आप उन लागतों की सूची बनाते हैं।

5. दस्तावेज़ मनोरंजन और उपकरण फीस इस श्रेणी में आम व्यय में ए / वी उपकरण शामिल हैं, लेकिन यह वक्ताओं के लिए मानदंडों की सूची के लिए भी अच्छा स्थान है या यदि आप मनोरंजन कर रहे हैं

6. मुद्रण शुल्क संक्षेप करें कई छोटे आइटम शुल्क वास्तव में एक बड़ा व्यय लाइन आइटम बनाने के लिए गठबंधन करते हैं इनमें निमंत्रण, नाम बैज, कार्यक्रम पुस्तिकाएं, इवेंट साइनेज और बैनर शामिल हैं

7. उपहार के लिए लाइन आइटम एक आम घटना का सुझाव है कि किसी अतिथि को खाली हाथ छोड़ने की अनुमति न दें। इसलिए, जो कुछ भी आप उपहार या उपहार प्रदान करते हैं, उनके लिए लागत को अलग से ट्रैक करें; आप इन मदों की लागत कितनी है पर चकित हो जाएगा

8. गतिविधियों के खर्च को पहचानें यदि आपके ईवेंट में गोल्फिंग, टेनिस, स्पा, राफ्टिंग, बाइकिंग या अन्य गतिविधियों जैसी गतिविधियां शामिल हैं, तो आप इन फीस की लागत को अलग से नोट करना चाहेंगे। अपनी स्प्रेडशीट में कुल लागत का संक्षिप्त विवरण और एक टूटने को शामिल करने पर विचार करें।

9. अन्य खर्च पोस्ट करें अगर कोई व्यय उपरोक्त श्रेणियों में से किसी में नहीं आता है, तो उन्हें यहां एक ख़ूबसूरत वस्तु के रूप में सूचीबद्ध करें।

10. अपने आप को एक आकस्मिक फंड श्रेणी दें किसी घटना के आकार या जटिलता के आधार पर, आप खुद को इवेंट बजट के 20% तक उतना ही देना चाह सकते हैं सर्वोत्तम योजना के बावजूद, खर्च उन खर्चों के साथ अनुमानित योजनाओं से अधिक हो रहे हैं जिन पर आप कभी भी विचार नहीं करेंगे। यह आपको बजट से हर बार जाने से बचाएगा

11. अनुमानित व्यय का संक्षेप करें जैसा कि आप अपने कार्यक्रम कार्यक्रम का निर्माण करते हैं, आपके पास कुल खर्च का अच्छा प्रक्षेपण होगा यह वह जानकारी है जिसे आप इवेंट क्लाइंट से साझा करेंगे, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे ईवेंट बजट से अवगत हैं ताकि बाद में कोई आश्चर्यचकित न हो।

12. वास्तविक व्ययों का सारांश करें घटना के समाप्त होने के बाद ऐसा होता है। ऊपर 10 श्रेणियों में इनवॉइस का योग करना और वास्तविक बजट का दस्तावेज। यदि बेहद अनुकूल है, तो वास्तविक बजट बनाम अनुमानित बजट में बचत की पहचान करें, जो आपके द्वारा भूमिका में लाया गया मूल्य का प्रदर्शन करता है।