आपकी फाइलिंग सिस्टम कैसे व्यवस्थित करें

आपके फाइलिंग सिस्टम को व्यवस्थित करने का समय लेना महत्वपूर्ण है जबकि हर कोई काग़ज़ रहित कार्यालय रखना पसंद करता है, वास्तविकता यह है कि कई छोटे व्यवसायों को अभी भी चालान, रसीद आदि जैसे पेपर दस्तावेज़ों को संग्रहित करने की आवश्यकता है और आवश्यक होने पर उन्हें आसानी से प्राप्त कर पाएं।

रसीदों को ठीक से जमा करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है; एक गैर-मौजूद या गंदे फाइलिंग सिस्टम आयकर के समय में अतिरिक्त प्रयासों के दिन जोड़ सकते हैं क्योंकि आप लापता रसीदों के कारण कर कटौती से बाहर नहीं रहना चाहते हैं।

और अगर आपका व्यवसाय कभी भी ऑडिट के अधीन है और आप अपने खर्चों के समर्थन में आवश्यक दस्तावेज तैयार करने में असमर्थ हैं, तो आपके दावों को अस्वीकार कर दिया जाएगा और आपके कर रिटर्न का फिर से मूल्यांकन किया जाएगा।

एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, आपको अपने डेस्क पर तेजी से और आसानी से संचालित करने की आवश्यकता है। यद्यपि एक पेपर फाइलिंग सिस्टम स्थापित करना कठिन लगता है, यह एक अपेक्षाकृत आसान काम है जो कुछ फाइलिंग टिप्स और ट्रिक्स द्वारा आसान बनाया जा सकता है।

आपकी फाइलिंग सिस्टम कैसे व्यवस्थित करें

(1) कुछ मिनट के लिए अपनी मेज पर बैठो और पता लगाएं कि आप चीजों के लिए सहज रूप से कहाँ देखेंगे

मेरे पास मेरे वर्कस्टेशन के अधिकार के लिए एक दराज है जब मैंने अपना फाइलिंग सिस्टम पहले सेट किया था, तो मेरे पास इसमें कुछ भी नहीं था। जब मैं कलम, पेपरक्लिप्स या मेरे स्टेपलर की तलाश करूँगा, तब भी यह पहली जगह थी, हालांकि मुझे पता था कि यह खाली था। तो स्वाभाविक रूप से मैंने उस दराज में पेन, पेपरक्लिप्स और स्टेपलर डाल दिया। मेरे लिए, यह उन वस्तुओं के लिए प्राकृतिक घर था

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हर कोई इस प्रकार अलग-अलग दृष्टिकोण देगा और एक व्यक्ति के लिए काम करने के लिए दूसरे के लिए काम नहीं करेगा। अपने प्राथमिक वर्कस्पेस में बैठने और उपकरणों, आपूर्ति और फाइलों तक पहुंचने में कुछ मिनट लगें। इससे आप व्यक्तिगत रूप से उन मदों को दाखिल करने के लिए आदर्श स्थान स्थापित करने में मदद करेंगे।

(2) अब जब आप जानते हैं कि आप स्वाभाविक रूप से जानकारी के लिए कहाँ देखेंगे, आपको यह निर्धारित करना होगा कि क्या वर्णमाला, संख्यात्मक या विषय दाखिल प्रणाली आपके लिए सबसे अच्छा काम करेगी।

आप अपने कागजी कार्रवाई को फाइलिंग श्रेणियों में कैसे व्यवस्थित कर सकते हैं (i। खर्च, वित्तीय, विपणन)?

आप व्यापार व्यय से जुड़ी कागजी कार्रवाई जैसे बैंक विवरण, उपयोगिता बिल, कार्यालय व्यय रसीद, वाहन लाभ लॉग आदि कैसे पा सकते हैं? ग्राहक जानकारी के बारे में - क्या आप ग्राहक के नाम के अनुसार चीजों की खोज करते हैं? संदर्भ संख्या से? यह एक महत्वपूर्ण कदम है, क्योंकि यह निर्धारित करेगा कि आप अपने फाइलिंग सिस्टम को कैसे निर्धारित करेंगे। एक बार जब आपने तय किया है कि आप किस श्रेणी का उपयोग करेंगे, तो तय करें कि आपको आगे जाने और उपश्रेणियों को बनाने की ज़रूरत है या नहीं। ऐसा करें इससे पहले कि आप अपने फाइल सिस्टम के लिए कुछ भी खरीदते हैं

(3) अगला, मोटे तौर पर अपनी मेमोरी आवश्यकताओं को निर्धारित करें

क्या आपके पास बड़ी संख्या में फाइल हैं जो आप दैनिक आधार पर पहुंचते हैं?क्या आप केवल अपनी फ़ाइलें साप्ताहिक तक पहुंचते हैं? जवाब यह निर्धारित करेंगे कि आपको डेस्कटॉप फ़ाइल धारक की आवश्यकता है, तो अपने डेस्क के पास दो दराज फाइलिंग कैबिनेट या कमरे में चार दराज पार्श्व फाइलिंग कैबिनेट की आवश्यकता है।

ध्यान से चुनें फाइलिंग अलमारियाँ देखे जाने पर विकास के लिए अनुमति दें - ऐसी फ़ाइलों को दो बार समायोजित करें जिन्हें आपको लगता है कि आपके पास अब होगा यह आपके फाइलिंग सिस्टम का सहारा लेने और पुनर्गठन करने के लिए कई बार सीमित होगा।

(4) स्पष्टता और आसान पहुंच के लिए एक अच्छा लेबलिंग सिस्टम में निवेश करें।

फाइल लेबल्स को पढ़ने में सक्षम होने के बावजूद स्पष्ट लगता है, लेकिन लेबलिंग में स्पष्टता से आप कल्पना कर सकते हैं जितना अधिक फाइलिंग समय बचाएगा।

अधिकांश कंपनियां जो लेबल बनाती हैं वे टेम्प्लेट प्रदान करती हैं जो सबसे लोकप्रिय शब्द संसाधन सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत होती हैं आप छोटे लेबल बनाने प्रणालियों में से एक पर विचार करना चाह सकते हैं जो अलग-अलग मेलिंग लेबल प्रिंट कर सकते हैं। डबल ड्यूटी करने वाले आइटम आमतौर पर एक बुद्धिमान निवेश होते हैं।

(5) अब आप फ़ाइल फ़ोल्डर खरीदने के लिए तैयार हैं।

सबसे अच्छा निवेश रंगीन फांसी वाले फ़ोल्डरों को खरीदना है (सुनिश्चित करें कि प्लास्टिक लेबल टैब शामिल हैं) और सादे मनीला फ़ाइल फ़ोल्डर्स रंगीन लटकने वाले फ़ोल्डर्स दो कारणों से बेहतर हैं:

1. वे आसानी से उपलब्ध हैं
2. वे श्रेणियों को पहचानना आसान बनाते हैं

उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी सभी क्लाइंट फाइलों को पीले फांसी फ़ोल्डरों में डालते हैं, तो नीली फ़ोल्डर में वित्तीय जानकारी और लाल फ़ोल्डर्स में विपणन से संबंधित कुछ भी, आप आसानी से देख सकते हैं कि आपको किसी विशेष फ़ाइल के लिए खोज क्यों करना चाहिए।

सरल सबसे अच्छा है

किस सिद्धांत का उपयोग करने के लिए आसान है और आसान करने के लिए एक फाइलिंग प्रणाली स्थापित करने पर लागू होता है यह सरल प्रेमी रखें! व्यापक विषय श्रेणियां आपको आसानी से बढ़ने वाली नई फ़ाइलों को जोड़ने की अनुमति देगा, और नियमित रूप से आपके फाइलिंग सिस्टम को अपग्रेड करने या पुनर्निर्धारण करने की आवश्यकता को समाप्त कर देगा।

इसे सरल बनाए रखने से आपके संपूर्ण दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के हिस्से के रूप में आपके पेपर और डिजिटल फाइल को एकीकृत करना भी आसान होगा

जहां संभव हो वहां पेपरलेस जाएं

यदि आप अपने व्यवसाय को हरे रंग की कोशिश कर रहे हैं और बदलाव "पेपरलेस ऑफ़िस" में कर सकते हैं तो आप व्यय प्राप्ति को स्कैन कर सकते हैं और उन्हें अपनी अन्य डिजिटल लेखा जानकारी के साथ संग्रहीत कर सकते हैं। कुछ नए क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन मोबाइल एप्स वाले द्वारा यह सुविधा प्रदान करते हैं जो आपको व्यय रसीद के एक मोबाइल फोन स्नैप लेते हैं और फ्लाई पर रिकॉर्ड करते हैं (कनाडा के लघु व्यवसायों के लिए सर्वश्रेष्ठ लेखांकन सॉफ़्टवेयर देखें)।

ध्यान रखें कि व्यय प्राप्ति की कागज़ी प्रतियां या डिजिटल छवियां आम तौर पर कनाडा राजस्व एजेंसी (सीआरए) को स्वीकार्य हैं, बशर्ते वे स्पष्ट रूप से स्पष्ट होने योग्य हों। यदि नहीं, तो सीएआर लेखापरीक्षा या दस्तावेज़ीकरण के लिए नियमित अनुरोध के दौरान मूल कागजी दस्तावेजों को देखने की मांग कर सकता है, इसलिए मूल को निर्धारित समय के लिए रखा जाना चाहिए। (अधिक जानकारी के लिए मुझे अपने व्यवसाय के रिकॉर्ड को कब तक रखना है?)