आसान गृह व्यापार फाइलिंग सिस्टम

यहां तक ​​कि इस डिजिटल दुनिया में, यह आश्चर्य की बात है कि एक होम बिजनेस कितना पेपर जमा कर सकता है। इसके अलावा, घर व्यापार में अपने वित्तीय खातों, विपणन रणनीतियों, परियोजनाओं, ग्राहकों, और अधिक से बहुत कुछ ट्रैक करने के लिए बहुत कुछ है। अपने व्यवसाय के शुरूआती में संगठनात्मक प्रणालियों को विकसित करने के लिए जरूरी है ताकि आप यह पता कर सकें कि आपको इसकी ज़रूरत होने पर क्या जरूरत है।

आपको बचाने और व्यवस्थित करने की आवश्यकता क्या है

कुछ हद तक, जिन आइटमों को आप के लिए दाखिल करने की एक प्रणाली विकसित करने की आवश्यकता होगी, वे आपके व्यवसाय पर अधिक निर्भर करेंगे।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक मूर्त उत्पाद बेचते हैं, तो आपको अपनी इन्वेंट्री को ट्रैक करने वाली कुछ चीज़ों की आवश्यकता होगी। हालांकि, यहां उन वस्तुओं की एक सामान्य सूची है, जिन्हें आपको अपने घर के कारोबार में ट्रैक करना होगा:

• व्यापार और विपणन योजनाएं
• कानूनी दस्तावेज (यानी एलएलसी कागजी कार्रवाई, व्यवसाय लाइसेंस और बौद्धिक संपदा पंजीकरण, अनुबंध)
• संपर्क (पेशेवर, ग्राहक, विक्रेता, सेवा प्रदाता, आदि)
• वित्तीय सूचना (लाभ / हानि विवरण, बैलेंस शीट, देय खातों / प्राप्य)
• कर
• व्यापार व्यय (प्राप्तियां)
• परियोजनाएं

इस सूची के साथ, आप उन वस्तुओं को जोड़ना चाहेंगे जो आपके व्यवसाय के लिए विशिष्ट हैं

आपके गृह व्यवसाय को व्यवस्थित करने के लिए सिस्टम

बाधाएं हैं कि आप अपने कागज़ातों और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी को स्टोर करने और प्रबंधित करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग करेंगे। मुख्य कारक एक विधि चुनना है जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करती है हर एक की सोच और आयोजन का एक अलग तरीका है। उदाहरण के लिए, कुछ लोगों के लिए, यह वर्णानुक्रमिक रूप से फाइलों को व्यवस्थित करने के लिए अधिक समझदारी बनाता है, लेकिन दूसरों के लिए, वे तिथि से व्यवस्थित करने में आसान पाते हैं

यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करेगा, एक कोशिश करें, और यदि आप इसे बनाए रखने के लिए संघर्ष करते हैं, तो एक अलग प्रणाली अपनाना

आपकी फाइलों और सूचनाओं को व्यवस्थित करने के लिए ये तीन तरीके हैं:

सरल बाइंडर फाइलिंग सिस्टम:

छोटे व्यवसायों के लिए जो ज्यादा कागजी कार्रवाई नहीं करते, बाइंडर सिस्टम एक अच्छा विकल्प है

यह उन लोगों के लिए भी आदर्श है जो एक स्थान पर सब कुछ चाहते हैं या जिन्हें मोबाइल होने की उनकी जानकारी की आवश्यकता है बाइंडर सिस्टम एक बड़ी तीन अंगूठी बांधने की मशीन, शीट संरक्षक और अनुभाग डिवाइडर का उपयोग करता है। अपने व्यापारिक श्रेणियों जैसे लंबित ऑर्डर, पूरा आदेश, विभिन्न रूपों की मास्टर कॉपी आदि को व्यवस्थित करने के लिए अनुभाग डिवाइडर का उपयोग करें … वहां से, आप शीट संरक्षकों में फाइलें एकत्र करना शुरू कर देंगे।

एक बार बाइंडर पूर्ण हो जाता है - सप्ताह, महीने या तीन महीनों के अंत में - यह साफ करने का समय होगा। आप बस ग्राहक आदेश फाइलों और अन्य ऐतिहासिक रिकॉर्ड को पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम में स्थानांतरित करेंगे, जो आपके बांधने वालों के संगठन के नज़दीक से मिरर करेंगे।

पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम:

पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम फाइलिंग कैबिनेट, फाइल लटकने और मनिला फ़ोल्डर्स का उपयोग करती है। लगभग हर व्यवसाय को अंततः इस प्रकार की फाइलिंग की आवश्यकता होगी क्योंकि उनका व्यवसाय बढ़ता है।समय के साथ ही एक बहुत ज्यादा कागजी कार्रवाई उत्पन्न नहीं हुई है और चूंकि टैक्स रिकॉर्ड्स को सात साल तक बनाए रखने की आवश्यकता है, इसलिए आपको इन सभी रिकॉर्डों को स्टोर करने की जगह चाहिए। परंपरागत फाइलिंग सिस्टम उन वस्तुओं के लिए आदर्श होते हैं जिन्हें रखने की आवश्यकता होती है, लेकिन नियमित रूप से उपयोग नहीं किया जाता है, जैसे कि पहले वर्ष के करों और व्यवसाय लाइसेंस। अपने परंपरागत फाइलिंग सिस्टम को जमीन से और सफल बनाने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• इस बारे में सोचें कि आप किस प्रकार का सिस्टम इस्तेमाल करेंगे आप शांत कार्यालय की आपूर्ति खरीदने और दुनिया में सबसे विस्तृत और रंगीन फाइलिंग सिस्टम तैयार करने के लिए पागल जा सकते हैं, लेकिन अगर यह आपकी काम की शैली में फिट नहीं है, तो यह सेट-अप समय और धन की बर्बादी होगी।
• अपने पेपर के प्रबंधन के लिए एक प्रणाली बनाएं जो कम से कम "छूने" की अनुमति देता है। आप कागज के ढेर के निर्माण से बचना चाहते हैं, और प्रत्येक टुकड़े से कई बार निपटना चाहते हैं। इसके बजाए, पहली बार जब आप इसे छूते हैं तो कागज के एक टुकड़े के बारे में निर्णय लेने के लिए कार्य करें।
• दाखिल करने के लिए समय निर्धारित करें प्लेग की तरह इस कार्य से बचने के लिए आसान है, लेकिन यह आवश्यक है और आपके व्यवसाय को अधिक आसानी से चलाने में मदद करेगा। विशेष रूप से रसीदें और टैक्स समय में इस्तेमाल की जाने वाली अन्य मदों, इस सामान को संगठित रखने से आपके करों को जमा करना आसान होता है।

इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम:

डिजिटल दुनिया ने कागज के भंडारण की पूरी आवश्यकता पूरी तरह से समाप्त नहीं की है, लेकिन उसने जानकारी को भंडारण बहुत आसान बना दिया है। डिजिटल सिस्टम चालान बना सकते हैं, भेज सकते हैं और प्रबंधित कर सकते हैं, और यह आपके गृह व्यवसाय के वित्त को ट्रैक कर सकता है और फिर ई-फाइलिंग के लिए कर सॉफ्टवेयर में आयात किया जा सकता है। आप प्राप्तियां स्कैन कर सकते हैं और उन्हें अपने कंप्यूटर पर एक फ़ाइल में संग्रहीत कर सकते हैं (हालांकि आपको शायद पेपर संस्करण को भी रखना चाहिए) इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम आसानी से एक्सेस, ईमेलिंग, बिलिंग और अधिक के लिए ग्राहक संबंध प्रबंधन प्रणाली में अपने ग्राहक, ग्राहक और संभावना जानकारी स्टोर कर सकते हैं। ऑनलाइन सिस्टम आपके विचारों को बचाने, परियोजनाओं के प्रबंधन में मदद, सूचना का आयोजन या अनुसंधान करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है

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लेकिन पेपर फाइल सिस्टम की तरह, आपके डिजिटल फाइलिंग सिस्टम को आपके कंप्यूटर पर संग्रहीत फ़ोल्डर्स और फाइलों या क्लाउड में संगठनात्मक ढांचे की आवश्यकता होती है। आसान प्रबंधन के लिए, अपने डिजिटल सिस्टम में उसी संरचना और फ़ाइल नाम का उपयोग करें जैसे आप अपने पेपर सिस्टम में करते हैं।

अपनी डिजिटल फ़ाइलों की सुरक्षा के लिए, उन्हें एक अलग हार्ड ड्राइव या ऑनलाइन संग्रहण सिस्टम पर बैक-अप करें।

सभी के ऊपर का एक संयोजन संभावना है कि आपको अपने व्यवसाय में सभी डेटा और सामग्री को संचयित करने के लिए एक से अधिक सिस्टम का उपयोग करने की आवश्यकता होगी। पहले आपको यह तय करने की आवश्यकता होगी कि आपके लिए सबसे अच्छा क्या काम करता है, और उसके बाद इसे लागू करें उदाहरण के लिए, आपके व्यवसाय के दिन-प्रतिदिन प्रबंधन जैसे आपके शेड्यूल, मार्केटिंग और आपके फॉर्म की प्रतियां व्यवस्थित करने में आपकी मदद करने के लिए एक बाइंडर सिस्टम हो सकता है। आपकी पारंपरिक प्रणाली आपके सभी दीर्घकालिक पेपर को पकड़ सकती है जैसे कि पिछले साल कर, परमिट और व्यापार लाइसेंस, और बौद्धिक संपदा पंजीकरण। आप अपने विचारों को स्टोर करने के लिए एक डिजिटल सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि ईवरोटे, और ट्रैक परियोजनाएं

दूसरी तरफ, आप एक ऑनलाइन टू-डू सूची और कैलेंडर का उपयोग करके, अपने कंप्यूटर में सभी रसीदों को स्कैन कर, और अपनी अन्य व्यावसायिक प्रबंधन आवश्यकताओं के लिए सॉफ़्टवेयर या ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करके, यथासंभव डिजिटल बनना चाह सकते हैं। फिर भी, आप अभी भी एक प्रणाली चाहते हैं कि वह पेपर का प्रबंधन करें जो उत्पन्न हो। चाबी यह है कि आपके लिए जरूरी सिस्टम ढूंढना आसान है और आपको इसकी ज़रूरत होती है, जब आपको इसकी आवश्यकता होती है।

सितंबर 2016 को अपडेट किया गया लेस्ली ट्रूक्स