एसएपी

एसएपी में खरीदारी का परिचय

किसी भी आकार के व्यवसाय वस्तुओं की खरीद करने के लिए वस्तुओं को खरीदने या सेवाओं को उपलब्ध कराने के लिए आपूर्ति श्रृंखला का उपयोग करते हैं एक खरीद विभाग एसएपी में सामग्री खरीद सकते हैं इससे पहले, विभाग के अनूठे बुनियादी ढांचे को कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए।

एक ऐसी संरचना तैयार करने के लिए जो व्यवसाय की ज़रूरतों को पूरा करती है, आपको एसएपी संगठनात्मक ढांचे और निर्णय लेने वाले क्रय विभाग को समझने की जरूरत है।

एसएपी क्रय संगठनात्मक संरचना

हर क्रय विभाग अद्वितीय है, लेकिन एसएपी के भीतर परिभाषित संगठन की संरचना प्रणाली के लाभ को अधिकतम करने के लिए किसी कंपनी को सर्वश्रेष्ठ अभ्यासों को अपनाने की अनुमति देगा।

क्रय संगठन - क्रय इन्फ्रास्ट्रक्चर का यह उच्चतम स्तर है क्रय संगठन को क्रय गतिविधि के एक समूह के रूप में परिभाषित किया गया है जो उद्यम के सभी या एक विशिष्ट भाग से जुड़ा हुआ है।

यदि किसी कंपनी में भौगोलिक रूप से स्वतंत्र होने वाले स्थानों की एक बड़ी संख्या है, तो प्रत्येक क्षेत्र का अपना क्रय संगठन हो सकता है हालांकि, एक या दो स्थानों के साथ एक छोटा सा व्यापार केवल एक क्रय संगठन का उपयोग कर सकता है।

खरीद समूह - क्रय समूह को एक व्यक्ति या समूह के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जो किसी निश्चित उत्पाद या उत्पादों के समूह से संबंधित हैं जो खरीद संगठन के माध्यम से खरीदे जाते हैं।

बड़े संगठनों में अक्सर क्रय विभाग में क्रय पेशेवरों के समूह होते हैं जो कुछ आपूर्तिकर्ताओं या प्रकार के आपूर्तिकर्ताओं के साथ काम करते हैं।

खरीदना दस्तावेज़

कई क्रय दस्तावेज़ हैं जो एसएपी में क्रय विभाग द्वारा उपयोग किए जाते हैं।

खरीद की मांग - यदि उत्पाद की प्रोडक्शन नियोजन प्रक्रिया के माध्यम से एक उत्पाद की आवश्यकता होती है, तो खरीद की मांग तैयार की जा सकती है उत्पाद और सेवाएं, नियोजन प्रक्रिया का हिस्सा नहीं हैं, जिसे खरीद की मांग के जरिए मैन्युअल रूप से अनुरोध किया जा सकता है।

• प्राधिकृत उपयोगकर्ताओं द्वारा एक मांग अर्जित की जा सकती है और वे या तो वेब-आधारित कैटलॉग से आइटम का अनुरोध कर सकते हैं या सीधे एसएपी सिस्टम में आवश्यकताएं दर्ज कर सकते हैं यदि एक मद के लिए मांग की जाती है जो पहले खरीदा नहीं गया है, तो उद्धरण के लिए एक अनुरोध बनाया जा सकता है और मौजूदा या नए विक्रेताओं को भेजा जा सकता है।

कोटेशन के लिए अनुरोध - यदि उत्पाद अनुबंधित सप्लायर से खरीदा नहीं जा सकता है या मूल्य और गुणवत्ता स्वीकार्य नहीं है, तो क्रय विभाग नए या मौजूदा आपूर्तिकर्ताओं को कोटेशन के लिए अनुरोध (आरएफक्यू) भेज सकता है।

• आपूर्तिकर्ता आरएफक्यू की समीक्षा कर सकते हैं और आइटम के लिए अपनी सर्वोत्तम कीमत और शर्तों को वापस भेज सकते हैं।

उद्धरण - जब आपूर्तिकर्ता अपने उद्धरण वापस भेजता है, तो उन्हें एसएपी में प्रवेश किया जा सकता है और फिर क्रय विभाग समीक्षा और तुलना कर सकता है।

• सर्वोत्तम उद्धरण के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ कुछ बातचीत हो सकती है, जहां क्रय विभाग अधिक प्रसव के समय, छूट या माल की लागतों को प्राप्त करने की कोशिश करेगा।

खरीद आदेश - यह एक क्रय विभाग द्वारा विक्रेता को जारी किए गए एक वाणिज्यिक दस्तावेज है, जो उत्पाद या सेवा की आवश्यकता, मात्रा, और बातचीत किए गए मूल्य की पहचान करता है जिसे सप्लायर और क्रय विभाग ने सहमति व्यक्त की है।

• व्यवस्था स्थापित करना संभव है ताकि एक विक्रेता को यह स्वीकार करना पड़े कि उन्हें खरीद आदेश प्राप्त हुआ है।

इसके अलावा, विक्रेताओं को उन्नत शिपिंग नोटिस भेजने की आवश्यकता हो सकती है, ताकि वस्तुओं को वितरित करने के बारे में जानना संभव हो।

संविदाएं- किसी एक विक्रेता के साथ एक खरीद आदेश के बजाय, एक संपर्क बनाने के लिए संभव है जहां विक्रेता एक निश्चित अवधि के दौरान मदों की एक निश्चित मात्रा भेजने के लिए सहमत होता है।

• इसके अलावा, अनुबंध एक मूल्य अनुबंध हो सकता है जहां मात्रा की बजाय; संपर्क एक निश्चित अवधि के दौरान खरीदे गए सामान की कुल राशि के लिए है।

समयबद्धन समझौते - विक्रेता के साथ यह समझौते का मतलब है कि समय-समय पर निर्धारित अंतराल पर वस्तुओं की आपूर्ति के लिए अनुबंध होगा।

• एसएपी के क्रयिंग फ़ंक्शन को डिज़ाइन किया गया था ताकि उसके उपभोक्ता अपने ग्राहकों को उन ग्राहकों को उन आदेशों को प्रदान करने में सहायता कर सकें, जब वे ग्राहक उन आदेशों को चाहते हैं - और जितना संभव हो उतना इन्वेंट्री पर खर्च करते हैं

गैरी मेरियन, लॉजिस्टिक्स और सप्लाई चेन विशेषज्ञ ने यह एसएपी क्रय लेख अपडेट किया गया है।