12 प्रभावी बैठकों की योजना के लिए सरल कदम

यदि आप मुझे जानते हैं कि अधिकांश लोगों की तरह हैं, तो एक दिन में पीछे बैठे बैठने का विचार भय की भावना पैदा करता है। बैठकें उबाऊ हो सकती हैं, अक्सर अनावश्यक होती हैं, और निश्चित रूप से अन्य कामों से समय निकालते हैं। लेकिन अगर सही योजना बनाई जाती है तो बैठक बहुत ही कुशल और उत्पादक हो सकती है।

12 प्रभावी बैठकों की योजना के लिए सरल कदम

क्या आपको वाकई एक बैठक की आवश्यकता है?

सबसे पहले, तय करें कि बैठक की योजना बनाना वास्तव में आवश्यक है या नहीं।

बार-बार, हम एक औपचारिक बैठक के बारे में सोचते हैं कि जानकारी साझा करने या किसी विषय पर चर्चा करने का सबसे अच्छा तरीका है। लेकिन अगर आपकी खबर ईमेल या सम्मेलन कॉल के माध्यम से या सिर्फ 15 मिनट के लिए आपके कार्यालय में कुछ लोगों को रैली करके पहुंचा जा सकती है, तो औपचारिक बैठक छोड़ दें।

केवल उन लोगों को आमंत्रित करें जिन्हें वास्तव में वहां रहने की ज़रूरत है

कभी भी एक बैठक में आमंत्रित किया गया है और आश्चर्य है - आधे रास्ते से - क्यों तुम वहाँ हो? किसी बैठक में उन्हें आमंत्रित करके लोगों के समय को बर्बाद मत करो कि उन्हें भाग लेने की आवश्यकता नहीं है। यह एक प्रभावी बैठक नहीं होगी क्या बजट से संबंधित किसी व्यक्ति को बैठक में उपस्थित होने की जरूरत है? फिर एक व्यक्ति को लेखांकन से आमंत्रित करना जो उस कार्य के लिए अनुकूल है।

अगर किसी सहयोगी या पर्यवेक्षक को किसी बैठक में चर्चा की गई थी, तो आपको उन्हें वास्तविक बैठक में आमंत्रित करने की आवश्यकता नहीं है। बस एक मीटिंग सार तैयार करें और उसे बाद में भेजें। वे समय बचाने की सराहना करते हैं और आपके पास आश्वासन है - क्योंकि आप लिखित रूप में जानकारी डालते हैं - कि वे पूरी तरह से चर्चाओं के बारे में सूचित हैं

मीटिंग रिमाइंडर्स भेजें

जीवन व्यस्त है और कैलेंडर जल्दी से अनुसूचित गतिविधियों के साथ बुक हो जाते हैं। अपनी मीटिंग के दो दिन पहले एक फॉलो-अप मीटिंग रिमाइंडर भेजें। इससे उन लोगों की पुष्टि होगी जिन्होंने जवाब दिया कि वे उपस्थिति में होंगे और आपको समय से पहले ही पता होगा कि यदि कार्यक्रम बदल गए हैं और मुख्य प्रतिभागियों को निर्धारित मीटिंग का समय नहीं मिल सकता है।

एक एजेंडा है

प्रभावी बैठकों की योजना बनाने के लिए, आपको पहले विचार करना चाहिए कि क्या चर्चा होगी। बैठक का उद्देश्य क्या है? आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं?

समय से पहले एक बैठक का एजेंडा विकसित करना और उसे उपस्थित लोगों को वितरित करना। प्रारंभ समय को सूचित करें और संबोधित करने वाले विषयों की एक छोटी सूची शामिल करें। एक लंबी, अति विस्तृत विस्तृत एजेंडा के साथ अपनी खुद की मीटिंग नीचे न करें। नाम किसी व्यक्ति द्वारा नामित करें जो किसी विशिष्ट क्षेत्र पर रिपोर्ट करने के लिए उत्तरदायी होगा।

उम्मीदों के बारे में स्पष्ट रहें

जब आप पहली बार बैठक की अधिसूचना भेजते हैं, तो इसके उद्देश्य और आपकी उम्मीदों के बारे में स्पष्ट रहें। क्या बैठक एक प्रस्तुति के चारों ओर घूमती है और अटेंडीज़ को नोट लेने के लिए तैयार रहना चाहिए? या यह एक बुद्धिमान सत्र है जहां उपस्थित लोगों को विचारों और सुझावों के साथ दिखाने की उम्मीद है?

कुछ कॉर्पोरेट संस्कृतियों में, कर्मचारियों को केवल सुनने के लिए इकट्ठा किया जाता है और फिर उनके वर्कस्पेस में वापस लौटाते हैं। अन्य कंपनियों में, कर्मचारी स्वतंत्र रूप से भाग लेते हैं। आज के सहयोगी कार्यस्थलों में, विचार-विमर्श और साझाकरण के लिए बैठकों में स्वागत नहीं है; यह अक्सर बैठक का उद्देश्य स्वयं ही होता है

समय पर शुरू करें

अगर आप उस व्यक्ति हैं जो आम तौर पर समय पर बैठकों के लिए दिखाए जाते हैं, तो आप समझते हैं कि यह कितना निराशाजनक है जब वास्तविक बैठक 15 मिनट के लिए नहीं जाती है क्योंकि लोग कमरे में घुस जाते हैं।

अनिवार्यतः क्या होता है, आगे बढ़ते हुए, हर कोई जानता है कि ये मीटिंग कभी भी समय पर शुरू नहीं होती है इसलिए हर कोई देर से प्रदर्शित होने लगता है

अपनी बैठक का प्रभार ले लो दिए गए शुरुआती समय में तुरंत शुरू करें। दरवाजा बंद करो और शुरू करें उन घुमक्कड़ों को जल्दी से संदेश मिलेगा कि वे देर से आ रहे हैं और उन्हें केवल उस गलती को एक बार करना चाहिए।

इसे छोटा और सरल रखें

अधिकांश बैठकों एक घंटे के लिए होती हैं - कई मामलों में - 30 मिनट या 45 मिनट भी पर्याप्त होंगे। जब बहुत समय आवंटित किया जाता है, तो सामान्य परिणाम यह है कि समय व्यर्थ है। किसी भी एजेंडा आइटम पर मीटिंग खत्म हो जाने या अधिक खर्च करने के बाद लोग रुकते हैं। बैठकों को कम और बिंदु पर रखें

विषय पर रहें अकेले एक एजेंडा आपकी मीटिंग को कुशलता से नहीं चलाएगा एजेंडे को चिपकाएं और स्पर्शरेखाओं पर भटकने से बातचीत करें।

किसी भी विषय से संबंधित प्रश्नों को दूर करें, यह बताते हुए कि यह एक और बैठक के लिए एक विषय है, इसे निजी तौर पर संबोधित किया जाएगा, या जैसे कोई भी एक भगोड़ा बैठक पसंद नहीं करता जहां बैठक का उद्देश्य अन्य वार्तालापों के लिए एक बैकसीट ले गया।

सम्मेलन कक्ष के बाहर छोटी बैठकें लेना

एक ही परिचित तालिका के आसपास एक ही परिचित कॉन्फ्रेंस रूम में बैठे बस यही है - परिचित कर्मचारियों को बातचीत करने, रचनात्मक ढंग से सोचने और जीवंत चर्चाओं को प्रोत्साहित करने के लिए, मानक सम्मेलन कक्ष के बाहर बैठक लेने पर विचार करें।

अगर किसी स्थान पर मौसम और मौसम की अनुमति हो तो बाहर एक मेज पर बैठक का विचार करें। एक सामान्य क्षेत्र में एकत्रित करने की कोशिश करें, जिसमें बड़े सम्मेलन तालिका और कुंडा कुर्सियों की बजाय सोफा और छोटी सी मेजएं हैं

अलग दृष्टिकोण लेने के लिए मत डरना

अगर बैठक का दृष्टिकोण काम नहीं कर रहा है, तो पाठ्यक्रम को बदलने से डरो मत। उदाहरण के लिए, यदि एक बुद्धिमान सत्र बहुत ही कम वार्ता के साथ एक शांत कमरे की बात कर रहा है, तो दिशा बदलें। लचीला रहें और ध्यान दें कि समग्र मीटिंग कैसे आगे बढ़ रही है

टेक्नोलॉजी का प्रयोग करें

सहभागियों को लगे रहने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करने की योजना बनाएं। आज की डिजिटल दुनिया में, ज्यादातर लोग ग्राफिक्स या वीडियो को देखने के लिए उपयोग किए जाने वाले शब्दों को देखने के लिए उपयोग किया जाता है। उस मानसिकता की अपील करें और अपनी मीटिंग की योजना बनाते समय ऑडियॉजिस्टिज शामिल करें

बड़ी स्क्रीन और स्मार्ट बोर्ड प्रस्तुतियों के लिए पेश किया गया कंप्यूटर, जो प्रोत्साहित करते हैं कि इंटरैक्शन मानक लंबा पावरपॉइंट प्रस्तुतियों से एक स्वागत योग्य बदलाव है।

एक बैठक सारांश भेजें

मीटिंग के एक दिन के भीतर, चर्चा की गई एक संक्षिप्त सारांश भेजें। उपस्थिति में उन सभी को ईमेल द्वारा यह परिचालित करें, जो कि बैठक में भाग लेने में असमर्थ थे, और जिन्हें उनको सूचित किया जाना चाहिए।यह भी निर्दिष्ट करें कि प्रत्येक आइटम के साथ ही नियत तारीख के लिए कौन जिम्मेदार है, कोई भी कार्रवाई आइटम शामिल करें।