प्रभावी बैठकों का संचालन कैसे करें

क्या आप साप्ताहिक कर्मचारी बैठक में भाग लेते हैं? क्या आप कभी भी खुद को वहां बैठकर, अपनी कलम घुमाते हुए, और अपने स्मार्टफ़ोन पर झांकने के लिए प्रलोभन का विरोध करते हुए सोचते हैं, आप सोचते हैं कि पृथ्वी पर जब तुम इतने सारे काम करते हो, तो क्यों? या इससे भी बदतर, क्या आप दूसरे की उदासीनता को देखते हुए मीटिंग की मेजबानी के शीर्ष पर हैं? तुम अकेले नही हो। खराब प्रबंधन की प्रक्रिया एक उत्पादकता हत्यारा है और वे निश्चित रूप से कर्मचारी मनोबल की मदद नहीं करते हैं।

उन उबाऊ बैठकों को अलविदा कहें और प्रभावी बैठकों का संचालन कैसे करें जिनके कर्मचारियों को लगे और प्रेरित किया गया।

प्रभावी बैठकों के लिए 7 टिप्स

बैठक का उद्देश्य स्थापित करें

एक मीटिंग की चेतावनी भेजने और अपने कैलेंडर पर डाल करने से पहले, अपने आप से पूछिए कि आप एक बैठक क्यों पकड़ना चाहते हैं और उद्देश्य का निर्धारण करना चाहते हैं क्या प्रबंधन में बदलाव के लिए कर्मचारियों को लाने के लिए एक बैठक है? क्या आप एक परियोजना के बारे में फैसला कर रहे हैं? क्या यह एक नई कारोबारी रणनीति के लिए एक बुद्धिमान सत्र है? सुनिश्चित करें कि आपके उद्देश्य के लिए चेहरे पर चर्चा के लिए कमरे में कर्मचारियों को इकट्ठा करना और बातचीत आवश्यक है; यदि बैठक का उद्देश्य एक स्थिति अद्यतन है, शायद एक समूह ईमेल भेजना हर किसी के समय का बेहतर इस्तेमाल होता है

बैठक का उद्देश्य संवाद करना

जब आपकी बैठक में दूसरों को आमंत्रित किया जाता है, तो बैठक के उद्देश्य के बारे में स्पष्ट रहें यह न केवल आपको ध्यान केंद्रित रखेगा बल्कि कर्मचारियों को दस्तावेज़ में या मामले पर विचार के साथ या तो तैयार बैठक में शामिल होने में सक्षम होगा।

प्रभावी मीटिंग के लिए संचार आवश्यक है

उपस्थितियों के बारे में चुने रहें

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कोई भी उन मीटिंग में भाग लेने की सराहना करता है जिनके संबंध में उनका कोई संबंध नहीं है या उनका काम नहीं है। निर्धारित करें कि वास्तव में वहां क्यों होना चाहिए और क्यों किसके इनपुट की आवश्यकता है? कौन सा सहकर्मियों को भाग लेना होगा और इस मामले पर सवाल होने की संभावना है?

यदि कोई आपकी सूची में है तो उस पर चर्चा की जाने वाली जानकारी के बारे में बताया जाना आवश्यक है, तो उन्हें एक अनुग्रह करें और उन्हें सूची से हटा दें। वे आसानी से एक अनुवर्ती ईमेल के साथ अद्यतन किया जा सकता है समय बहुमूल्य है और कोई भी नियोक्ता उत्पादकता पर नकारात्मक प्रभाव नहीं लेना चाहता है, जिससे कर्मचारी बैठकों में बैठकर अनावश्यक हो सकते हैं।

आपको एक मीटिंग एजेंडा बनाना होगा

एक बैठक मीटिंग के एजेंडे के बिना एक बैठक आयोजित करना सेलबोट में चढ़ने के समान है और उम्मीद है कि हवा आपको ले जाती है जहां आप जाना चाहते हैं। आप - बहुत शाब्दिक रूप से - समुद्र में खो जाएंगे आपकी मीटिंग का एजेंडा आपको अपने अंतिम गंतव्य के लिए मार्गदर्शन करेगा। चर्चा करने वाले विषयों को शामिल करें और जो अन्य भाग ले रहे हैं, प्रत्येक आइटम को संबोधित करेंगे। समय से पहले उपस्थित लोगों को एजेंडा ईमेल करें ताकि सभी को पता होगा कि क्या उम्मीद है और तैयार हो जाता है।

आपकी योजना के लिए चिपकाएं

अगर चर्चा पटरी से उतर जाती है और स्पर्शरेखा विषयों पर उतर जाती है तो भी सबसे अच्छी योजना बनाई बैठक खराब हो जाएगी। यही कारण है कि अधिकांश बैठकों को उनके उद्देश्य को प्राप्त करने में विफल रहता है - वे ट्रैक पर नहीं रह जाते हैं। आपकी मीटिंग के प्रारंभ में, अपने एजेंडे के साथ-साथ समग्र मीटिंग में जमीन के नियम और प्रत्येक आइटम के लिए एक निश्चित समय आवंटन स्थापित करें। उदाहरण के लिए, "आज आने के लिए धन्यवाद। हर किसी का समय मूल्यवान है और यह मेरा लक्ष्य है कि यह बैठक एक घंटे से भी कम समय तक हो।

बाद के समय के लिए अन्य विषयों पर हाथों से वस्तुओं के साथ रहें और आरक्षित चर्चा करें। "किसी भी व्यक्ति में चर्चा करना या चर्चा करना शुरू करना है, न कि एजेंडा पर।

उनसे जुड़े रहें

दृश्य एड्स बैठक में ध्यान केंद्रित करने में हर किसी को ध्यान में रखते हुए, उनके फोन या घड़ी पर नहीं। कमरे के सामने स्मार्ट बोर्ड पर एजेंडा पोस्ट करें एक कंप्यूटर का उपयोग करते हुए बड़ी स्क्रीन पर प्रोजेक्ट विज़ुअल्स; उनकी आँखें सामने रखने के लिए कुछ भी

बैठक का सारांश

कभी भी एक बैठक छोड़ दो और आपके सहयोगी की तुलना में पूरी तरह से अलग लगती है? यह सुनिश्चित करें कि यह 24 घंटों के भीतर अनुवर्ती ईमेल को ईमेल करके आपकी मीटिंग के साथ नहीं होता। सारांश सम्मिलित करें, मुख्य विषयों को संबोधित, निर्दिष्ट किए गए कार्यों को हाइलाइट करें और समय सीमा बताएं इस समय को एक समय पर फैलाने से यह सुनिश्चित होगा कि उपस्थित लोग गलत दिशा में आगे नहीं बढ़ेंगे।