व्यस्त होम बिज़नेस स्वामी के लिए आसान ईमेल प्रबंधन

ईमेल अपने घर के कारोबार को बाजार में लाने, ग्राहकों के साथ संपर्क में रहने और ग्राहक सेवा प्रदान करने के लिए एक महान, सस्ती तरीका प्रदान करता है; हालांकि, यह भीषण और एक बेकार समय हो सकता है जब तक आप एक वर्चुअल सहायक नहीं रखेंगे, आपको ईमेल का प्रबंधन करने का एक तरीका ढूंढना होगा जो आपको समय पर प्रतिक्रिया देने की अनुमति देता है, और अभी तक इसका जवाब देने में पूरे दिन खर्च नहीं करता है। यहां आपके ईमेल के प्रबंधन के लिए सुझाव दिए गए हैं

1) आपको प्राप्त होने वाली ईमेल की मात्रा कम करें

कई तरीके हैं जो आप इनबॉक्स में प्रदर्शित ईमेल की मात्रा को सीमित कर सकते हैं।

सबसे पहला सवाल आपको सामान्य प्रश्नों का उत्तर देते हैं, जो आपको अपनी वेबसाइट पर अकसर किये गए पृष्ठ के साथ मिलते हैं। इस पृष्ठ पर, आप प्रश्न लिखते हैं और फिर इसका उत्तर दें लोगों को अपने संपर्क पृष्ठ पर देखें, यह सुझाव देकर कि वे सबसे पहले यह देखते हैं कि उनके प्रश्न का जवाब है या नहीं। आपकी वेबसाइट पर यथासंभव अधिक जानकारी प्रदान करके, आपके आगंतुक आपको ईमेल किए बिना अपने जवाब प्राप्त कर सकते हैं।

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आपको प्राप्त ईमेल को कम करने का दूसरा तरीका उन सूचियों से सदस्यता रद्द करना है जिन्हें आप पढ़ नहीं सकते हैं। यदि आप पाते हैं कि आप न्यूज़लेटर्स और अन्य व्यावसायिक अद्यतनों को हटा रहे हैं या उन्हें छांटे हुए हैं, लेकिन उन्हें पढ़ नहीं रहे हैं, तो इसका समय समाप्त करने के लिए सदस्यता समाप्त करना है। यदि आप एक ब्लॉग के साथ अप-टू-डेट रहना चाहते हैं, तो एक बेहतर विकल्प एक फीड रीडर का उपयोग करना है, जो आपके इनबॉक्स को भरने के बिना सभी नई पोस्टों को कैप्चर करेगा और सूचीबद्ध करेगा।

तीसरे तरीके से स्पैम अवरुद्ध करने और अवांछित ईमेल को रोकने के लिए आपका ईमेल "धो" करना है मेलवाशर मुफ्त और समर्थक संस्करण प्रदान करता है जो ब्लॉक स्पैम, जंक ईमेल, और फ़िशिंग घोटाले को सहायता कर सकता है।

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2) आपके पास ई-मेल खाते की संख्या सीमित करें।

कुछ घर व्यापार मालिक एक से अधिक खाते बनाते हैं, जैसे कि ग्राहक सेवा के लिए एक और तकनीकी मदद के लिए, यह सोचकर कि उन्हें ईमेल को व्यवस्थित और प्रबंधित करने में मदद मिलेगी लेकिन कई खाते केवल अधिक काम करते हैं, जब तक कि आपके पास कोई वर्चुअल सहायक न हो, जो नौकरी के लिए एक या अधिक ईमेल खातों का उपयोग करना है

अंत में, आपको केवल दो खातों की ज़रूरत होती है; एक निजी और व्यवसाय के लिए एक

3) आप प्रत्येक दिन ई-मेल जांचते समय की संख्या को सीमित करें

ई-मेल की जांच करना एक सौम्य गतिविधि की तरह दिखती है, और फिर भी यह सोशल मीडिया के पीछे सबसे बड़ा समय वाला है। क्योंकि ईमेल तेज और तत्काल है, यह एक ऐसा विचार है कि आपको उस पर हर समय रहने की जरूरत है, लेकिन यह सच नहीं है। जब आप अपने ग्राहकों या ग्राहकों को बहुत लंबे समय तक लटके नहीं छोड़ना चाहते हैं, तो आपको उस समय आने वाले ईमेल को जवाब देने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, दिन में दो या तीन बार ईमेल जांचें। जब आप इसे जांचते हैं, तो उस समय आपके इनबॉक्स में सब कुछ से निपटने के लिए प्रतिबद्ध करें।

4) ईमेल से निपटने और छँटाई के लिए एक प्रणाली विकसित करें

अधिकांश ईमेल प्रोग्राम आपको फ़ोल्डर्स बनाने की अनुमति देते हैं जिसमें आप ईमेल को सॉर्ट कर सकते हैं उदाहरण के लिए, आप "टू-डू," "प्राप्तियां," "टू-पढ," आदि के लिए फ़ोल्डर्स बना सकते हैं।प्रत्येक ईमेल में जो आता है उसे उचित रूप से और / या सॉर्ट किया जाता है। यदि आप मेरे जैसे दृश्य व्यक्ति हैं, तो आप एकाधिक इनबॉक्स बनाने के लिए Google के Gmail प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं। जब ईमेल मुख्य इनबॉक्स में आता है, तो इसे "टू-डू," "उत्तर-उत्तर," "पढ़ने-पढ़ने," "ग्राहक जानकारी" इनबॉक्स में सॉर्ट करें। ये सभी विशिष्ट इनबॉक्स, जीमेल पेज पर अलग-अलग खंडों में दिखते हैं। जीमेल के लिए एक अन्य लाभ है लेबल का उपयोग करने की क्षमता, जैसे रसीद, ईमेल टैग करने के लिए

5) हटाएं, हटाएं, हटाएं

यदि आप बहुत ज्यादा अनावश्यक ईमेल प्राप्त करते हैं, तो उसे एएसपी हटा दें। अपने ईमेल प्रोग्राम पर डाउनलोड करने से पहले अवांछित मेल को हटाने के लिए वेब-आधारित ईमेल का उपयोग करने पर विचार करें। यदि आप वेब-आधारित ईमेल का उपयोग करते हैं, तो स्कैन करें, चेक करें और कबाड़ को पहले हटाएं। यह केवल उन वस्तुओं को छोड़ देता है जिनकी आपको आवश्यकता है। अगर आप एक ही प्रेषक से ईमेल के प्रकार या बहुत से ई-मेल हटाना चाहते हैं तो आपको प्राप्त ईमेल को कम करने के बारे में # 1 देखें

6) अपने इनबॉक्स को रिक्त करें

यह आपको लगता है कि इससे ज्यादा कठिन है और एक बार यह खाली हो गया है, इसे खाली रखना समान रूप से चुनौतीपूर्ण है। शुरू में, यह कार्य करना मुश्किल होगा क्योंकि बाधाओं में आपके पास बहुत से ई-मेल है और यह प्रत्येक टुकड़ा को सॉर्ट करने या हटाने के लिए समय लगता है। एक विकल्प उन स्थानों से ईमेल ढूंढने के लिए खोज फ़ंक्शन का उपयोग करना है जो आपके पास बहुत से संपर्क करते हैं। उदाहरण के लिए, अगर कोई न्यूज़लेटर है जो आप सदस्यता लेते हैं, तो न्यूज़लेटर को नाम या ईमेल पता से खोजें

आपके पास न्यूजलेटर ईमेल की सूची के बाद, आप इसे "चुनने के लिए" या "न्यूजलेटर" फ़ोल्डर में भरकर इसे भरकर इसे चुन कर थोक से निपट सकते हैं। या आप अपने इनबॉक्स में सभी आइटम का चयन करके धोखा दे सकते हैं और इसे "दायर करने के लिए" नामक फ़ोल्डर में डाल सकते हैं। यह आपके इनबॉक्स को ईमेल के प्रत्येक टुकड़े को फ़ाइल किए बिना खाली करता है, और फिर भी आपने ईमेल को नहीं खोया है एक बार आपका इनबॉक्स रिक्त हो जाने पर, प्रत्येक ईमेल को प्रबंधित करने के लिए प्रतिबद्ध करें, जो आपके द्वारा निर्धारित समय पर आने वाले समय पर आता है।