कर्मचारियों के प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज कैसे करें

मानव संसाधन और रोजगार की दुनिया में, किसी कर्मचारी के प्रदर्शन के बारे में दस्तावेज कर्मचारियों को अनुशासन, समाप्त करने, या काफी बढ़ावा देने, इनाम देने और पहचानने की क्षमता को तोड़ सकते हैं या तोड़ सकते हैं।

प्रबंधकों और एचआर कर्मचारियों के लिए दस्तावेज़ीकरण आवश्यक है क्योंकि आपको अपने कर्मचारियों के रोजगार के इतिहास में सभी घटनाओं को रिकॉर्ड करने का गंभीर प्रयास करना होगा- दोनों प्रदर्शन के सकारात्मक और नकारात्मक घटनाओं।

यही कारण है कि प्रबंधकों और एचआर स्टाफ सभी घटनाओं को सावधानीपूर्वक लिखना चाहते हैं।

क्यों दस्तावेज़?

• दस्तावेज़ीकरण इस बात का प्रमाण प्रदान करता है कि कर्मचारी के साथ समय पर और संक्षिप्त फैशन में प्रदर्शन के मुद्दों पर चर्चा की गई।
• दस्तावेज़ीकरण कर्मचारी के सुधार या समय के साथ प्रदर्शन में सुधार करने में विफलता का एक इतिहास प्रदान करता है। यह कालानुक्रमिक और कर्मचारी के कार्यों का एक सटीक वर्णन है, प्रबंधक के कार्यों, और घटनाओं के रूप में वे होते हैं।
• दस्तावेज़ीकरण ऐसे सबूत प्रदान करता है जो प्रबंधन निर्णयों का समर्थन करता है ताकि किसी कर्मचारी के साथ अनुशासन या समापन जैसी प्रतिकूल कार्रवाई हो सके
• दस्तावेज़ीकरण इस बात का सबूत देता है कि किसी कर्मचारी को अन्य कर्मचारियों को भी उपलब्ध पदोन्नति या अवसर मिलना चाहिए जो कि पात्र हैं।
• दस्तावेज़ीकरण वेतन बढ़ने, कम हो जाने या क्यों किसी कर्मचारी को कोई बढ़ा नहीं उठाने का औचित्य सिद्ध करने के लिए सबूत प्रदान करता है
• एक मुकदमा की स्थिति में, पूर्ण और पूर्ण प्रलेखन नियोक्ता के हितों की सुरक्षा करता है दस्तावेज़ एक असफल कर्मचारी को समाप्त करने में प्रबंधन के कार्यों का समर्थन कर सकते हैं। यह यह भी साबित कर सकता है कि कर्मचारी ऐसे कारणों के लिए समाप्त कर दिया गया था जो अवैध रूप से अवैध भेदभाव जैसे अन्य लोगों के विरोध में कानूनी हैं।

दस्तावेज़ को क्या करें

प्रबंधकों को कर्मचारी के प्रदर्शन को लिखने की जरूरत है, सकारात्मक योगदान और प्रदर्शन विफलता दोनों। उन्हें दस्तावेज की ज़रूरत है कि कर्मचारी ने क्या किया और कहा और मैनेजर ने क्या किया और बैठक में या बातचीत के दौरान प्रतिक्रिया में कहा।

बातचीत के दौरान किए गए किसी भी समझौते, निर्धारित लक्ष्यों, अपेक्षित सुधार और अपेक्षित, और सुधार की समय सीमा के दस्तावेज की आवश्यकता है।

दस्तावेज़ीकरण में उन प्रतिबद्धताओं को भी शामिल होना चाहिए जो प्रबंधक कर्मचारी की सहायता करने के लिए बनाता है।

दस्तावेज कैसे करें दस्तावेज़ीकरण कर्मचारी के साथ बैठक या बातचीत के दौरान या तुरंत बाद लिखा जाना चाहिए। जिस समय वास्तव में हुआ, उस दिन आपको कोई भी समय वार्तालाप नहीं लिखना चाहिए। बाद में प्रतीक्षा की जा रही दस्तावेज की गुणवत्ता को प्रभावित करता है क्योंकि यह स्मृति पर आधारित है

सबसे खराब गलतियां प्रबंधकों में से एक यह मानना ​​है कि वे एक कर्मचारी परामर्श इतिहास की आवश्यकता के अनुसार पुनर्निर्माण कर सकते हैं। कोई मानव संसाधन व्यक्ति जो सभ्य, समय पर प्रलेखन का कोई अनुभव नहीं करता है, वह किसी रिकॉर्क्ड रिकॉर्ड से बेवकूफ़ बना हुआ है।प्रबंधक जो स्मृति से पुनर्निर्माण के लिए अपनी कंपनी के लिए अनावश्यक और अस्वीकार्य जोखिम लाते हैं क्योंकि एक बना हुआ इतिहास किसी संभावित मुकदमे में नहीं पकड़ सकता है।

पेशेवर, साफ और संगठित होने के लिए आपको अपने दस्तावेज़ की आवश्यकता है। प्रलेखन लिखें जैसे कि आप किसी तृतीय पक्ष को इतिहास के बारे में बात कर रहे हैं। आपको कभी नहीं पता है कि एक दिन कौन आपका दस्तावेज पढ़ सकता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि यह आपकी व्यावसायिकता को दर्शाता है (कॉकटेल नैपकिन, लिफ़ाफ़ा या चिपचिपा नोट के पीछे पेशेवर दस्तावेज़ीकरण के रूप में योग्य नहीं है।)

यदि आपका कर्मचारी एक नया नौकरी प्राप्त करता है- या आपके संगठन में- आपका दस्तावेज एक कर्मचारी के नए प्रबंधक के पास जाना चाहिए-

अपनी याददाश्त के लिए और कर्मचारी के नए प्रबंधक को सूचित करने के लिए, आपको कर्मचारी के नाम और शीर्षक, अपना नाम और शीर्षक, और प्रत्येक दस्तावेज़ पर पूर्ण तिथि डालनी होगी।

दस्तावेज़ीकरण लिखें जो तथ्यात्मक, निष्पक्ष, कानूनी, उद्देश्य, पूर्ण और सुसंगत है। विचारों से बचें (माइक स्लॉपी हैं, ऐलिस आलसी है, टॉम मुझसे झूठ बोल रहा था।), नाम-कॉलिंग, संपादकीयकरण (जॉन एक झटका है। मार्क का एक रवैया समस्या है), और लेबलिंग (मैरी गैर जिम्मेदार है।) जॉर्ज एक टीम नहीं है खिलाड़ी।)।

कर्मचारी के व्यवहार को समझने की कोशिश करने से बचें (मार्श को इस असाइनमेंट को पसंद नहीं करना पड़ेगा। पाउला उसके सिर में प्रतीत होता है।) विशेषण और क्रियाविशेषण (धीरे-धीरे, स्लेपपीली, दुखी, मूडी, कठोर) जैसे वर्णनात्मक शब्दों के आपके उपयोग को कम करें। कर्मचारी के विशिष्ट व्यवहार और कार्यों को बताएं, आपकी राय या इसकी व्याख्या नहीं।

दस्तावेज़ीकरण में, क्या आवश्यक है वार्तालाप का सही रिकॉर्ड है तथ्यों के साथ चिपकाएं और लिखो कि आपने क्या कहा और कर्मचारी ने क्या कहा। सुनिश्चित करें कि आपका प्रलेख निरपेक्ष है और यह तथ्यों को सीधे मिल जाता है (किसी भी संभावित कानूनी परिस्थिति में, दस्तावेजों की किसी भी घटना की त्रुटियों से सभी दस्तावेजों को संदेह होता है।)

अंत में, किसी भी समझौते, प्रतिबद्धताओं, समयसीमा, आवश्यक सुधार, चेक-इन बिंदुओं और अन्य विवरण जो कि से निकल सकते हैं याद। निश्चित करें कि आप समयसीमा और तिथियों के लिए एक तिथि और समय निर्धारित करें ताकि गलतफहमी उत्पन्न न हो।

अपने एचआर विभाग की दस्तावेज़ीकरण नीति को जानें, जो आपको बताएगा कि दस्तावेजों को कर्मचारी के कर्मियों की फाइल में प्लेसमेंट की आवश्यकता होती है अनुशासनात्मक कार्रवाइयों के किसी दस्तावेज को निश्चित रूप से शामिल किया जाना चाहिए।

कर्मचारी दस्तावेज को स्टोर करने के लिए> कर्मचारियों के बारे में दस्तावेज गोपनीय और कर्मचारी के लिए निजी होने के कारण, आपको ध्यान रखना चाहिए कि कोई दस्तावेज मैनेजर, एचआर, और संभावित रूप से कर्मचारी के अगले मैनेजर को गोपनीय रखता है। इस प्रकार, एक साझा कंप्यूटर ड्राइव पर प्रलेखन की सिफारिश नहीं की जाती है। हस्तलिखित प्रलेखन और मुद्रित एक प्रबंधक के दस्तावेज को लॉक किए गए भंडारण में सर्वश्रेष्ठ रखा जाता है।

यदि आप इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो जब आप एचआर से बेहतर काम करने के लिए किसी कर्मचारी को नौकरी में अनुशासन, समापन, या स्थानांतरित करने में सहायता के लिए पूछते हैं, तो एचआर आपको समस्या को हल करने या स्थिति में सुधार करने में मदद करेगा। जब एचआर आपको दस्तावेज़, दस्तावेज, दस्तावेज के बारे में बताता है या वे आपकी मदद नहीं कर सकते हैं, तो आपके पास अपने सभी ठिकानों को कवर किया जाएगा

अस्वीकरण:

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