निर्माण छपाई की लागत कम करने के लिए कैसे

यदि आप अभी अपने कार्यालय में हैं, तो आप जो कर रहे हैं उसे रोकें और चारों ओर एक नज़र रखना। विशेष रूप से, अपने डेस्क पर एक नज़र डालें अब आप जो देखते हैं उसके बारे में सोचें क्या एक कोने पर कागजात का एक बड़ा ढेर है - चालान, अनुबंध और परियोजना अपडेट जैसे महत्वपूर्ण कागजात?

इससे पहले कि आप रक्षात्मक हो जाएं; हम पूरे "संगठित अराजकता" अवधारणा को प्राप्त करते हैं जो आपको संभवतः अपने डेस्क के साथ मिलती रही है उन सभी कागजात - LEED रूप, आरएफडी, अनुप्रयोग, और अधिक - एक जगह है जहां वे संबंधित हैं।

उन सभी को दायर करने से पहले उनका प्रबंधन करना होगा। कुछ को हस्ताक्षर करने की जरूरत है, दूसरों को स्कैन करने की आवश्यकता है, फिर भी दूसरों को संसाधित करने और अपने ग्राहकों को भेजा जाना चाहिए।

तो बस पीछा करने में कटौती करें: यदि आपका कार्यालय एक गड़बड़ है, तो यह समस्याएं पैदा कर रहा है अच्छी खबर यह है कि आपके लिए अभी तक आशा है।

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अगर हम कुछ भी ऊपर लाया है तो आप पर लागू होता है, चिंता न करें। आप अच्छी कंपनी में हैं। ये निर्माण प्रबंधकों के बीच आम समस्याएं हैं सौभाग्य से आप के लिए निर्माण प्रबंधन सॉफ्टवेयर उपलब्ध है जो उनमें से अधिकांश को सुलझाने का उत्कृष्ट कार्य करता है

अच्छी निर्माण प्रबंधन प्रणालियों में दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए बहुत सारे विकल्प हैं, और ये समाधान कई उपयोगी उद्देश्यों की सेवा करते हैं। वे फॉर्म और दस्तावेजों को जल्दी और आसानी से ढूंढने में आपकी सहायता कर सकते हैं, जो आपके सभी कागजी कार्यों को भरने के लिए समय व्यतीत करते हैं (पढ़ें: "खोजना")।

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आपके द्वारा सहेजे जाने का समय ग्राहकों के साथ आपकी दृश्यता के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है और आपकी नौकरी के वास्तविक उत्पादक हिस्से पर ध्यान केंद्रित कर सकता है।

यह व्यवस्थित होने का समय है

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर की एक सबसे महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि आपकी महत्वपूर्ण फाइलों को व्यवस्थित रखने की क्षमता है। यह आपके डेस्क पर भारी फाइल अलमारियाँ या कागज़ों के ढेर के माध्यम से फेर्रेट करने की आवश्यकता को समाप्त करता है।

आप जिस दस्तावेज़ को देख रहे हैं वह बस सॉफ्टवेयर के खोज इंजन में प्लग करें, और यह लगभग तुरंत दिखाई देता है

सॉफ्टवेयर आपको मौजूदा फाइलों को अपलोड करने में भी मदद कर सकता है, जिससे आप फ़ाइल कैबिनेट में बैठे हुए फाइलों और पहले से ही आपके सॉफ़्टवेयर सिस्टम में जुड़ने वाली पिछली फाइलों के बीच अंतर को आसानी से अलग कर सकते हैं। कई अनुप्रयोगों के साथ, आप क्लाउड स्टोरेज के माध्यम से दस्तावेज़ों को एक्सेस करने में सक्षम होते हैं, आपको यात्रा पर अपनी फ़ाइलों तक पहुंच प्रदान करते हैं। क्लाउड-आधारित निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन एक शानदार विकल्प है, जिससे आपको कागजी कार्रवाई में तेजी लाने में और दक्षता के अधिक से अधिक स्तर के साथ मदद करने की क्षमता पर विचार किया जा सकता है।

ऐसा दो सॉफ़्टवेयर समाधान जो कि दृष्टिकोण और एकोनॉक्स हैं दोनों खोज सिस्टम पर Google के एल्गोरिदम के समान बनते हैं, जिससे खोज प्रक्रिया बिजली तेज हो जाती है व्यूइंट खुद को आउटलुक के माध्यम से खोज और इंडेक्स ईमेल की क्षमता के अलावा अलग करता है जो कि Vista से भी जुड़ा हुआ है।

सुपीरियर सहयोगी विकल्प

निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपकी टीम के साथ काम करना आसान बनाता है उदाहरण के लिए, कॉरपोरेट द्वारा कंस्ट्रक्शन मैनेजमेंट टूल उपयोगकर्ता को उपयोगकर्ता द्वारा अनुमतियों को खत्म करने की सुविधा देता है। यह आपकी फ़ाइलों के पहले के संस्करणों को संग्रहीत करता है, लेकिन इसके स्थान पर सुरक्षा उपायों की भी व्यवस्था होती है जो लगातार फ़ाइलों के समान ड्राफ़्ट साझा करते हैं, ताकि उपयोगकर्ता गलत संस्करणों को संपादित करने की गलती न करें।

बेहतर अभी भी, यह सबसे प्रमुख मोबाइल और डेस्कटॉप प्लेटफार्मों के साथ काम करता है, जो कंपनियों के लिए अच्छी खबर है जो उनके प्रबंधन प्रणाली के हिस्से के रूप में आईपैड और अन्य टैबलेट का उपयोग करते हैं।

आर्थिक समाधान

जिस तरह से अच्छा निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके व्यवसाय के लिए पैसा बचा सकता है, वह बहुत है अधिक स्पष्ट लोगों में टोनर, कागज, फोटोकॉपी, और भौतिक फाइलिंग इकाइयों जैसे आपूर्ति की जरूरत में भारी कमी शामिल है। इससे भी ज्यादा, यह श्रम लागतों में प्रति वर्ष कई हजार डॉलर बचा सकता है। कम अंत पर, कई व्यवसाय - न सिर्फ निर्माण - रिपोर्टिंग के लिए हजारों डॉलर बचाने के लिए रिपोर्ट करने पर समय व्यतीत नहीं करना।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर भी समय (और अंत में पैसा) खो दस्तावेजों के लिए खोज बचाता है। यह अनुमान लगाया गया है कि मिस या गलत किए गए दस्तावेजों को पुनः बनाने के लिए प्रत्येक $ 250 रूपए की लागत हो सकती है।

आपने अभी तक इस वर्ष अभी तक खोए गए दस्तावेजों को खोजने के लिए कितनी बार झुकाया है?

नीचे की रेखा

निर्माण दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपको आपके व्यवसाय के लिए अपना पैसा और समय बचाने के लिए प्रभावी तरीके से प्रस्तुत करता है। यदि आपने इसे करने की कोशिश नहीं की है, तो अब समय पहले कदम उठाने के लिए है और ऊपर सूचीबद्ध कुछ संसाधनों को देखें।