क्या मीटिंग मीटिंग्स और कौन उनको रिकॉर्ड करता है?

मीटिंग मिनट लिखित या दर्ज किए गए दस्तावेज हैं जो कि उपस्थित लोगों को सूचित करने के लिए और एक मीटिंग के दौरान क्या हुआ और किस बारे में चर्चा हुई, गैर-उपस्थित लोगों को सूचित करने के लिए उपयोग किया जाता है। बैठक मीटिंग आम तौर पर बैठक के दौरान या रिकॉर्ड की जाती है ताकि प्रतिभागियों के पास बैठक के दौरान क्या हुआ इसका रिकॉर्ड हो।

मिनट आमतौर पर शामिल हैं:

• प्रतिभागियों के नाम,
• एजेंडा आइटम कवर,
• प्रतिभागियों द्वारा किए गए फैसले,

• प्रतिभागियों द्वारा प्रतिबद्ध प्रतिबद्धता,
• प्रतिबद्धताओं को पूरा करने के लिए निर्धारित तिथियां, और
• भविष्य की समीक्षा या इतिहास के लिए दस्तावेज़ीकरण के किसी भी अन्य ईवेंट या चर्चा।

अनुकरणीय मीटिंग मिनट प्रतिभागियों द्वारा की गई बैठक और प्रतिबद्धताओं के दौरान किए गए निर्णयों पर ध्यान केंद्रित करता है प्रतिबद्धताओं के साथ नियत तारीखों और प्रतिभागियों को बैठक से साझा साझा समझने के लिए जरूरी अन्य विवरण

मीटिंग मिनट एक ऐतिहासिक दस्तावेज के रूप में

एक ऐतिहासिक दस्तावेज के रूप में, वे महत्वपूर्ण विचारों या चर्चाओं के दस्तावेज के लिए भी उपयोगी हैं जो निर्णय लेने के लिए प्रेरित हो गए। उदाहरण के लिए, बाद में सवाल का जवाब देना जब एक टीम का सदस्य कहता है, "जब हम इस लक्ष्य को चुना करते थे तो हम क्या सोच रहे थे।"

प्रभावी मीटिंग मिनटों में पांच विकल्पों पर चर्चा की गई टीम और अन्य उपलब्ध पथों पर एक का चयन क्यों किया गया था इसका मुख्य कारण।

विशिष्ट व्यावसायिक मीटिंग के लिए प्रभावी मीटिंग मिनटों से प्रत्येक चर्चा को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं है

उनको भी ऐसा करने की आवश्यकता नहीं है, और न कहना, कि कौन क्या कहा, न ही, वे सभी दस्तावेजों को विस्तार से बताते हैं दिए गए उदाहरण में, एक प्रभावी नोट लेने वाला प्रत्येक शब्द को लिखने के बजाय चर्चा का सारांश देता है

(यह मानें कि कानूनी नियम, अदालती सुनवाई, आदि के साथ ऐसी स्थितियों में अन्य प्रकार की बैठकों के लिए यह नियम अलग है।

इन मिनटों के लिए बातचीत और बयान का सही रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है।) लेकिन, आपके ठेठ कार्यस्थल बैठक नहीं करता है

मीटिंग मिनट कब और कैसे साझा करें

आदर्श रूप से, बैठक के अंत में प्रतिभागियों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से बैठक करने के लिए बैठक का समय प्रसारित किया जाता है। ऐसा करने से, प्रतिभागियों को अपनी प्रतिबद्धताओं और समय-सीमा का तात्कालिक नोटिस होता है। यदि यह संभव नहीं है (उदाहरण के लिए, नोट लेने वाला त्रुटियां साफ करना चाहता है) नोट लेने वाला को बैठक के 24 घंटों के भीतर मीटिंग मिनट का प्रसार करना चाहिए।

मिनट बैठक के दौरान किए गए प्रतिबद्धताओं टीम के सदस्यों की याद दिलाने के रूप में कार्य करते हैं। वे प्रतिभागियों को अपनी मीटिंग की प्रतिबद्धताओं को अपने कैलेंडर में स्थानांतरित करने और सूची बनाने में सहायता करते हैं। वे किसी भी आइटम के अनुस्मारक के रूप में सेवा करते हैं जो कि अगली बैठक से पहले भाग लेने वालों तक पहुंचने चाहिए।

(यह बैठकों के साथ सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं में से एक को समाप्त कर सकता है, आम तौर पर बैठक में जानकारी बाहर कर रहा है ताकि प्रतिभागियों ने बातचीत के बजाय बैठक को पढ़ने में खर्च किया।) आखिरकार, क्या बैठक की बात नहीं है? किसी और चीज़ के लिए, आपके पास ईमेल और यमोर जैसे उपकरण हैं

आप अगली मीटिंग की शुरुआत में अपने पूर्व मीटिंग के मिनटों की समीक्षा करना चाहेंगे ताकि लोग उन्हें शुद्धता और अगले चरणों के लिए देख सकें।

मीटिंग मिनटों को उचित समय पर उचित रूप से लिखा और वितरित किया जाता है, जब मीटिंग मीटिंग सफल बैठकों के लिए एक प्रभावी योगदानकर्ता है। यह विशेष रूप से सच है जब एक टीम ने मजबूत मानदंड बनाए हैं जो उसके व्यवसाय की सफलता का समर्थन करते हैं।

संगठन बैठक मिनटों को कैसे लेते हैं?

एक मीटिंग की सफलता के लिए महत्वपूर्ण, नोट लेने वाला या रिकॉर्डर प्रतिभागियों, इतिहास और कर्मचारियों के लिए बैठक में दस्तावेज लिखते हैं जिन्हें बैठक में क्या पता चलना चाहिए। पूर्ण मीटिंग मिनटों के बिना, सफलता के लिए बैठक की संभावना कम हो जाती है

जो कर्मचारी मीटिंग मिनट लेता है वह आम तौर पर टीम का सदस्य होता है और बैठक में भाग लेते समय नोट लेता है। बैठकों में जो कानूनी या सरकारी संबंधित कार्यवाही, असर, या सुनवाई, जैसे कॉर्पोरेट बोर्ड की बैठकों, या बयान के रूप में आवश्यकताओं, एक nonparticipating व्यक्ति आधिकारिक मिनट लेता है और अक्सर कार्यवाही रिकॉर्ड

जो कर्मचारी मिनटों का रिकॉर्ड करता है, उसे सही ढंग से रिकॉर्ड करने के लिए विस्तार के लिए एक कान होना चाहिए। मिनटों की रिकॉर्डिंग करते समय कर्मचारी को भी मीटिंग में भाग लेने के लिए प्रभावी ढंग से मल्टीटास्क होना चाहिए।

कुछ बैठकों में, एक ही कर्मचारी प्रत्येक मीटिंग में मिनट लेता है। दूसरों में, कर्मचारी से कर्मचारी तक मिनट की अवधि की भूमिका गुजरती है बैठक नेतृत्व की तरह, नोट लेने की भूमिका नेतृत्व, संचार, और प्रभावी बैठक नेतृत्व कौशल का निर्माण करती है।

मीटिंग मिनट की जरुरतों की क्या ज़रूरत है निस्तारणकर्ता?

रिकॉर्डर या नोट लेने वाले की आवश्यकताओं में शामिल हैं:

• बैठक में किए गए निर्णय, प्रतिबद्धताओं और प्रमुख चर्चा बिंदुओं को सही रूप से रिकॉर्ड करें।
• उन कार्रवाइयों को दर्ज करें जिनके सदस्यों ने नियत दिनांक के साथ करने के लिए प्रतिबद्ध किया था जो सदस्यों को बनाने के लिए प्रतिबद्ध था। कार्रवाई वस्तुओं का एक नाम संलग्न है, लेकिन सामान्य चर्चा यह नहीं बताती कि किसने अनौपचारिक कार्यस्थल बैठकों में क्या कहा।
• मीटिंग के अंत में प्रमुख निर्णयों और असाइनमेंट या स्वैच्छिक प्रतिबद्धताओं और कार्रवाई वस्तुओं की समीक्षा करें ताकि प्रतिभागियों को बैठक छोड़ने से पहले घटनाओं और प्रतिबद्धताओं की समीक्षा और सहमत हो सकें।
• बैठक के नेता एक बैठक के दौरान समय-समय पर चर्चा का पुनर्कथन करने के लिए नोट लेने वाला पूछ सकता है
• बैठकों की निरंतर श्रृंखला में, नोट लेने वाला एक मीटिंग की अगली मीटिंग की शुरुआत में मीटिंग मिनटों की समीक्षा करता है। जो कर्मचारी भाग लेते हैं वे मिनटों में असहमत कुछ भी जोड़ सकते हैं या ठीक कर सकते हैं।
• मीटिंग के 24 घंटों के भीतर मीटिंग मिनट की एक प्रति को वितरित करना वर्षों के लिए मीटिंग सुविधाकर्ताओं की मानक सिफारिश रही है।अब, हालांकि, रिकॉर्डर ने एक लैपटॉप या आईपैड जैसे एक इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस पर मिनट लगते हैं। इसलिए, नोट लेने वाला को वर्तनी, व्याकरण और स्पष्टता की त्वरित समीक्षा के बाद बैठक के नोट्स को वितरित करना चाहिए-अक्सर बैठक के कुछ मिनटों में या भीतर।

रिकॉर्डर एक भूमिका है कि एक मीटिंग को यह सुनिश्चित करना होगा कि बैठक के परिणाम को सूचित किया जाता है और प्रतिभागियों द्वारा कार्य किया जाता है नोट्स के बिना, प्रतिभागियों को अन्य प्रतिभागियों की स्मृति पर निर्भर होना चाहिए गारंटीकृत, यह एक अच्छी योजना नहीं है

मीटिंग की नोट लेने वाले के दस्तावेज बैठक की सफलता के लिए जरूरी है, बस कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार के लिए दस्तावेज आवश्यक है।

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