लेखांकन सॉफ़्टवेयर चुनने के लिए 5 कदम

आप इस लेखांकन सॉफ़्टवेयर चयन चेकलिस्ट का इस्तेमाल कर सकते हैं, ताकि आप खरीदने से पहले सही अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर प्राप्त कर सकें। कुछ छोटे व्यवसाय अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम को चुनने से पहले सही सवाल पूछने में एक महत्वपूर्ण राशि और संसाधनों का निवेश करते हैं ताकि सुनिश्चित हो सके कि उनके व्यवसाय के लिए सबसे अच्छा विकल्प है। इसके बजाय, लेखा सॉफ्टवेयर की पसंद आम तौर पर ले जाया जाता है, बहुत कम है, यदि कोई हो, तो क्या बेहतर विकल्प हैं या नहीं।

यदि आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए लेखा सॉफ्टवेयर का चयन कर रहे हैं, या सॉफ्टवेयर प्रोग्राम्स को अपग्रेड करने या बदलने पर विचार कर रहे हैं, तो आप इस लेखांकन सॉफ़्टवेयर चयन चेकलिस्ट को नीचे दिए गए कुछ चरणों का पालन करने के लिए संसाधन के रूप में उपयोग कर सकते हैं। अपने छोटे व्यवसाय के लिए सही लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को ढूंढने में आपकी सहायता करें

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चरण 1

आपको अपने सभी कर्मचारियों से प्रतिक्रिया मांगनी चाहिए जो किसी भी महत्वपूर्ण तरीके से लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करेंगे ताकि वे आपको इनपुट प्रदान करने में सहायता कर सकें कि क्या सॉफ़्टवेयर उनके साथ मिलेंगे या नहीं की जरूरत है। यदि आपका छोटा व्यवसाय काफी बड़ा है, तो अलग-अलग विभागों या डिवीजनों के साथ, आप एक तकनीकी समिति बना सकते हैं जिसमें प्रत्येक महत्वपूर्ण विभाग या विभाजन से कम से कम एक प्रतिनिधि होता है, जो सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों का मूल्यांकन करते हैं, जिन्हें आप खरीद पर विचार करेंगे।

चरण 2

आपके पास प्रत्येक कर्मचारी या तकनीकी समिति में प्रतिनिधि होना चाहिए, उनके लिए आवश्यक विश्लेषण तैयार करना और उनकी महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं का प्रवाह प्रवाह।

आवश्यकताओं के विश्लेषण को उन आवश्यकताओं की एक सूची होना चाहिए, जो प्रत्येक कर्मचारी या विभाग को अपने दैनिक कार्यों को पूरा करने की जरूरत होती है। जरूरत विश्लेषण आपके लिए आपके लिए आवश्यक लेखांकन सॉफ़्टवेयर की रूपरेखा तैयार करेगा, जो आप अपने विक्रेता को यह सुनिश्चित करने में सहायता के लिए प्रदान कर सकते हैं कि सॉफ़्टवेयर पैकेज आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है या नहीं।

फ्लोचार्ट आपको आंतरिक प्रक्रियाओं का एक दृश्य देंगे जो आपके कर्मचारी अपने कार्यों को पूरा करने के लिए उपयोग कर रहे हैं। फ्लोचार्ट कम से कम कुछ कारणों के लिए उपयोगी होंगे: (1) आपको लगता है कि आपके कार्यों को सुगम बनाने के लिए कुछ कदम दूर किए जा सकते हैं और आपकी कंपनी का समय और धन बचा सकते हैं; (2) आप देख सकते हैं कि वर्तमान में मैन्युअल रूप से कौन से कदम मैन्युअल रूप से किए जा रहे हैं, यह देखने के लिए कि क्या लेखा सॉफ्टवेयर जिसे आप क्रय करने पर विचार कर रहे हैं, इन कार्यों को स्वचालित करने में सहायता करेगा; और (3) आप इन फ्लोचार्टों को इस समय आपके कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं पुस्तिकाओं या कर्मचारी की डेस्कटॉप प्रक्रियाओं को बनाने या अपडेट करने के आधार के रूप में उपयोग कर सकते हैं।

चरण 3

आपको अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर के लिए एक बजट स्थापित करना चाहिए मैं सुझाव देता हूं कि आप कीमतों की एक श्रेणी के रूप में एक बजट की स्थापना करें जिससे आप क्रय पर विचार करेंगे क्योंकि आपको लगता है कि अधिक महंगे लेखा सॉफ्टवेयर अनुप्रयोग अधिक कार्यों को स्वचालित करेगा ताकि इसकी बढ़ी हुई लागतें उचित हो सकें।

चरण 4

आप अपने कर्मचारियों या तकनीकी समिति को संभावित लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों की पहचान कर सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं ताकि आप इन कार्यक्रमों पर करीब से नज़र रख सकें। आप स्वतंत्र पेशेवरों जैसे तकनीकी सलाहकारों और प्रमाणित सार्वजनिक एकाउंटेंट के साथ परामर्श पर विचार करना चाह सकते हैं ताकि संभावित कार्यक्रमों के बारे में अपनी राय मांग सके जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा कर सकें।

एकाउंटेंट के पास ज्ञान और अनुभव होगा जो अन्य छोटे व्यवसायों का प्रयोग कर रहे हैं और अंत उपयोगकर्ता के रूप में विभिन्न लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्रोग्रामों का उपयोग करने में अनुभव हो सकता है। विनिर्देशों के आधार पर एक नया लेखा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम लागू करते समय, तकनीकी परामर्शदाता आपको किसी भी प्रमुख तकनीकी समस्याओं का सामना करने में सक्षम हो सकता है, जैसे कि यह अन्य बाहरी कार्यक्रमों के साथ संगत है चाहे आपको आपके व्यवसाय या नए हार्डवेयर के लिए आवश्यक हो यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत हो सकती है कि कार्यक्रम सही तरीके से चलता है, जो आपके फैसले लेने की प्रक्रिया में कारक हो सकता है।

चरण 5

आपको किसी भी लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम को डेमो करना चाहिए जो आपकी छोटी सूची में है यह सुनिश्चित करने के लिए कि वह आपकी आवश्यकताओं को पूरा करेगा। यदि आप विक्रेता से संपर्क करते हैं, तो आप प्रोग्राम के नि: शुल्क परीक्षण का अनुरोध कर सकते हैं। आप अपने कर्मचारियों को ट्रायल संस्करण पर अपना दिन-प्रतिदिन कार्य कर सकते हैं ताकि आपको यह भी पता चलेगा कि सॉफ्टवेयर कैसे प्रतिस्पर्धा के खिलाफ चल रहा है।

आप अपने छोटे व्यवसाय के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम्स के सही चुनाव में मार्गदर्शन करने के लिए इन चरणों का पालन कर सकते हैं।