इवेंट प्लानिंग व्यवसायों के लिए शुल्क संरचनाएं

चाहे आप सामाजिक घटनाओं, व्यवसाय की घटनाओं या दोनों के संयोजन के लिए एक घटना नियोजन व्यवसाय शुरू कर रहे हों, जो भी अपने व्यवसाय पर विचार कर रहे हैं, सेवाओं के लिए उचित दर स्थापित करने के बारे में चिंतित होना चाहिए। सेवाओं के लिए कैसे चार्ज करना जानना महत्वपूर्ण है

दुर्भाग्य से, जवाब सरल नहीं है कई कारक एक के दर का निर्धारण करने में जाते हैं, जिसमें ईवेंट नियोजन परिचालन खर्च, वेतन और लाभ शामिल हैं।

वास्तविकता यह है कि दर अलग-अलग है, जहां आप अपना व्यवसाय संचालित करते हैं, आप किस प्रकार की परियोजनाओं को लेते हैं, और बाजार का भुगतान करने के लिए क्या तैयार है।

यह आपके लक्षित बाजार पर भी निर्भर करता है यही है, आपके ग्राहक या संभावना का एक लक्ष्य बजट होगा, और आपकी सेवाओं को उन मानदंडों के भीतर प्रतिस्पर्धी होना चाहिए।

तरीके इवेंट प्लानर्स उनकी फीस का ढांचा

फिर भी, यदि आप अंशकालिक या पूर्णकालिक व्यवसाय शुरू करना चाहते हैं, तो आपके ईवेंट फीस को संरचित करने के लिए करीब पांच तरीके हैं और आपकी फीस का उद्धरण अपने ग्राहकों के लिए:

• फ्लैट प्रोजेक्ट फीस
• व्यय का प्रतिशत
• प्रति घंटा की दर
• व्यय का प्रतिशत और प्रति घंटा की दर> कमणीय दरों
• निम्नलिखित स्पष्टीकरण और उदाहरणों के लिए, मान लें कि आप चाहते हैं आपकी सेवाओं के लिए औसतन $ 75 प्रति घंटे की कमाई करें

एक फ्लैट प्रोजेक्ट रेट के आधार पर शुल्क

कई क्लाइंट यह जानना पसंद करते हैं कि सभी फीस के साथ ही एक परियोजना का खर्च कितना होगा। एक घटना नियोजक के रूप में, यह प्रस्ताव देने के लिए, आपको एक फ्लैट शुल्क निर्धारित करना चाहिए और यह निर्धारित करना होगा कि उस राशि के लिए कौन से सेवाएं शामिल की जाएंगी

यह आपके लिए बजट, सीधे नियोजक को प्रबंधित करने की ज़िम्मेदारी रखता है, और विभिन्न परिदृश्यों की आशंका की आवश्यकता होती है जिसमें परिस्थितियां बदल सकती हैं इस परिदृश्य में, क्लाइंट सभी रसद, खानपान, स्थल, आवास व्यय, आदि के समन्वय के लिए सीधे घटना नियोजक के साथ अनुबंध कर सकता है।

फ्लैट प्रोजेक्ट फीस का उपयोग आम तौर पर पैक ईवेंट के लिए किया जाता है, जैसे कि खेल विपणन कार्यक्रमों के साथ मिलते हैं, और कई शर्तों और चेतावनियों के साथ प्रति व्यक्ति के आधार पर गणना की जा सकती है

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपको 15 मेहमानों के लिए एक दिवसीय ऐतिहासिक शहर के दौरे का आयोजन करने के लिए किराए पर लिया जा रहा है। आपका ग्राहक चाहता है कि आप परिवहन के लिए एक फ्लैट शुल्क, एक निजी गाइड, दोपहर का भोजन और किसी भी / सभी स्थानों पर प्रवेश शुल्क का उद्धरण करें; हालांकि, वह यह भी पूछते हैं कि आप प्रत्येक व्यय आइटम का उच्च-स्तर का टूटना प्रदान करते हैं।

इस परिदृश्य में, आपको अपने समय सहित सभी सेवाओं की लागत पर बातचीत करना / गणना करना होगा, और व्यय के लिए संयुक्त कुल उद्धृत करना होगा। यह घटना नियोजक की ज़िम्मेदारी / जोखिम होगी जो आवश्यक जमाओं की पहचान, सभी सेवाओं के लिए भुगतान और सभी सेवा समझौतों की जिम्मेदारी रखेगा।

व्यय के प्रतिशत के आधार पर शुल्क

औसतन, सबसे योग्य कार्यक्रम योजनाकारों को उनके शुल्क के भाग के रूप में किसी ईवेंट की कुल लागत का 15-20% के बीच चार्ज करने में सहज महसूस करना चाहिए।कार्यक्रम की जटिलता और एक योजना की योजना और निष्पादित करने के लिए समय की मात्रा के आधार पर, कभी-कभी यह योजनाकार की पूरी लागत और लाभ का स्रोत कवर करने के लिए पर्याप्त है।

उदाहरण के लिए मान लीजिए कि आप प्रति व्यक्ति $ 175 के औसत के साथ 40 मेहमानों के लिए एक विशेष रेस्तरां में एक निजी रात्रिभोज का आयोजन करने के लिए किराए पर लिया जा रहा है।

मान लीजिए कि यह आपके क्लाइंट, योजना, भाग लेने और इस घटना पर सभी अनुवर्ती कार्रवाई को पूरा करने के लिए कुल 15 घंटों का समय लेता है। यदि आप कुल खर्च का 18% की दर से शुल्क लेते हैं, तो आप $ 75 / hour की आपके लक्षित प्रति घंटा दर से थोड़ी अधिक कमाएंगे:

$ 175 x 40 अतिथि = $ 7, 000 x 18% = $ 1, 260

15 घंटे x $ 75 / एचआर = $ 1, 125
यदि क्लाइंट सीधे सभी सेवाओं के लिए आपके साथ अनुबंध कर रहा है, तो क्लाइंट के लिए उप-योग ईवेंट व्यय शुल्क कुल $ 8, 260 होगा।

प्रति घंटा की दर के आधार पर शुल्क

कुछ क्लाइंट सेवाओं के लिए प्रति घंटा की दर का उद्धरण करने के लिए ईवेंट प्लानर को पसंद करते हैं और किसी दिए गए क्लाइंट प्रोग्राम को प्रबंधित और निष्पादित करने के लिए कुल घंटों का अनुमान लगाते हैं। यह फ्लैट प्रोजेक्ट रेट के समान ही लग सकता है, लेकिन जिस तरह से आवश्यक हो सकता है, उन बदलावों को समायोजित करने के लिए दोनों पार्टियों के हिस्से पर अधिक लचीलेपन की अनुमति मिल सकती है।

कई व्यावसायिक इवेंट प्लानर्स सेवाओं के लिए प्रति घंटा बिल करेंगे यह एक ग्राहक को यह जानने की अनुमति देता है कि आपकी सेवाओं को किराए पर लेने के लिए कितना खर्च आएगा और उसे उचित बजट की गणना करने की अनुमति देनी होगी। अक्सर, इसका कारण यह है कि ग्राहक बिना किसी अप्रत्याशित व्यय पर बेहतर संभाल करना चाहता है।

हमेशा उम्मीदों के चारों ओर सावधान मापदंडों को परिभाषित करने के लिए याद रखें ताकि दोनों पार्टियां सहमति दे रहे हों कि कौन से सेवाएं प्रदान की जाएंगी। एक घटना नियोजक के रूप में, आपको उन सभी उचित व्यावसायिक व्ययों के लिए बिलिंग का संदर्भ शामिल करना चाहिए जो खर्च किए जा सकते हैं।

कुछ ईवेंट प्लानर ऑपरेटिंग व्यय जैसे कि शिपिंग, कार रेंटल, और अन्य विविध व्यय वस्तुओं को 15-20% तक बढ़ा सकते हैं जबकि अन्य नहीं करते हैं; अगर आप ऐसा करते हैं, तो आपको ऐसे मार्कअप का खुलासा करना चाहिए और अग्रिम में अपने ग्राहक के साथ समझौता करना चाहिए

प्रति घंटा घटना नियोजन दर की बात आती है, यह निर्धारित करना भी महत्वपूर्ण है कि आप अपने समय के लिए कितनी बार बिल कर सकते हैं

उदाहरण के लिए, मान लें कि एक क्लाइंट अक्टूबर में आपको मार्च में एक दिवसीय संगोष्ठी आयोजित करने के लिए भर्ती कर रहा है। आपकी सेवाओं को स्रोत के लिए अनुबंधित किया जा रहा है और स्थल, खानपान सेवाएं, ए / वी के लिए बातचीत, और सीमित संचार वस्तुओं (i।, आमंत्रण, एजेंडा, मूल्यांकन फॉर्म, आदि) के लिए सामग्री निर्माण में योगदान करना है।

आपका ग्राहक आपको ऑन-साइट प्रबंधन प्रदान करने के लिए भी भर्ती कर रहा है आप सामने समझौता स्थापित करते हैं कि आप अलग-अलग समय पर पहचान वाली सेवाओं के लिए बिल का भुगतान करेंगे, और साप्ताहिक, द्विवार्षिक या मासिक आधार पर सभी सेवाओं के लिए चालान सबमिट करेंगे।

इस समझौते के तहत, आप और आपके ग्राहक दोनों को काम का एक विस्तृत ब्योरा तैयार करना चाहिए जिसमें दोनों पक्षों की अपेक्षित जिम्मेदारियां शामिल हैं। फिर, आप इतने घंटे के कुल बजट का अनुमान लगा सकते हैं और उचित खर्च (उन विवरणों में स्पष्ट हो सकता है कि वे विवरण क्या शामिल हो सकते हैं)।

व्यय के प्रतिशत के आधार पर शुल्क प्लस शुल्क / प्रति घंटा की दर

कभी-कभी आपको एक घटना का आयोजन करने के लिए किराए पर लिया जा रहा है, और जो भी कारण से, ग्राहक खर्च का प्रतिशत के आधार पर दर पसंद करते हैं। हालांकि, यह आपके कुल समय और सेवाओं की लागत को कवर करने के लिए पर्याप्त नहीं है। इन परिस्थितियों में, आपकी शुल्क एक संयुक्त लागत पर दो अलग-अलग श्रेणियों में प्रस्तुत करना उचित है।

उदाहरण के लिए, एक ग्राहक आपको एक सम्मेलन से जुड़े घटनाओं को व्यवस्थित करने के लिए रखता है आपका असाइनमेंट दो निजी रात्रिभोज और एक गोल्फ आउटिंग आयोजित करना है, जिसमें से प्रत्येक के साथ 50 मेहमान हैं। इन संयुक्त कार्यक्रमों की कुल लागत लगभग $ 20,000 है, लेकिन इसके लिए आपके समय के लगभग 60 घंटों की आवश्यकता होती है, और इस परियोजना की जटिलता उच्च लाभ मार्जिन को औचित्य दे सकती है। इसे ध्यान में रखते हुए, आप अपने अंतिम फ्लैट शुल्क में आ सकते हैं + निम्न गणनाओं के साथ प्रति घंटा की दर:

व्यय का प्रतिशत अनुमान:

$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600
प्रति घंटा दर अनुमान: < 60 घंटे x $ 75 / घंटा = $ 4, 500

प्रति घंटा घाटे:
$ 900

यदि आप किसी घाटे में आते हैं, जैसा कि हम ऊपर दिए गए उदाहरण में किया था, तो आप लॉजिस्टिक्स के प्रबंधन के लिए 15 घंटे का उद्धरण चुन सकते हैं कई बाहरी विक्रेताओं का $ 23, 600

फ्लैट शुल्क:

$ 1, 125 (15 घंटे के लिए $ 75 / घंटा के आधार पर) इस परिदृश्य में, आपको सावधानीपूर्वक यह निर्धारित करने की आवश्यकता होगी कि आपने अपने घंटों का उचित अनुमान लगाया है (व्यक्तिगत यात्रा जैसे गैर मानक परिचालन खर्च को कवर करने के लिए एक खाता) अपेक्षित होने पर, कुछ ग्राहकों को बाद में खर्च में बढ़ोतरी देखने की कृपा है, जब तक उचित कारण प्रदान नहीं किया जाता है।
कमीनीय दरों के आधार पर शुल्क एक और तरीका है कि घटना नियोजक सेवाओं के लिए फीस एकत्र कर सकते हैं, उन जगहों के माध्यम से ईवेंट स्थान हासिल कर लिया जाता है, जो एक कमीशन योग्य दर प्रदान करते हैं। ये फीस आम तौर पर टिकट बुकिंग, होटल के कमरे और परिवहन के अन्य रूपों के लिए ट्रैवल एजेंटों के लिए प्रदान किए जाते हैं।

उदाहरण के लिए, कई होटल अतिथि कमरे और अन्य खर्चों के लिए अधिकतम 10% तक एक कमीशन योग्य दर तक बढ़ा सकते हैं।

हालांकि कुछ घटना नियोजक खुद के लिए आय के एक स्रोत के रूप में कमीशन दरों को स्वीकार करेंगे, लेकिन स्यूवियर क्लाइंट ईवेंट प्लानर की वफादारी की भावना पर सवाल कर सकते हैं, जब कमीशन दरों में शामिल हैं। इस कारण से, कई अनुभवी योजनाकार किसी भी योजना चयन को सीमित कर सकते हैं, जिसमें कमीशन योग्य दर शामिल है या उनके कार्यक्रमों के लिए गैर-कार्यान्वित मूल्य निर्धारण के लिए बातचीत की जाती है और सीधे बचत के स्रोत को अपने ग्राहक की निचली रेखा से पास कर देती है।

इसके अलावा, कुछ क्लाइंट को यह जानकारी हो सकती है कि कमीयनीय दरें मौजूद हैं और उनके बाहर के सलाहकारों को उम्मीद नहीं है कि हमने अन्य निर्धारित बिलिंग विधियों का उपयोग करके बिल तैयार किया है और अभी भी कमीशन योग्य दर का भुगतान किया है सामान्य तौर पर, कई घटना नियोजकों द्वारा इसे "डबल डुबकी" के रूप में अच्छा नहीं माना जाता है, इस तरह से उनका राजस्व प्रवाह इस तरह से होता है।

यदि कमीशन की दरों को स्वीकार करना है, तो वैकल्पिक बिलिंग विधियों का उपयोग करते हुए अपनी सेवाओं के लिए अपनी क्लाइंट फीस चार्ज नहीं करना सबसे अच्छा है।

ऐसे परिदृश्य हैं जब कमीशन योग्य दर सबसे अधिक समझ में आता है, जैसे कि एक छोटे गैर-लाभकारी या एसोसिएशन जो एक सदस्यता घटना या मीटिंग के लिए आपकी सेवाओं की भर्ती कर रहे हैं और फीस का बकाया भुगतान संगठन की बजाय उपस्थितियों द्वारा सीधे दिया जाता है ।

एक और परिदृश्य हो सकता है यदि आपका ग्राहक आपके द्वारा क्लाइंट उपहार खरीद रहा है, और आप प्रचार वस्तु वितरण सेवाओं की पेशकश भी कर सकते हैं। उस मामले में, प्रचारक वस्तुओं के लिए बस बातचीत करें और अपनी सेवाओं के लिए एक घंटे के आधार पर चार्ज न करें, जब तक कि आपके क्लाइंट को सभी शुल्कों के बारे में पता न हो।