जानें कि आपका पहला बड़ा कार्यक्रम कैसे तैयार करें

बधाई! आपके मालिक ने आपको कंपनी के गिरते शिक्षा सम्मेलन का समन्वय करने के लिए नामांकित किया आपके कौशल को दिखाने के लिए यह एक बढ़िया अवसर है, और इस प्रक्रिया में संभावित रूप से बढ़ोतरी अर्जित करती है। केवल एक ही समस्या है: आपने कभी इस तरह की घटना की योजना नहीं बनाई है! कोइ चिंता नहीं। बहुत से दूसरों ने खुद को एक ही स्थिति में पाया है, और आप सफल होंगे क्योंकि आप व्यवस्थित और निर्धारित हैं।

बस किसी भी व्यावसायिक परियोजना की तरह, पहला कदम है कि आपके पास सारी जानकारी को व्यवस्थित करना और सबसे महत्वपूर्ण मामलों की पहचान करना है

किसी स्थल का चयन करना या वक्ता की नियुक्ति करने से पहले, आपको अपने कार्यक्रम के बुनियादी मानकों को जानना होगा। तीसरे पक्ष के साथ ब्योरे और लागतों को बात करना लगभग असंभव है जब तक कि आपके पास अधिक से अधिक विशेषताओं को इस्त्री न हो जाए। बाहर के विक्रेताओं से संपर्क करने से पहले आपको महत्वपूर्ण विवरण देना चाहिए।

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दिनांक

सब कुछ आपके विशेष आयोजन की तारीख के आसपास घूमता है आदर्श रूप से, आप तीन संभावित तारीखों को ध्यान में रखना चाहते हैं ताकि आप बोर्ड में उपलब्धता और कीमतों की तुलना कर सकें। अधिकतम लचीलेपन के लिए सप्ताह के अलग-अलग दिनों को शामिल करने का प्रयास करें।

समय सीमा

एक घंटे के अंतर से भी आपकी योजना पर प्रभाव पड़ सकता है, इसलिए आपको अपने अनुमानित समय सीमाओं के बारे में विशिष्ट होना चाहिए। उदाहरण के लिए, सुबह 8 बजे के बजाय 10 बजे शुरू होने से आपको नाश्ते के बजट को आवंटित करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

उपस्थिति संख्या

यह एक विस्तार है, जो उत्पादक वार्ता के लिए अक्सर मोटे तौर पर अनुमान लगाया जाता है। अपने उपस्थिति अनुमानों के साथ वास्तविकता प्राप्त करें अग्रिम में चर्चा करें जो आप स्प्रेडशीट पर एक साथ अपने अनुमानों को आमंत्रित करेंगे और रखेंगे। उपस्थिति और बजट सीधे संबंधित होते हैं, अतः उन लोगों की संख्या के बारे में अंदाज़ा न करें जो आपको लगता है कि वे भाग लेंगे।

ब्रेकआउट सत्र

यदि आप डिनर की मेजबानी कर रहे हों तो आपको केवल एक भोज कक्ष की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन एक पूर्ण पैमाने पर सम्मेलन के लिए अतिरिक्त ब्रेकआउट रूम और एक प्रदर्शनी स्थान की आवश्यकता होगी। एक बार फिर, आप लागत को मापने में सक्षम नहीं होंगे जब तक कि आप यह निर्धारित न करें कि आपको कितना स्थान चाहिए। सम्मेलनों के लिए, सबसे अच्छा तरीका है आपकी पहली बैठक में एक नकली यात्रा की योजना है। विचार साझा करना और उन्हें एक साथ पेपर पर एकत्र करना, आपको अगली योजना निर्णय लेने में सहायता करेगा।

बजट बनाम लागत

यह स्थल और खानपान की लागतों को जानने से पहले बजट पर काम करने के लिए अव्यवहारिक लग सकता है, लेकिन इस तरह से काम करने से आप सभी विक्रेताओं के प्रस्तावों को मापने के लिए एक बेंचमार्क प्रदान करते हैं। अपने राजस्व स्रोतों से शुरू करें उपस्थिति के लिए आपको कितना चार्ज करना चाहिए? आप ऑफ़सेट लागतों की सहायता के लिए प्रायोजकों से बात करेंगे? भाग लेने के लिए भुगतान करने वाले प्रदर्शक क्या करेंगे? राजस्व अंततः आपके बजट को निर्देशित करेगा, इसलिए यह केवल उन्हें पहले की रक्षा करने के लिए समझ में आता है।

मार्केटिंग

आपके राजस्व स्रोतों की पहचान करने के बाद, अगला कदम यह है कि आप अपनी मार्केटिंग प्लान को रूपरेखा दें। आपके राजस्व जनरेटर तक पहुंचने और उससे जुड़ने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? शायद आपके पास एक नियोक्ता या सदस्यता संघ के रूप में संभावित उपस्थित लोगों की सूची है। यह स्पष्ट रूप से मददगार होगा, लेकिन प्रायोजकों और प्रदर्शकों के बारे में क्या होगा?

यदि आप 20 से अधिक प्रदर्शकों को आकर्षित करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको उन तक पहुंचने में सक्षम होना चाहिए। लक्षित विपणन अभियानों के लिए पैसे खर्च होते हैं, और आपके राजस्व में कटौती

परिवहन और लॉजिंग

स्थानीय सम्मेलन चलाना आम तौर पर परिवहन के बारे में किसी भी चिंताओं को समाप्त करता है हालांकि, आपको अभी भी स्पीकर, प्रदर्शकों और विशेष अतिथि के लिए दर्ज करने की आवश्यकता है कुछ होटल बैठक की जगह पर डिस्काउंट प्रदान करते हैं यदि आप पर्याप्त कमरे रातों की किताबें करते हैं। इस पर भरोसा करने का एकमात्र तरीका है अपने आवास की जरूरतों को अग्रिम में जानने के द्वारा। अपने उपस्थिति डेटा के माध्यम से वापस जाएं और प्रोजेक्ट करें कि आपके क्षेत्र के बाहर से कितने अतिथि हैं।

अब ये सब संभवतः सामने आने के लिए बहुत सारी जानकारी की तरह लगता है, और यह है। लेकिन ध्यान रखें कि ये सभी विवरण हैं जो नियोजन प्रक्रिया में सब कुछ प्रभावित करते हैं।

आप शुरू में अधिक "ग्लैमरस" कार्यों से आकर्षित हो सकते हैं, जैसे साइट विज़िट और मेनू नियोजन। बस याद है कि उनका समय आ जाएगा। अभी के लिए, हालांकि, तथ्यों पर ध्यान केंद्रित करें ताकि आप बाद में सबसे अच्छा निर्णय कर सकें।