एक श्रमिक मुआवजा लेखा परीक्षा की तैयारी

क्या आपकी कंपनी श्रमिक मुआवजा लेखा परीक्षा से गुजर रही है? एक ऑडिट की तैयारी मुश्किल लग सकती है, खासकर यदि आपका बीमाकर्ता आपके परिसर में एक शारीरिक ऑडिट करने की योजना बना रहा है। यह आलेख आपको कुछ कदम उठाएगा जो आप ले सकते हैं जिससे प्रक्रिया को आसान और तेज़ी से बनाने में मदद मिलेगी।

लेखा परीक्षा निर्धारित करना

आपके कामगार मुआवजा बीमाकर्ता की संभावना है कि आपके श्रमिक मुआवजा पॉलिसी की समय सीमा समाप्त होने के तुरंत बाद ऑडिट प्रक्रिया शुरू हो जाएगी।

आपको अपने बीमा कंपनी के लिए एक पत्र या एक फोन कॉल प्राप्त हो सकता है जो आपके ऑडिट का संचालन करने के लिए सौंपा गया हो। आपके नियत लेखा परीक्षक को उस समय ऑडिट का समय देना चाहिए, जो आपके लिए सुविधाजनक है। तिथि भविष्य में काफी होनी चाहिए कि आपके पास ऑडिटर की आवश्यकता वाली जानकारी एकत्र करने के लिए पर्याप्त समय होगा ऑडिटर से आपको डेटा का सारांश देने के लिए कहें तो उसे ऑडिट करने की आवश्यकता होगी।

ध्यान दें कि आपके असाइन किए गए ऑडिटर बीमाकर्ता का कर्मचारी नहीं हो सकता है या हो सकता है कुछ बीमाकर्ता अपने स्वयं के कर्मचारियों के साथ कार्यरत इन-हाउस ऑडिट विभाग को बनाए रखते हैं। अन्य ऑडिट फ़ंक्शन को एक स्वतंत्र ऑडिटिंग फर्म में आउटसोर्स करते हैं I यह प्रक्रिया समान होगी कि क्या लेखा-परीक्षा बीमाकर्ता या ठेकेदार के कर्मचारी द्वारा की जाती है।

रिकॉर्ड्स आपको आवश्यकता होगी लेखापरीक्षकों को लेखापरीक्षित किया जा रहा नीति द्वारा कवर की गई समय अवधि के लिए विभिन्न वित्तीय सूचनाओं की आवश्यकता होगी। यहां आपको जानकारी देने के लिए कहा जा सकता है:

लेखा लेजर

• टैक्स फॉर्म, विशेष रूप से 941 और 9 44, नियोक्ता संघीय टैक्स रिटर्न (क्रमशः और वार्षिक, क्रमशः)
• नकद संवितरण के रिकॉर्ड
• स्वतंत्र द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए भुगतान ठेकेदारों। लेखा परीक्षक को यह सत्यापित करना होगा कि ये कर्मचारी आपका कर्मचारी नहीं हैं
• सबकोट्रैक्टर्स द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए भुगतान
• प्रत्येक उपठेकेदार के लिए बीमा का प्रमाण पत्र जिसे आप ने काम पर रखा है
• डब्लू -2 और 10 99 फॉर्म
• प्रत्येक कार्यकर्ता के लिए नौकरी का विवरण सुनिश्चित करें कि यह कार्यकर्ता के कर्तव्यों का सही वर्णन करता है।
• आपके व्यावसायिक कार्यों का विवरण
• पॉलिसी की अवधि के लिए पेरोल रिकॉर्ड लेखा परीक्षक को प्रत्येक कार्यकर्ता को दिए गए वेतन के सभी स्रोतों (वेतन, बोनस आदि) को सत्यापित करना होगा।
• कार्यकारी अधिकारियों, भागीदारों, एकमात्र मालिकाना आदि के लिए लागू पेरोल सीमाएं, जो कि पॉलिसी के अंतर्गत शामिल हैं
• आपका अनुभव दर्ज़ा कार्यपत्रक
• एक बार आवश्यक डेटा एकत्र करने के बाद आपको इसे व्यवस्थित करने की आवश्यकता होगी अपने सभी पेरोल रिकॉर्ड (जैसे डब्लू-2 फॉर्म, पे स्टब्स और ओवरटाइम रिकॉर्ड) को एक साथ रख दें ताकि जानकारी आसानी से सुलभ हो सके। इसी तरह, उप-ठेकेदारों से संबंधित सभी जानकारी, एक ही स्थान पर, भुगतान की मात्रा और बीमा प्रमाणपत्र सहित, जगह दें। आपके प्रयासों का भुगतान करना होगा, ऑडिट को आसान और तेज़ करना

पेरोल में क्या शामिल है?

आपके श्रमिकों के मुआवजे का प्रीमियम आपके पेरोल दर समय गुणा करके और फिर 100 से परिणाम विभाजित करके गणना की जाती है। एनसीसीआई और अधिकांश राज्य कार्यकर्ता मुआवजा अधिकारियों ने

पारिश्रमिक के रूप में पेरोल का उल्लेख किया है। इन शब्दों को अक्सर एकांतर रूप से उपयोग किया जाता है दोनों का अर्थ है आपके कर्मचारियों को आपके संगठन को प्रदान किए जाने वाले सेवाओं के मौद्रिक मूल्य। पारिश्रमिक में शामिल लागतें राज्य से कुछ हद तक अलग-अलग होती हैं। हालांकि, वे आम तौर पर निम्न में शामिल होते हैं:

सकल वेतन और मजदूरी, जिसमें पूर्वव्यापी वेतन और वेतन

• कमीशन शामिल हैं इसमें कार्यकर्ता द्वारा प्राप्त कुल कमीशन और आयोगों के खिलाफ कोई ड्रॉ भी शामिल है।
• स्टॉक बोनस योजनाओं सहित बोनस,
• अवकाश, छुट्टी और बीमार वेतन
• ओवरटाइम वेतन कुछ राज्यों में, पारिश्रमिक में सीधे समय दर पर गणना की गई समयोपरि भी शामिल है उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक कर्मचारी की सामान्य प्रति घंटा दर प्रति $ 20 प्रति घंटा है अगर कार्यकर्ता को 20 घंटे के ओवरटाइम के लिए $ 600 का भुगतान किया गया था, तो आपको ओवरटाइम वेतन में केवल 400 डॉलर शामिल होंगे
• आपके द्वारा किए गए भुगतान जो अन्यथा कर्मचारियों के वेतन से रोक दिया गया हो, जैसा कि सामाजिक सुरक्षा, चिकित्सा या एक पेंशन योजना के लिए कानून द्वारा जरूरी होता है
• समय के अलावा अन्य आधार पर कर्मचारियों के लिए भुगतान उदाहरण टुकड़े-टुकड़े, लाभ साझाकरण या प्रोत्साहन योजनाएं हैं
• हाथ उपकरण या हाथ से पकड़े गए बिजली उपकरणों के लिए भुगतान या भत्ते जो काम करने वाले लोगों को अपनी नौकरी करने के लिए उपयोग करते हैं
• किसी कर्मचारी को प्रदान किए गए अपार्टमेंट या घर का किराया मूल्य इसके अलावा, अपने वेतन के भाग के रूप में एक कर्मचारी द्वारा प्राप्त अन्य भोजन और भोजन का मूल्य
• सेवानिवृत्ति, कैफेटेरिया, या बचत योजनाओं के लिए श्रमिकों की सकल वेतन से कटौती की गई भुगतान
• अपूर्वदृष्ट उपठेकेदारों के कर्मचारियों के लिए पेरोल (टिप्पणियां देखें) नीचे)
• पेरोल से क्या बहिष्कृत है?

कई तरह की लागतें होती हैं, जिन्हें आमतौर पर रेटिंग कामगारों के मुआवजे बीमा के लिए गणना की जाती है। इन राज्यों में भिन्नता है, लेकिन वे अक्सर निम्न में शामिल होते हैं:

कर्मचारियों द्वारा प्राप्त युक्तियों और अन्य कृतियों

• विचलन वेतन (समय के अलावा काम किया गया)
• नियोक्ता से खरीदे गए सामानों पर छूट
• प्रतिपूर्ति व्यापारिक व्यय
• सक्रिय सैन्य ड्यूटी के लिए वेतन
• समान भत्ते
• वर्गीकरण

एक लेखा परीक्षक के प्राथमिक कार्यों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि बीमा व्यवसाय ठीक से वर्गीकृत किया गया है। श्रमिक मुआवजा वर्गीकरण सिस्टम को

व्यवसायों को अलग-अलग कर्मचारी नहीं वर्गीकृत करने के लिए डिज़ाइन किया गया है यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी नीति में सूचीबद्ध मूल वर्गीकरण सही है, ऑडिटर आपके कंपनी के कार्यों की समीक्षा करेगा। मूल वर्गीकरण वह वर्गीकरण होता है जो आपके समग्र व्यवसाय का सर्वोत्तम वर्णन करता है। यह अक्सर शासी वर्गीकरण के समान होता है (वर्गीकरण ने सबसे पेरोल सौंपा है)। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप मशीन की दुकान चलाते हैं। आपके कुछ कर्मचारी lathes के साथ काम करते हैं जबकि अन्य ड्रिल प्रेस या मुद्रांकन मशीन संचालित करते हैं। आपके कर्मचारियों द्वारा किए गए विशिष्ट गतिविधियां, कार्यकर्ता से कार्यकर्ता तक भिन्न हो सकती हैं।फिर भी, वे सभी आपके मूल वर्गीकरण, मशीन शॉप में फिट होते हैं। कुछ कर्मचारी ऐसे कार्य कर सकते हैं जिनके लिए अलग वर्गीकरण की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, आपकी मशीन की दुकान एक लिपिक कार्यकर्ता को कार्यरत करती है जो अपने काम को अन्य कार्यालयों से दूर एक कार्यालय में काम करता है। इस कर्मचारी को मशीन शॉप की बजाए क्लासिफिक ऑफिस कर्मचारी वर्गीकृत किया जाएगा।

श्रमिक मुआवजा वर्गीकरण प्रणाली बेहद जटिल हैं। आपका लेखा परीक्षक आपके व्यवसाय को ऐसे तरीके से पुन: वर्ग कर सकता है जिसे आप समझ नहीं पाते हैं या जो आपको समझ में नहीं आता है। इस घटना में, एक स्पष्टीकरण के लिए ऑडिटर से पूछिए। यदि आप अभी भी परिवर्तनों के बारे में उलझन में हैं, तो सहायता के लिए अपने एजेंट या दलाल से पूछें।

लेखा परीक्षक के साथ बैठक

लेखा परीक्षा का संचालन करने के लिए, लेखा परीक्षक को आपकी या आपके फर्म के एक विश्वसनीय प्रतिनिधि से मिलने की आवश्यकता होगी। यदि आप यह काम किसी और को देते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वह या तो:

आपके व्यवसाय को अच्छी तरह से जानता है

आपके फर्म के कार्यों के सभी चरणों को समझता है

• जानता है कि प्रत्येक कर्मचारी द्वारा कौन से कार्य किया जाता है
• आपकी कंपनी के श्रमिक मुआवजा नीति, जिसमें वर्गीकरण शामिल है
• आपके फर्म के वित्तीय रिकॉर्ड को पेरोल डेटा समेत समझता है, ताकि वह लेखा परीक्षक से प्रश्न का जवाब दे सके
• जब लेखा परीक्षक के साथ मिलते हैं, तो आप या आपके डिजाइनी को सहकारी होना चाहिए और लेखा परीक्षक के सवालों के जवाब के साथ ही आप कर सकते हैं। अनुरोध नहीं किया गया जानकारी प्रदान न करें।
• कई व्यवसायों की तरह, आपकी फर्म आपके अकाउंटिंग और पेरोल फ़ंक्शंस को संभालने के लिए एक ऑफसाइट बहीखाता फर्म को किराए पर ले सकती है। क्या आपकी निधिदार आपकी ओर से ऑडिट के साथ मिलेंगे? जवाब न है। आपका बहीखाता परीक्षक को लेखापरीक्षा को करने के लिए वित्तीय रिकॉर्ड प्रदान कर सकता है। हालांकि, ऑडिटर को एक शारीरिक ऑडिट करने के लिए अपने परिसर में जाने की आवश्यकता होगी।

उप-ठेकेदार

कई राज्यों के पास ऐसे कानून हैं जो उन ठेकेदारों पर देयता लगाते हैं जो अप्रभावी उप-संविदाओं को रखता है। ये कानून आपके लिए लागू होंगे यदि आपका व्यवसाय ठेकेदार के रूप में काम करता है, और यह उप-संपूर्त दूसरों को काम करता है

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपकी कंपनी, एबीसी कंस्ट्रक्शन, पी एंड जे नलसाजी नामक एक उप-ठेकेदार को रखती है, एक इमारत में पाइपिंग काम करने के लिए आप नवीनीकरण कर रहे हैं नौकरी पर पी एंड जे के एक कर्मचारी घायल हो गए हैं, और श्रमिक मुआवजे का दावा दर्ज करने का प्रयास हालांकि, पी एंड जे ने श्रमिक मुआवजा कवरेज नहीं खरीदा है। ज्यादातर राज्यों में, घायल कार्यकर्ता आपके श्रमिक मुआवजा पॉलिसी के तहत लाभ प्राप्त कर सकता है।

अपूर्वदृष्ट उप-संविदाकर्ताओं के कर्मचारियों को लाभ प्रदान करने के लिए बीमाकर्ता कानून द्वारा आवश्यक हैं इस प्रकार, आपका लेखा परीक्षक आपके कर दस्तावेजों की समीक्षा करेगा और उपठेकेदारों को जारी किए गए 1099 प्रपत्रों की जांच करेगा। वह यह जांचने के लिए जांच करेगा कि क्या आपने प्रत्येक उपठेकेदार से बीमा का प्रमाण पत्र प्राप्त किया है जो आपने काम पर रखा था। अगर आपके द्वारा नियुक्त किए गए उप-ठेकेदार ने श्रमिक मुआवजा बीमा का प्रमाण नहीं दिया, तो लेखा परीक्षक आपको उस ठेकेदार के बीमा कवरेज के लिए एक अतिरिक्त प्रीमियम का भुगतान करेगा।

अपरिहार्य उपठेकेदार के लिए चार्ज की गई दर उपकंटेक्टोरर द्वारा किए गए काम के प्रकार पर निर्भर करती हैउदाहरण के लिए, यदि उपठेकेदार छत का काम करता है, तो लागू छत वर्गीकरण की दर का उपयोग किया जाएगा। दर उपकंटेक्टेड काम की लागत के सभी या एक हिस्से पर लागू होगी। यदि उप-ठेकेदार को दिया गया धन केवल श्रम के लिए था, तो संपूर्ण लागत (100 से विभाजित) का उपयोग प्रीमियम के आधार के रूप में किया जाएगा

ठेकेदार बनाम उप-ठेकेदार

यदि आपका व्यवसाय एक ठेकेदार नहीं है, तो क्या आप स्वतंत्र ठेकेदारों के कर्मचारियों द्वारा बनाए गए चोटों के लिए ज़िम्मेदार हैं? जवाब आम तौर पर नहीं है ठेकेदार एक ऐसा व्यवसाय संचालित करता है जो आपकी ओर से स्वतंत्र है इस प्रकार, ठेकेदार अपने घायल कर्मचारियों को श्रमिक मुआवजा लाभ प्रदान करने के लिए जिम्मेदार है।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आप खुदरा स्टोर का मालिक हैं आप अपनी दुकान में एक पुराने लिनोलियम फर्श को बाहर निकालने के लिए और एक नया एक के साथ इसे बदलने के लिए एक फर्श ठेकेदार, एक शानदार फर्श, किराया आप चाहते हैं कि परिणाम (एक नई मंजिल) की रूपरेखा और शानदार काम करता है एक शानदार पर्यवेक्षक फर्श श्रमिकों की देखरेख करता है पर्यवेक्षक काम का समय निर्धारित करता है, और यह तय करता है कि कर्मचारियों ने अपना कार्य कैसे किया। यदि आपकी नई मंजिल स्थापित करते समय एक शानदार कर्मचारी घायल हो जाता है, तो शानदार (आपकी फर्म नहीं) कार्यकर्ता के लिए उत्तरदायी होना चाहिए।

ऐसी कुछ स्थितियां हैं जहां एक कंपनी को एक स्वतंत्र ठेकेदार के कर्मचारियों की चोटों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। इस प्रकार, आपको यह आग्रह करना चाहिए कि सभी स्वतंत्र ठेकेदार आप सबूत देते हैं कि उन्होंने श्रमिक मुआवजा बीमा खरीदा है।