प्रस्ताव दस्तावेज़ (आरएफपी)

परिचय

जब एक जटिल व्यावसायिक आवश्यकता को परिभाषित किया गया है, तो कंपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक विक्रेता खोजने के लिए तैयार है। एक विक्रेता खोजने में पहला कदम बनाने और प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) भेजना है। आरएफपी दस्तावेज में व्यापार आवश्यकता के हर पहलू को विस्तारित होना चाहिए, और आरएफपी में निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए कंपनी को संभावित विक्रेता से क्या आवश्यकता है।

विक्रेता आरएफपी में निर्दिष्ट आवश्यकताओं की अपनी समझ के आधार पर एक बोली का निर्माण करेगा, और प्रतिस्पर्धी बोलियों का मूल्यांकन या तो विजेता विक्रेता के चयन के लिए किया जाएगा, या एक छोटी सूची विक्रेताओं, जो तब कंपनी को प्रस्तुतियों को वितरित करेंगे।

प्रस्ताव दस्तावेज के अनुरोध को परिभाषित करना

आरएफपी दस्तावेज एक विक्रेता को प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है जो ग्राहक की व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं। यदि दस्तावेज त्रुटिपूर्ण है, या तो अस्पष्ट आवश्यकताएं, अनुपलब्ध आवश्यकताओं या विक्रेता पर अनुचित आवश्यकताओं के कारण, तो आरएफपी प्रक्रिया अधूरे बोलियों की ओर ले जाएगी, या कुछ मामलों में, सभी में कोई बोली नहीं होगी। विक्रेताओं को वे प्राप्त हर आरएफपी को बोली सबमिट करने की आवश्यकता नहीं है, और यहां तक ​​कि अगर वे आरएफपी आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं, तो उन्हें समय पर आवश्यकताओं को वितरित करने की क्षमता नहीं हो सकती है। बाद में अक्सर यह पाया जाता है जब कोई ग्राहक आरएफपी को छोटे विक्रेताओं के पास भेजता है जो अपने क्षेत्र में अगुवाई कर सकते हैं लेकिन ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने का मतलब या क्षमता नहीं है।

हर आरएफपी अलग-अलग आवश्यकताओं के आधार पर अलग-अलग होंगे, जिन्हें परिभाषित किया गया है और ग्राहक की विशिष्ट जरूरतों के आधार पर होगा। यहां तक ​​कि एक ही कंपनी के भीतर, आरएफपी दस्तावेज़ प्राथमिक आवश्यकताओं के आधार पर फोकस में भिन्न हो सकता है। कुछ आरएफपी के लिए, फोकस कीमत पर हो सकता है, जबकि दूसरों को डिलीवरी के समय या आवश्यक वस्तुओं के लिए गुणवत्ता की आवश्यकताओं पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है।

आरएफपी दस्तावेज़ की विशिष्ट विशेषताएं

आरएफपी दस्तावेज़ की कुछ विशेषताएं हैं जो आवश्यक हैं उदाहरण के लिए, प्रत्येक आरएफपी का एक विशिष्ट दिनांक और समय होना चाहिए, जिस पर ग्राहक को सभी संभावित आपूर्तिकर्ताओं को बोली प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है। यदि उस तारीख के बाद बोली प्रस्तुत की जाती है, तो उन्हें छोड़ दिया जाना चाहिए। यदि कोई विक्रेता समय पर कोई बोली सबमिट नहीं कर सकता है, तो यह संगठन के साथ संभावित समस्या का संकेत दे सकता है और शायद वितरण संबंधी चिंताएं।

हालांकि, ग्राहक को बोली प्रस्तुत करने के लिए विक्रेताओं को पर्याप्त समय देना चाहिए यदि आवश्यकताएं विशेष रूप से जटिल हैं, तो विक्रेताओं को उन क्षेत्रों में आवश्यकताओं को तोड़ने के लिए एक प्रतिक्रिया टीम को इकट्ठा करने की आवश्यकता हो सकती है, जिन्हें वे समझ सकते हैं और फिर एक बोली को इकट्ठा कर सकते हैं। यदि आरएफपी में परिभाषित समयरेखा बहुत कम है, तो प्रतिक्रियाएं बढ़ी जा सकती हैं और विक्रेता पूरी तरह से इसे समझने के बजाय परियोजना की जटिलता पर अनुमान लगा सकते हैं।इससे गलत बोली और एक बर्बाद आरएफपी प्रक्रिया होगी।

आरएफपी दस्तावेज में इस प्रक्रिया का संकेत होना चाहिए अगर विक्रेताओं को आरएफपी में निर्दिष्ट आवश्यकताओं पर अतिरिक्त प्रश्न हैं। विक्रेताओं को ग्राहक को कॉल करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए क्योंकि इससे एक विक्रेता को अतिरिक्त जानकारी दी जा सकती है जिससे उन्हें प्रतिस्पर्धात्मक लाभ मिल सके।

एक कॉन्फ्रेंस कॉल की व्यवस्था करना सबसे अच्छा है ताकि प्रत्येक विक्रेता के प्रतिनिधियों ने ग्राहक को वापस निर्देशित प्रश्न पूछ और सुने। यह बोली प्रक्रिया में निष्पक्षता सुनिश्चित करता है।

किसी आरएफपी दस्तावेज़ को स्पष्ट रूप से विक्रेताओं आरएफपी प्रतिक्रिया प्रारूप निर्दिष्ट करना चाहिए यदि यह स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं है, तो उन प्रतिक्रियाओं को भेजा जाएगा जो अलग-अलग प्रारूप में हैं और विक्रेता की बोलियों की तुलना करना असंभव होगा। प्रतिक्रिया स्वरूप को प्रत्येक अनुभाग में विक्रेता से आवश्यक होना चाहिए, जैसे संदर्भ, संभावित टीम के सदस्यों का पुन: प्रारंभ, विक्रेताओं के बारे में समझने वाले एक दस्तावेज, और मूल्य निर्धारण के लिए प्रारूप। यदि प्रत्येक विक्रेता सही प्रतिक्रिया स्वरूप का पालन करता है, तो यह बोलियों की तुलना आसान बना देगा।