एक प्रभावी कर्मचारी क्रेडिट कार्ड नीति विकसित करना

आजकल दोनों छोटे और बड़े आकार के व्यवसाय व्यवसायों से संबंधित खर्चों को कम करने या उद्यमों के लाभ के लिए कर्मचारियों द्वारा किए गए किसी भी अन्य खरीद को कम करने के लिए हर तरह की कोशिश कर रहे हैं। कर्मचारियों से अनावश्यक व्यय में कटौती करने का सबसे बेहतरीन उपाय कर्मचारी क्रेडिट कार्ड पॉलिसी बनाने का है। कंपनी के क्रेडिट कार्ड के दुरुपयोग को कम करने के लिए, कंपनी को व्यापार क्रेडिट कार्ड के उपयोग से संबंधित नियम और नियमों को बाहर रखना चाहिए।

हालांकि, कई कंपनियों को रोजगार क्रेडिट कार्ड नीतियों को विकसित करने के तरीके के बारे में सबसे अच्छी जानकारी नहीं है। कई व्यवसाय मालिकों को हमेशा इन नीतियों को बनाने की इच्छा होती है लेकिन यह कैसे करना है पर दिशा की कमी है। इस वजह से, यहां एक स्पष्ट विवरण दिया गया है कि कैसे कंपनियां प्रभावी रूप से कर्मचारी क्रेडिट कार्ड नीतियां बना सकती हैं।

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1। कार्डधारक की ज़िम्मेदारी

यदि कोई कंपनी अपने कर्मचारियों को क्रेडिट कार्ड जारी करती है, तो कार्ड के उपयोग को नियंत्रित करने वाले नियमों को निर्धारित करना होगा कर्मचारियों को कार्ड की सुरक्षा के लिए और साथ ही कंपनी से संबंधित किसी भी जानकारी की गोपनीयता के लिए जिम्मेदार होना चाहिए। कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कार्ड एक सुरक्षित स्थान पर रखा गया है, कार्ड धोखाधड़ी गतिविधियों से मुक्त है और कार्ड की पहचान संख्या संरक्षित है। कंपनी को यह भी कहना चाहिए कि व्यवसाय क्रेडिट कार्ड केवल कर्मचारी द्वारा उपयोग करने के लिए सीमित है और किसी भी अन्य व्यक्ति को नहीं।

2। स्पेलिंग आउटिंग सीमाएं

कंपनी को ऐसे नियमों के साथ आने में सक्षम होना चाहिए, जो कि क्रेडिट कार्ड का उपयोग करने के लिए गतिविधियों या लेनदेन पर निर्देशित हो।

वास्तव में, खर्च विशिष्ट कर्मचारियों की जरूरतों तक सीमित होना चाहिए। प्रत्येक विभाग की अपनी व्यय सीमाएं होनी चाहिए। एक कंपनी के रूप में, प्रत्येक कर्मचारी को जारी करने के समय खर्च सीमाओं के बारे में सूचित करना अच्छा होगा। इसके अलावा, प्रत्येक कर्मचारी को इस सीमा से अधिक नहीं होना चाहिए और अगर कोई ऐसा करता है, तो वह सीमा शुल्क के ऊपर होता है।

अंत में, नकद अग्रिम के लिए कंपनी के क्रेडिट कार्ड का इस्तेमाल कभी नहीं किया जाना चाहिए।

3। नियमित उपयोग रिपोर्ट

हर कंपनी को किसी भी कंपनी के क्रेडिट कार्ड के उपयोग के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को रखना चाहिए। मान लें कि हर महीने के अंत में, हर कर्मचारी को सभी शुल्कों, रसीदों और सही लेखा कोडों का विस्तृत विवरण प्रस्तुत करना चाहिए। हर कर्मचारी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे व्यय रसीदों को सत्यापन बयान के लिए कंपनी को जमा करने से पहले मासिक विवरण में संलग्न करें। इन सभी को देर से भुगतान से बचने के लिए समय पर किया जाना चाहिए। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होगा कि कंपनी अपने मासिक व्यय को आसानी से और ऑडिटिंग के साथ सरल बना देती है।

4। व्यक्तिगत व्यय पर कार्ड का उपयोग नहीं

कर्मचारी क्रेडिट कार्ड के उपयोग पर कंपनी को बहुत सख्त होना चाहिए क्योंकि व्यक्तिगत व्ययों के लिए इसका उपयोग किसी को भी करने की अनुमति नहीं है।संक्षेप में, कार्ड का उपयोग व्यापार से संबंधित गतिविधियों तक सीमित होना चाहिए। व्यक्तिगत उपयोग की परिभाषा, इस मामले में, कोई भी व्यय व्यवसाय के संचालन से संबंधित नहीं है। कंपनी को किसी भी कर्मचारी पर बहुत मुश्किल होना चाहिए जो कार्ड का उपयोग अपने भुगतान पर करता है।

5। उपयोग की समीक्षा करें

अगर कोई कर्मचारी कर्मचारी क्रेडिट कार्ड से बाहर निकलता है, तो उसे विशिष्ट अवधि के बाद कार्ड की समीक्षा करने की सिफारिश की जाती है।

कार्ड की समीक्षा कंपनी के लेखा विभाग के एक सदस्य के साथ कर्मचारियों के तत्काल पर्यवेक्षक द्वारा की जानी चाहिए। कर्मचारी के पर्यवेक्षक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कार्ड का उपयोग केवल इसके लिए सीमित था कि इसके लिए क्या मतलब है। दूसरी ओर, लेखा विभाग को यह जांचना चाहिए कि कर्मचारी द्वारा प्रस्तुत सभी प्राप्तियां और अन्य व्यय दस्तावेज़ प्रामाणिक हैं या नहीं।

इसलिए, प्रत्येक कंपनी के पास एक प्रभावी और विश्वसनीय कर्मचारी क्रेडिट कार्ड पॉलिसी होनी चाहिए, जिससे व्यक्तियों द्वारा कार्ड के दुरुपयोग में बाधा उत्पन्न हो। यह किसी कंपनी को एक अच्छी वित्तीय स्थिति में रखेगा क्योंकि कोई भी कर्मचारी व्यक्तिगत खर्चों के लिए अपने कार्ड का दुरुपयोग नहीं करेगा। इसके अलावा, कंपनी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि दोनों पर्यवेक्षक और लेखा विभाग नीति के सभी पहलुओं को समझते हैं।