अपने माइलेज के लिए कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति का सर्वोत्तम तरीका

कर्मचारियों को उनके व्यवसाय ड्राइविंग के लिए लाभ के लिए प्रतिपूर्ति का सबसे अच्छा तरीका क्या है? मैंने इस सवाल पर मोटस के सीईओ क्रेग पॉवेल के साथ चर्चा की, मोतस एक वाहन प्रबंधन और प्रतिपूर्ति मंच प्रदान करता है जो मोबाइल कर्मचारियों के लिए उचित और सटीक प्रतिपूर्ति का आश्वासन देता है।

मेरे व्यवसाय के लिए ड्राइविंग सिस्टम सेट अप करने के लिए क्या विकल्प हैं?

कंपनी के कामकाज तेजी से मोबाइल हो रहे हैं, और अधिक कर्मचारियों को दैनिक आधार पर व्यवसाय के लिए चला जाता है।

आपके पास अपने व्यवसाय के लिए दो विकल्प हैं: कंपनी के स्वामित्व वाले कारों का बेड़े कार्यक्रम, या कर्मचारियों के लिए एक प्रतिपूर्ति कार्यक्रम जो अपनी कारों को चलाते हैं

एक बेड़े कार्यक्रम <कंपनी (999) (कंपनी-स्वामित्व वाली कार) नियोक्ताओं के लिए एक आकर्षक विकल्प है, जिन्हें विशिष्ट कार्यों के लिए परिवहन, जैसे सेवा ट्रक, वैन, डिलीवरी वाहन या अन्य उपकरण आवश्यकताएं प्रदान करने की आवश्यकता है। बेड़े कार्यक्रम में आपका व्यवसाय नियंत्रण और बीमा और वाहन रखरखाव जैसी चीजों का निरीक्षण किया गया है और वाहन की विशेषताओं को चुनने की क्षमता जो कंपनी को महत्वपूर्ण पाता है इसमें कॉर्पोरेट ब्रांडिंग, सुरक्षा तत्वों और टेलीमैटिक्स जैसे सुविधाओं में 24/7 अंतर्दृष्टि प्राप्त होती है जहां उनके वाहन स्थित हैं और चल रहे हैं

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प्रतिपूर्ति कार्यक्रम जो अपनी कारों को चलाते हैं, उनके लिए कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता है, जिनके लिए उनके वाहनों के लिए विशेष वाहन या ट्रकों की आवश्यकता नहीं होती है, जैसे कि बिक्री और सेवा कारोबार प्रतिपूर्ति लचीलापन और श्रमिकों के लिए विकल्प प्रदान करता है, कम आंतरिक प्रशासन की आवश्यकता होती है, और पूंजी के लिए अग्रिम लागत या नाली की आवश्यकता नहीं होती है।

किस सिस्टम का उपयोग करने का निर्णय लेने में क्या महत्वपूर्ण है?

मॉडल के बावजूद - बेड़े या प्रतिपूर्ति - आपको अपने वाहनों से संबंधित व्यावसायिक उपयोग के लिए कर्मचारियों को ठीक से प्रतिपूर्ति की ज़रूरत है, या परिणाम का सामना करना होगा, जैसे कि महंगा आईआरएस ऑडिट, या इससे भी बदतर, क्लास-एक्शन मुकदमों।

एक बेड़े कार्यक्रम के लिए,

अपने आप को कार्यक्रम के लिए प्राथमिक उद्देश्य से पूछें - एक कर्मचारी के रूप में (लाभ) या आपके व्यवसाय की परिवहन आवश्यकताओं को प्रदान करने के लिए यदि आपका प्राथमिक लक्ष्य एक व्यावसायिक उपकरण प्रदान करना है, तो आपको वाहनों के व्यक्तिगत उपयोग के कर्मचारियों से जुड़े लागतों को ठीक करने के द्वारा बेड़े के खर्च को कम करने की अनुमति मिलनी चाहिए। एक प्रतिपूर्ति कार्यक्रम के साथ,

आप या तो अपने कारक के लिए एक फ्लैट कार भत्ता, सेंट-प्रति-मील कार्यक्रम या मानक आईआरएस माइलेज दर का चयन कर सकते हैं। लेकिन इन तीनों विकल्पों में से प्रत्येक कंपनी प्रति कर्मचारी प्रति हजार डॉलर खो सकती है क्योंकि वे प्रत्येक व्यक्ति के चालक की लागतों के लिए सटीक रूप से खाते नहीं देते हैं, जैसे कि गैस की कीमतें बदलती हैं और चलने वाले मील की संख्या एफएवीआर क्या है और माइलेज प्रतिपूर्ति के लिए यह सबसे अच्छा विकल्प क्यों है?

एफएवीआर एक आईआरएस राजस्व प्रक्रिया है जो व्यापार के लिए ड्राइविंग से संबंधित निश्चित और परिवर्तनीय लागतों के लिए कर्मचारियों को कर-मुक्त प्रतिपूर्ति करती है। स्थिर लागत में बीमा, लाइसेंस और पंजीकरण शुल्क शामिल हो सकते हैं, जबकि चर की लागत में ईंधन और रखरखाव शामिल है।

एफएवीआर सबसे सटीक प्रतिपूर्ति समाधान है क्योंकि यह प्रत्येक मोबाइल कर्मचारी को व्यक्ति की स्थानीय लागतों और व्यापार लाभ के आधार पर एक कस्टमाइज़्ड प्रतिपूर्ति प्रदान करता है, जो महीने से महीने में भिन्न हो सकता है।

लेकिन, ठीक से सभी निर्धारित और परिवर्तनीय लागतों को रिकॉर्ड करने के लिए जटिल हो सकता है - यही वजह है कि अधिकांश नियोक्ता इसका उपयोग नहीं करते हैं।

कई नियोक्ता सरल फ्लैट कार भत्ते के बजाय एक "एक आकार सभी फिट बैठता है" दृष्टिकोण (उदाहरण के लिए प्रति कर्मचारी $ 500 प्रति माह) का विकल्प चुनते हैं। लेकिन इस पद्धति का यह तथ्य नहीं है कि दो व्यापार यात्राएं समान नहीं हैं, इसलिए दो कर्मचारियों को उसी राशि की प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए। एक सेंट-प्रति-मील कार्यक्रम प्रतिपूर्ति अच्छा है लेकिन अभी भी सटीक नहीं है।

आईआरएस मानक लाभ दर क्यों सबसे अच्छा विकल्प नहीं है?

अधिकांश कंपनियां आईआरएस व्यापार लाभ दर का उपयोग करने के लिए गणना करती हैं कि प्रत्येक व्यक्ति को वापस भुगतान करना चाहिए क्या। लेकिन आईआरएस दर एक आवश्यक प्रतिपूर्ति दर नहीं है क्योंकि यह

पिछले वर्ष के दौरान एक वाहन को संचालित करने की राष्ट्रीय औसत लागत पर आधारित है आईआरएस दर पिछले साल के डेटा का उपयोग करते हुए लागत का एक बिंदु-समय-समय औसत है, न कि वास्तविक प्रतिपूर्ति दर। कर्मचारियों को यात्रा पर अधिक खर्च करना पड़ सकता है या जिनकी प्रतिपूर्ति की जा रही है, या अगर वे गैस की कीमतें गिर गईं तो वे अधिक-प्रतिपूर्ति कर सकते हैं - और पिछले साल के आंकड़ों के आधार पर कोई समायोजन नहीं किया जा सकता है।

फ्लैट कार भत्ते की प्रतिपूर्ति के मामले में ज्यादातर कंपनियों को क्या गलत हो रहा है?

अलग-अलग स्थानों पर रहने वाले कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति करने के लिए फ्लैट कार भत्ते सिर्फ निष्पक्ष नहीं हैं उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी एक ऐसे क्षेत्र में रह सकता है जहां अगले शहर में गैस की कीमत 12 सेंट की कीमतों से सस्ता हो सकती है, जहां दूसरे कर्मचारी रहता है। इसके अलावा, व्यापार यात्रा की निश्चित लागत, जैसे कार बीमा प्रीमियम और करों की कीमत, स्थान के आधार पर काफी भिन्न है।

अन्य ड्राइविंग लागत भी बदलती हैं उदाहरण के लिए, कार बीमा प्रीमियम राज्य द्वारा बहुत ही भिन्न होते हैं, नॉर्थ कैरोलिना में Charlotte, $ 825 $, डेट्रायट, मिशिगन में 150 डॉलर से। नेवादा में $ 21, 000 सेडान की लागत $ 249 के लिए करों के लिए, अभी तक Rhode Island में जितना $ 1, 68 9 खर्च हो सकता है सालाना मरम्मत की लागत हर राज्य में समान नहीं है, या तो न्यू जर्सी में 3 9 3 डॉलर औसत लेकिन वर्मोंट में मात्र $ 270 है। विभिन्न स्थानों में रहने वाले कर्मचारियों को एक ही फ्लैट दर देकर इन भिन्नताओं को पूरी तरह से अनदेखा कर दिया गया है

कार भत्ते को मुआवजे की तरह माना जाता है, इसलिए वे दोनों नियोक्ता जो एफआईसीए कर (सामाजिक सुरक्षा और चिकित्सा करों) का भुगतान करता है, और कर्मचारी जो एफआईसीए और आय कर दोनों भुगतान करता है, के लिए भी कर योग्य है। इसका मतलब यह है कि कंपनी कार भत्ता की रकम से संबंधित एफआईसीए कर योगदान का भुगतान करती है, जबकि कर्मचारी घर में कार भत्ता राशि, कम आय कर और उनके एफआईसीए का योगदान लेता है।एफएवीआर जैसे टैक्स-फ्री प्रतिपूर्ति मॉडल में, कर्मचारी नियोक्ता द्वारा प्रतिपूर्ति की गई राशि को ठीक से "घर लेता है"

बेड़े के वाहन के निजी इस्तेमाल के लिए कंपनियां क्या चार्ज करती हैं?

कुछ नियोक्ता अपने कर्मचारियों को अपने व्यक्तिगत ड्राइविंग के इस्तेमाल के लिए कंपनी के स्वामित्व वाले बेड़े वाहनों का उपयोग करने की अनुमति देते हैं। लेकिन, आपको आश्चर्य होगा कि कितनी कंपनियां इस व्यक्तिगत उपयोग का एहसास नहीं कर रही हैं कर्मचारी के लिए कर योग्य है इस कर योग्य लाभ के लिए प्रत्येक ड्राइवर पर शुल्क की गणना करने के लिए कंपनियों का भी एक अच्छा तरीका नहीं है।

बार-बार संगठन केवल अपने सारे ड्राइवरों में व्यक्तिगत उपयोग को कवर करने के लिए एक फ्लैट राशि का शुल्क लेते हैं, चाहे कितने व्यक्तिगत मील की दूरी पर वे ड्राइव करते हों यह व्यक्तिगत उपयोग के लिए बेड़े वाहनों का उपयोग करने वाले कर्मचारियों के लिए एक बड़ा मौद्रिक लाभ हो सकता है। लेकिन जो कर्मचारी बेड़े के वाहनों को व्यापार उपयोग के लिए सख्ती से संचालित करते हैं और काम की परिस्थितियों के बाहर निजी इस्तेमाल के लिए अपनी कार रखती हैं, वे अधिक से अधिक प्रभारित हो सकते हैं।

यदि कोई व्यवसाय सही ढंग से अपने कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति नहीं करता है तो क्या होगा?

व्यापार-संबंधित ड्राइविंग खर्चों के लिए अयोग्य रूप से प्रतिपूर्ति करने वाले श्रमिकों को हर साल कई कंपनियां हजारों डॉलर (मोटर्स द्वारा की गई गणना के अनुसार प्रत्येक वर्ष प्रति कर्मचारी $ 3, 000 डॉलर) खर्च करती हैं। हालांकि, यह

कुछ भी नहीं है वर्ग कार्रवाई मुकदमों की लागत की तुलना में हाल के वर्षों में, श्रमिकों ने अपने नियोक्ताओं को असमान प्रतिपूर्ति प्रथाओं की भरपाई के लिए $ 7 ​​मिलियन डॉलर तक सफलतापूर्वक मुकदमा दायर किया है। कैलिफ़ोर्निया के राज्य में, इन मुकदमें तेजी से नियम बन गए हैं, अपवाद नहीं, क्योंकि कैलिफोर्निया श्रमिक कोड खंड 2802 विशेष रूप से सख्त है। कैलिफ़ोर्निया कोड यह सुनिश्चित करता है कि

"किसी नियोक्ता अपने या अपने कर्मचारी को सभी आवश्यक व्यय या अपने कर्तव्यों के निर्वहन के सीधे परिणाम में कर्मचारी द्वारा किए गए नुकसान के लिए क्षतिपूर्ति करेगा। " यह सामान्यतः नियोक्ताओं द्वारा नौकरी पर इस्तेमाल किए गए उपकरणों या उपकरणों की लागत तक सीमित होने के रूप में व्याख्या की जाती है, लेकिन अब लाभ प्रतिपूर्ति के मामलों में अधिक से अधिक उपयोग किया जा रहा है (रेडियो झोंपड़ी और खिलौने" आर "हमारे उदाहरण)। बेड़े के कार्यक्रम भी अपने स्वयं के चुनौतियों के साथ आते हैं, जब ये वाहनों को निजी वाहनों के निजी इस्तेमाल के लिए ठीक से चार्ज करने की बात आती है। कंपनी के वाहनों का व्यक्तिगत उपयोग उचित रूप से प्रलेखित होना चाहिए और व्यक्तिगत उपयोग के लिए कर्मचारियों को वापस लेना चाहिए। अंडर-रिपोर्ट किए गए निजी लाभ कंपनियां महंगे आईआरएस ऑडिट के खतरे में डालती हैं और कंपनी को खोए गए चार्जबैक में खर्च कर सकते हैं।

कुछ ऐसे संसाधन क्या हैं जो मेरे व्यवसाय की सहायता कर सकते हैं?

आपका व्यवसाय उसी तकनीक का उपयोग कर सकता है जो अपने व्यावसायिक लाभ खर्चों को ट्रैक करने के लिए नए डिजिटल कार्यस्थल को सशक्त कर रहा है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

जीपीएस-सक्षम स्मार्ट डिवाइस

• कर्मचारी व्यवसाय यात्रा की जानकारी एकत्र और संग्रहीत करने के लिए मोबाइल ऐप
• कर्मचारी लाभ ट्रैकिंग स्वचालित करने के लिए और प्रत्येक कर्मचारी के सटीक व्यवसाय, यात्रा और व्यक्तिगत के लिए सही तरीके से खाता है मील की दूरी पर। सही मोबाइल एप्लिकेशन और सॉफ्टवेयर प्लेटफार्म के साथ, आप ड्राइवरों को उत्पादकता बढ़ाने, लागत कम करने और आईआरएस अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए मैन्युअल कार्यों को समाप्त कर सकते हैं - सभी ड्राइविंग व्यवहार और मोबाइल वर्कफ़ोर्स दक्षता में अंतर्दृष्टि प्राप्त करते समय।