सफल प्रोजेक्ट मैनेजर की 10 आदतों

क्यों कुछ परियोजना प्रबंधक हमेशा अपनी परियोजनाओं को समय पर, बजट पर और संतुष्ट ग्राहक और अन्य लोगों के साथ क्यों लाते हैं … अच्छा … क्या नहीं?

आपने स्टीफन कोवे की किताब, अत्यधिक प्रभावशाली लोगों की 7 आदतों के बारे में सुना है आज हम 10 की आदतों को देखते हैं जो अत्यधिक सफल प्रोजेक्ट मैनेजर्स को साझा करते हैं।

मैंने इन आदतों को प्रदर्शन मूल्यांकनों में और फिर से प्रोजेक्ट की समीक्षाओं में उल्लेख किया है जहां ग्राहक, टीम या प्रायोजक परियोजना प्रबंधक को प्रतिक्रिया दे रहे हैं।

हर बार सफलतापूर्वक उद्धार करने के लिए आपको 10 साल का अनुभव नहीं होना चाहिए। अपनी आदतों को बदलने और अपने कौशल को बढ़ाने से आप सफलतापूर्वक अपनी परियोजना की संभावना में सुधार कर सकते हैं (और अपने आप को काम पर कम तनावपूर्ण समय भी दे सकते हैं)

और कोई विशेष क्रम में (नंबर 10 के अलावा) चलो शुरू करो!

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1। सही टीम का उपयोग करना

सबसे प्रभावी और सफल प्रोजेक्ट मैनेजर अपनी टीम के सदस्यों की क्षमताओं को जानते हैं इसका मतलब यह है कि वे सही लोगों को सही काम आवंटित कर सकते हैं।

कार्य पर गलत संसाधन का उपयोग करने से इसे अधिक समय तक ले जाया जा सकता है या बुरी तरह से किया जा सकता है। यह वास्तव में आपके साथ काम करने वाले व्यक्तियों की शक्तियों और कमजोरियों को जानने में मदद करता है ताकि आप उन्हें कार्य के लिए प्रोजेक्ट कर सकें।

संसाधन प्रबंधन आपके समय को भी बचा सकता है।

2। परियोजना के मुद्दों का प्रबंध करना

सभी परियोजनाओं को समय-समय पर समस्याएं आती हैं सफल प्रोजेक्ट मैनेजर उसे चिंता नहीं करते हैं।

वे समस्या प्रबंधन के लिए प्रक्रियाओं को जानते हैं और समस्याओं का सामना करने के लिए भी उतना ही अच्छा है जैसे वे पैदा होते हैं।

आप ऐसा भी कर सकते हैं एक बार जब आप एक परियोजना के मुद्दे का आकलन कैसे करते हैं, तो आपको यह पता चल जाएगा कि समस्या प्रबंधन आपके साप्ताहिक दिनचर्या में शामिल करने के लिए एक आसान आदत है। प्रत्येक सप्ताह अपने मुद्दे के माध्यम से जाने के लिए कुछ समय एक तरफ रखें और आपको जल्द ही पता चल जाएगा कि समस्या प्रबंधन के शीर्ष पर रहने के लिए यह आसान काम है

3। परिवर्तनों से मुकाबला करना

परियोजनाएं चीजों को बदलने के लिए डिज़ाइन की गई हैं, लेकिन इस प्रकार का परिवर्तन अन्य लोगों के साथ हो रहा है! प्रोजेक्ट टीम में स्पष्ट रूप से लक्षित लक्ष्य का विस्तृत प्रबंधन करना, विस्तृत प्रोजेक्ट शेड्यूल परेशान करना और नया काम बनाना और प्रलेखन अपडेट का पूरा ढेर बनाना कठिन है।

सफल प्रोजेक्ट मैनेजर्स में एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया होती है जो उनका पालन करती है। परिभाषित चरणों के बाद किसी भी कार्रवाई को आदत में बदलना आसान बनाता है क्योंकि यह संरचित और दोहरावदार है

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया इस तरह दिखती है:

• परिवर्तन के बारे में जानकारी प्राप्त करें
• परिवर्तन का आकलन करें
• यह निर्धारित करें कि परिवर्तन करने के लिए कितना काम होगा
• इस बारे में सिफारिश तैयार करें कि क्या यह मूल्य है आगे जा रहा है

फिर आप अपने प्रायोजक से निर्णय लेते हैं कि क्या आपको परिवर्तन शामिल करना चाहिए या नहीं।

नोट: आप कुछ छोटे परिवर्तन स्वयं को तब तक स्वीकार कर सकते हैं जब तक वे आपके प्रेषण और प्राधिकारी स्तरों में हैं

सफल प्रोजेक्ट मैनेजरों को पता है कि परिवर्तनों से मुकाबला करने का काम का हिस्सा है और उनके पास उठने की योजना है और जब वे उठते हैं।

4। परियोजना लागत का प्रबंध करना

यह अत्यधिक संभावना है कि आपकी परियोजना लागतें जुटा रही है, भले ही आपके पास बटुए तारों पर पूरा नियंत्रण न हो। अपने नियंत्रण में वित्तीय तत्वों को प्रबंधित करने में सक्षम होने के लिए एक आदत होनी चाहिए, क्योंकि अगर आप नियमित रूप से इसे नियमित रूप से नहीं देखते हैं और नियमित रूप से आपको लगता है कि नौकरी इतनी बड़ी हो जाती है कि अच्छी तरह से करना असंभव है।

बढ़िया प्रोजेक्ट मैनेजर चालान, उद्धरण और अनुमानों के लिए काम करने वाली फाइलिंग सिस्टम के साथ खर्चों के ऊपर बने रहते हैं। अपने बजट सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की आदतें पाएं (भले ही वह सिर्फ एक स्प्रेडशीट है)

आप अपनी परियोजना लागतों को तब तक प्रबंधित नहीं कर सकते हैं जब तक आपके पास कोई योजना नहीं है जो आप खर्च करने जा रहे हैं एक परियोजना बजट बनाने के बारे में इसे पढ़ें ताकि आप आरंभ कर सकें।

5। Teambuilding

प्रोजेक्ट टीम सबसे अधिक संभावना आपके लिए काम नहीं करेगी, इसलिए सफल प्रोजेक्ट मैनेजर्स की आदत का हिस्सा क्यों है?

ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको उन्हें प्रभावी रूप से एक साथ काम करने की आवश्यकता है और आपको उन परियोजनाओं में शामिल व्यक्तियों की ज़रूरत है ताकि वे एक दूसरे पर भरोसा कर सकें। आप टीम का निर्माण कर लेते हैं।

उन स्थितियों के लिए देखें जहां आपकी टीम अलग हो रही है धमकाने वाला व्यवहार, विशेष रूप से, अस्वीकार्य है

पता लगाएँ कि प्रोजेक्ट मैनेजर बदमाशी के बारे में क्या कर सकते हैं

6। समझना प्रक्रियाएं

अत्यधिक सफल प्रोजेक्ट मैनेजर्स की छठी आदत यह है कि वे अपने नियंत्रण के क्षेत्र में मौजूद प्रक्रियाओं को समझते हैं।

इसका अर्थ है कि वे जानते हैं कि किस प्रकार कार्य प्रक्रियाओं का पालन किया जाना चाहिए। वे समय बर्बाद नहीं करते हैं कि वे व्यवसाय के मामले को कैसे लिख सकते हैं, क्योंकि वे जानते हैं कि इसके लिए एक प्रक्रिया है और वे कदमों का पालन कर सकते हैं।

यह कहने के बाद, सबसे सफल प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोसेस करने के लिए एक गुलाम नहीं हैं। वे जानते हैं कि सही काम करने के लिए प्रक्रिया का पालन करना है। वे जानते हैं कि सभी के लिए कार्य को आसान बनाने के लिए थोड़ा बेहतर करने के लिए जब बेहतर होता है इसका एक उदाहरण प्रक्रियाओं को तदनुसार सिलाई करके एक छोटी परियोजना से नौकरशाही को निकालना होगा।

7। अनुसूची अद्यतन करना

परियोजना के कार्यक्रम को मौका नहीं छोड़ा जाना चाहिए और सबसे सफल प्रोजेक्ट मैनेजर इसे नियमित रूप से सटीकता के लिए अपने कार्यक्रम की जांच करने और उन्हें अपडेट करने की आदत करेंगे।

अपनी परियोजना की प्रगति को ट्रैक करने के लिए बहुत सारे तरीके हैं लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप ऐसा करते हैं! यदि आप इस आदत को अपना बनाने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, तो अपनी डायरी में अपनी एक छोटी बैठक और सप्ताह में एक बार अपने कार्यक्रम के साथ बुक करें। प्रत्येक सप्ताह एक ही समय का प्रयोग करें और समीक्षा करें कि आप कहां और कहां हैं आवश्यक संशोधन करें, टीम को बताएं और परियोजना के साथ आगे बढ़ें।

ध्यान दें: यदि आपकी शेड्यूल में परिवर्तन परियोजना के लिए समाप्ति तिथि या प्रमुख मील के पत्तों की डिलीवरी की तारीख पर प्रभाव पड़ता है तो अपने प्रायोजक से बात करेंऔपचारिक अनुमोदन प्रक्रिया के बिना आपको अपने बेसिलिल्ड प्लान के बुनियादी सिद्धांतों को बदलना चाहिए।

8। प्रोजेक्ट रिस्क का प्रबंध करना

अपने जोखिम रजिस्टर में क्या शामिल है यह जानना एक चीज है, लेकिन इसे नियमित रूप से समीक्षा करने और उठाए गए जोखिमों पर कार्य करना कुछ अलग है।

जोखिमों की पहचान करने के लिए अपनी प्रोजेक्ट की शुरुआत का उपयोग करने के लिए पर्याप्त नहीं है और फिर उनके बारे में फिर से सोचें जोखिम प्रबंधन को आपकी प्रोजेक्ट की आदतों का हिस्सा होना चाहिए क्योंकि बिना आपको यह पता चल जाएगा कि जोखिम में समस्याएं आती हैं और आपके लिए समस्याएं पैदा होती हैं।

यह एक ऐसा क्षेत्र है जहां मानक प्रक्रियाओं और जोखिम की समीक्षा करने के लिए एक नियमित स्लॉट बुकिंग करना मदद कर सकती है। आप इसे अपनी टीम मीटिंग्स के भाग के रूप में शामिल कर सकते हैं टीम के साथ अपने जोखिमों की समीक्षा करने की आदत बनाओ, उन सभी को बंद करें जो अब उन लोगों के लिए खतरे और योजना की कार्रवाई नहीं कर रहे हैं जिन्हें आप कम करना चाहते हैं।

9। ट्रैकिंग समय

परियोजना प्रबंधकों को प्रोजेक्ट टाइम मैनेजमेंट के बारे में बहुत कुछ पता है, लेकिन यह शेड्यूलिंग और नियोजन के क्षेत्र में है। हम इसके बारे में क्या बात कर रहे हैं, यह समय अधिक नियमित, दैनिक आधार पर ट्रैकिंग है। हम टाइम्सशीट्स के बारे में बात कर रहे हैं

परियोजना टीम अक्सर टाइम्सशीट्स का उपयोग करने के लिए उत्सुक नहीं होती हैं यदि वे पहले नहीं किया है कई प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर टूल्स के पास उत्पाद में निहित ट्रैकिंग है। यह एक टीम के रूप में स्विच करने के लिए समय-समय पर स्विच करना आसान बनाता है।

आप अपनी टीम के समय को ट्रैक करते हैं या नहीं (जो अनुशंसित है) यह महत्वपूर्ण है कि आप जानते हैं कि आपका दिन एक दिन में कहां जाता है। आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि क्या आप शीर्ष प्राथमिकता वाले परियोजना कार्यों पर समय व्यतीत कर रहे हैं। आप सोच सकते हैं कि आप हैं, लेकिन क्या आप वास्तव में हैं? टाइम्सशीट्स या किसी फॉर्म के समय की रिकॉर्डिंग में मदद मिलेगी, भले ही यह नोटपैड पर केवल एक घंटे का लॉग हो।

10। व्यापार में बदलाव

अंत में, आदत जो प्रोजेक्ट मैनेजर्स को सबसे अधिक सफल बनाती है, उनके व्यवसाय परिणामों के लिए परियोजना आउटपुट समतुल्य करने की क्षमता है। आपकी परियोजना कंपनी के लिए कुछ अद्भुत हासिल करने के लिए डिजाइन किया गया था, और आपने यह किया है। महान।

लेकिन अगर उपयोगकर्ता आपके उत्पाद का उपयोग नहीं करते हैं या सॉफ़्टवेयर जल्दी से पुराना हो जाता है या ग्राहकों को आप के रूप में आश्चर्यचकित नहीं किया जाता है … तो आपकी परियोजना समय की बर्बादी हो रही है

सबसे सफल प्रोजेक्ट टीम यह सुनिश्चित करती है कि उन्हें पता होना चाहिए कि वे किस व्यवसाय के लिए लक्ष्य कर रहे हैं। वे ऐसे समाधान का निर्माण करते हैं जो एक स्थायी फैशन में व्यापार परिवर्तन को बचाता है। जब परियोजना समाप्त हो जाती है पूरी तरह से उपयोग किया जाता है और ग्राहक द्वारा पूरी तरह से अपनाया जाता है तो वे क्या प्रदान करते हैं। यह एक सफलता है क्योंकि यह शुरुआत से सफलता प्राप्त करने के लिए बनाया गया है।

व्यावसायिक उद्देश्यों को समझना किसी भी प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए महत्वपूर्ण मानदंड है जो ग्राहकों और हितधारकों पर असर डालना चाहता है। यदि आप यह दिखा सकते हैं कि आपने मूल्य का कुछ दिया है, तो आपके द्वारा उस प्रभाव को प्रदर्शित करना आसान है और आपके द्वारा कंपनी को लाना जरूरी है।

इसे अपने हितधारकों से पूछना है कि वे किस व्यवसाय के मूल्य की उम्मीद कर रहे हैं और वे किस तरह का उपयोग करना चाहते हैं, यह आपकी प्रोजेक्ट उनके लिए वितरित कर रहा है।उनसे बात करें कि वे सफलता कैसे परिभाषित करते हैं आप प्रत्येक प्रोजेक्ट की शुरुआत में इसे पुनरावर्तक प्रक्रिया में बना सकते हैं

सफलता के लिए कितनी आदतें हैं?

सूची को पढ़ने के बाद, इनमें से कितनी आदतें आपके पास पहले से हैं? संभवतः यहां पर ऐसी चीजें हैं जो आप आज और दूसरों को करते हैं, जिन्हें आप जानते हैं कि आपको नियमित रूप से करने के लिए अधिक प्रयास करना चाहिए। अच्छी खबर यह है कि यदि आप ऐसा करने के लिए प्रतिबद्ध हैं तो एक नई आदत बनाना अपेक्षाकृत आसान है। जल्द ही ये चीजें दूसरी प्रकृति होगी और आप अपनी कंपनी के सबसे सफल प्रोजेक्ट मैनेजरों में से एक होने के रास्ते पर अच्छी तरह से रहेंगे।

आप कौन सा काम शुरू करने जा रहे हैं और आपकी साप्ताहिक दिनचर्या में निर्माण कर रहे हैं?

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मैं पढ़ने की सिफारिश करता हूँ आदत की शक्ति चार्ल्स डुहग द्वारा