7 ईमेल प्रबंधन युक्तियाँ तेजी से उत्पादकता बढ़ाने के लिए

छोटे व्यापार मालिकों के लिए सबसे आम चुनौतियों में से एक यह है कि पर्याप्त समय की तरह कभी नहीं लगता है में पूरा करने की आवश्यकता को संतुलित करना है। हम अक्सर बार-अनुसूचित गुच्छा हैं, और हम में से अधिक समय कुछ अतिरिक्त समय से लाभान्वित हो सकते हैं, या कम समय में हमारे उत्पाद के कम से कम उत्पादक उपयोग हो सकते हैं।

जब समय प्रबंधन की बात आती है, तो पता लगाना कि समय का उपयोग कैसे अधिक उत्पादित करना अक्सर एक चुनौती है ईमेल प्रबंधन शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह है; यह एक ऐसा क्षेत्र है जो कई छोटे व्यापार मालिकों के लिए समय-हत्यारों की सूची में सबसे ऊपर है।

क्योंकि ईमेल संचार का एक निरंतर रूप है, और आने वाले प्रवाह पर हमारे पास पूर्ण नियंत्रण नहीं है, हमें अपनी उत्पादकता में सुधार लाने के लिए काम करना होगा कि हम कैसे प्राप्त करते हैं, व्यवस्थित करते हैं, जवाब देते हैं और यहां तक ​​कि ईमेल के बारे में सोचें नीचे दी गई युक्तियां आपको अपने ईमेल को ऐसे तरीके से प्रबंधित करने के लिए एक प्रणाली बनाने में मदद करेगी जो उस पर खाने के बजाय उत्पादकता का समर्थन करती हैं

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1। सूचनाएं बंद करो।

ईमेल दिन और रात के हर समय में आना पड़ता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप नियंत्रण रखें कि आने वाले संदेशों का प्रवाह आपके दिन में कैसे फिट होता है। अपने कंप्यूटर और स्मार्टफ़ोन दोनों पर नए संदेश अधिसूचना बंद करें, अपने अनुसूची में निरंतर विकर्षण और अवरोधों को रोकने के लिए, और आपके लिए सुविधाजनक होने पर मेल की जांच करें।

2। अपने इनबॉक्स का उपयोग कैसे करें

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जब आपके ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने की बात आती है तो कई अलग-अलग दर्शन होते हैं आप अपने इनबॉक्स को कैचॉलल के रूप में उपयोग कर सकते हैं, केवल उच्च प्राथमिकता वाले संदेशों को सीमित कर सकते हैं, या इसे कार्यशील सूची बना सकते हैं।

कुंजी आपके इनबॉक्स के लिए एक उद्देश्य चुनना है और इसके साथ छड़ी करना है

3। ईमेल श्वेतसूची और ब्लैकलिस्ट बनाएं

अधिकांश ईमेल क्लाइंट और ईमेल प्रदाता उपयोगकर्ताओं को सुरक्षित पते की सूचियां बनाने के लिए उन संदेशों को प्राप्त करने की अनुमति देते हैं, जबकि ब्लैकलिस्टिंग या अवरुद्ध करते हैं, जो आप स्पैम पते को देखते हैं अपने इनकमिंग ईमेल को साफ रखने के लिए अक्सर इन सूचियों को अपडेट करने के लिए समय लें

4। एक टाइमर और बैच प्रक्रिया सेट करें

कुछ छोटे व्यवसाय मालिकों को ईमेल के लिए अपने दिन में समय की जेब होने से फायदा होता है अगर यह आपके लिए काम करता है, तो दिन के दौरान संदेशों पर प्रतिक्रिया देने के लिए, कार्य सूची को अपनी कार्य सूची में ले जाने, कबाड़ को हटा दें और एक दूसरे के ध्यान की जरूरत है कि आपके ध्यान को अगले समय के लिए क्या चाहिए।

5। प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए नियमों का उपयोग करें

ई-मेल प्रबंधन प्रक्रिया को और भी सरल बनाने के लिए, अपने ईमेल क्लाइंट में नियमों का उपयोग करें, जो आपके संदेशों को सॉर्ट, फ्लैग, स्थानांतरित और व्यवस्थित करें। हालांकि, नियम बनाने के लिए कुछ समय लगेगा, जिस तरह से आप ई-मेल का उपयोग करते हैं, उसी तरह समर्थन करते हैं, एक बार आपने उन्हें बनाया है, तो आप अपने ईमेल प्रोसेसिंग समय के महत्वपूर्ण हिस्से में कटौती कर सकते हैं।

6। अपने स्मार्टफोन से सिर शुरू करें

कई छोटे व्यवसाय मालिकों के पास स्मार्टफ़ोन होते हैं, ताकि वे कार्यालय से बाहर होने के बावजूद वे संपर्क में रहें और काम के शीर्ष पर बने रहें।यदि आप अक्सर अपने मोबाइल डिवाइस पर ईमेल की जांच करते हैं, तो आप मोबाइल होने पर संदेशों को पढ़ने और शुरू करने के द्वारा एक महत्वपूर्ण राशि बचा सकते हैं यहां तक ​​कि अगर आप इसे जंक और संदेशों को सहेजने की ज़रूरत नहीं छोड़ने की आदत डालते हैं, तो आप कार्यालय में वापस आने के बाद सुव्यवस्थित इनबॉक्स होने से लाभ उठा सकते हैं।

7। अगर आप इसे नहीं पढ़ते हैं, तो सदस्यता रद्द करें!

ईमेल न्यूज़लेटर्स और अन्य ईमेल विपणन संदेश ग्राहकों, सहकर्मियों, सहयोगियों और अन्य व्यवसायों से जुड़े रहने का एक शानदार तरीका हो सकता है, जिनकी आप रुचि रखते हैं, लेकिन ये संदेश जल्दी से ढेर हो सकते हैं

अगर आपने कई मुद्दों पर एक विशेष पुनरावर्ती मेलिंग नहीं पढ़ी है, तो अपनी सदस्यता रोक दीजिए। ईमेल न्यूज़लेटर्स और अन्य स्वचालित संदेशों को केवल उन लोगों को सीमित करना जो आप नियमित रूप से पढ़ते हैं, आपके इनबॉक्स में थोक को कम करने का एक आसान तरीका हो सकता है

अपने छोटे व्यवसाय में अधिक उत्पादक बनने में सहायता के लिए और भी अधिक उपकरण के लिए, 101 उत्पादकता ऐप्स की इस सूची का पता लगाएं।