कैसे सही घटना का स्थान ढूंढना

सर्वोत्तम घटना स्थान या स्थल का निर्णय करना आपके कार्यक्रम की संपूर्ण सफलता के लिए महत्वपूर्ण है जहां स्थल की योजना बनाते समय समय लगता है, उसे भारी महसूस नहीं करना पड़ता है बहुत से, पेशेवर घटना नियोजक और शौकीनों के लिए, यह वास्तव में एक मजेदार चुनौती हो सकती है

यह मानते हुए कि आपने पहले से ही जिस तरह की घटना की योजना बनाई है और उसके उद्देश्य की पहचान कर ली है, वहां कई अन्य कारकों पर विचार किया जाना चाहिए क्योंकि आप स्थल को चुनने की प्रक्रिया शुरू करते हैं।

निम्न इस रोडमैप आपको सही इवेंट स्पेस चुनने में कदमों के माध्यम से मार्गदर्शन करने में मदद करेगा।

अपने लक्षित श्रोताओ को पहचानें और अपनी अतिथि सूची पता करें

जब एक घटना के लिए स्थल नियोजन की जगह बनती है, तो आपको पता होना चाहिए कि सबसे महत्वपूर्ण जानकारी में से एक यह है कि आपके अतिथि कौन होंगे और आप कितने लोगों की उपस्थिति की उम्मीद करते हैं जबकि घटना का प्रकार निश्चित रूप से स्थल पसंद को सूचित करेगा, जबकि एक घटना स्थान के लिए सबसे बड़ा सीमित कारकों में से एक इसकी क्षमता है सुनिश्चित करें कि आप मेहमानों की संख्या का कम से कम एक सटीक अनुमान (यह एक सीमा हो सकती है) जानते हैं क्योंकि यह आपके स्थल विकल्पों को तुरंत बढ़ा देगा। आपको अपने दर्शकों को भी विचार करना चाहिए सुनिश्चित करें कि स्थल न केवल घटना को दर्शाता है लेकिन मेहमानों के स्वाद और उम्मीदें

इवेंट तिथियां पहचानें

अपना कैलेंडर जांचें क्योंकि समय आपके पसंद के स्थान सहित कई निर्णयों को प्रभावित करेगा। अपनी अतिथि सूची के बाद, आपके ईवेंट की तारीख अगली सीमित कारक होगी।

आप किस प्रकार की घटनाओं की योजना बना रहे हैं इसके आधार पर, आपको मिल सकता है कि आपको या तो अपने ईवेंट की तारीख के साथ लचीला होना चाहिए, जिस स्थान पर आप चाहते हैं या आपको अपनी जगह के विकल्प के साथ लचीले होना चाहिए ताकि तिथि प्राप्त हो सके तुम्हें चाहिए। आपको यह जानना चाहिए कि आप या ग्राहक कहाँ लचीले हैं

इस पर विचार करने के लिए कुछ प्रश्न हैं:

• अपने मेहमान अपने कार्यक्रमों के आधार पर उपस्थित होने के लिए सबसे अधिक संभावना कब हैं?
• उन स्थानों के लिए कौन से स्थान उचित और उपलब्ध स्थान हैं?
• आपकी प्रबंधन टीम के आयोजन के लिए सबसे अच्छा समय कब है?

अपने बजट की गणना करें

एक ओपन एंडेड बजट के साथ, कोई भी एक महान घटना की योजना बना सकता है और स्थल विकल्प का एक अनन्त चयन कर सकता है। लेकिन संभावना से अधिक, आपके वित्तीय संसाधन सीमित हैं और आपको अपनी वित्तीय सीमाओं की शुरुआत से अवगत होना चाहिए - भले ही आपका इवेंट बजट एक गेंदपेर्क आकलन या सीमा के बराबर हो। एक घटना योजनाकार हमेशा उचित बजट के भीतर एक महान घटना की योजना बना सकता है।

• क्या जगहें अंतरिक्ष, तकनीकी और खानपान के खर्चों के लिए आपके बजट मानकों में आती हैं?
• क्या आपने सेवाओं के लिए अनुकूल दर पर बातचीत की है और आपकी भूमिका के मूल्य का प्रदर्शन किया है?
• क्या आपने अपने बजट में लचीलेपन की अनुमति दी है, यदि लाइन आइटम की लागत योजना से अधिक हो?

अलग स्थानों का विस्तार करें

अतिथि सूची संख्याएं और संभव ईवेंट तिथियां संकुचित हो जाने के बाद, उन स्थानों की पहचान करना महत्वपूर्ण है जहां कार्यक्रम आयोजित किया जा सकता है। होटल और घटना या सम्मेलन केंद्र कॉर्पोरेट घटनाओं और शादी के रिसेप्शन के लिए सबसे लोकप्रिय घटना स्थान हैं, लेकिन वे एकमात्र विकल्प नहीं हैं

यह आपकी सोच में रचनात्मक होने का समय है निम्नलिखित पर विचार करें:

• आपकी मीटिंग के विषय के आधार पर, कौन से तीन बेहतरीन स्थान दिये गये हैं?
• आपका मेहमान इस बैठक में भाग लेने के लिए कहां पसंद करेंगे?
• आपके मेहमानों के लिए सबसे अधिक सुविधाजनक क्या होगा?
• होटल के अलावा, क्या अप्रत्याशित स्थान आरएसवीपी दर में वृद्धि कर सकते हैं?

इवेंट स्पेस का सही प्रकार ढूंढें

जिस स्थान पर आप चुनते हैं, उस घटना के प्रकार के लिए एक उपयुक्त जगह होनी चाहिए जिसे आप योजना बना रहे हैं। क्या आपके ईवेंट में डांस फ्लोर की आवश्यकता होगी? क्या आपको एक पीए सिस्टम की ज़रूरत है? एक स्पीकर के मंच या एक प्रोजेक्टर स्क्रीन के बारे में क्या है? आपको किस तरह की टेबल सेटअप की ज़रूरत है? इन प्रकार के सवालों पर विचार करने के अतिरिक्त, यहां कुछ शीर्ष स्थल नियोजन प्रश्न हैं जो अपने आप से पूछने के लिए हैं:

• क्या आयोजन स्थल आपके कार्यक्रम या घटना के विशेष मानदंडों को पूरा करता है?
• क्या स्थल आपके उत्पादन, मनोरंजन, ए / वी, ध्वनि और अन्य तकनीकी आवश्यकताओं को समायोजित कर सकता है?
• क्या सुविधा की स्थिति आपके संगठन के उच्च मानकों को दर्शाती है?

स्थान सेवाओं और प्रतिबंधों पर विचार करें घटना स्थल का सही प्रकार खोजने के अलावा, आप स्थल से की जाने वाली अन्य सेवाओं के प्रकार की जांच कर सकते हैं और अपने कार्यक्रम के लिए अपने मूल्य का फैसला कर सकते हैं। कुछ स्थानों में एक पसंदीदा वेंडर सूची भी होगी जिसमें से आप अन्य सेवाओं के लिए विक्रेताओं या आपूर्तिकर्ताओं को खोजने के लिए काम करना चाहिए। अन्य जगहों पर घटनाओं पर सजावट या अन्य पहलुओं पर प्रतिबंध है पूछने के लिए कुछ प्रश्न शामिल हैं:

क्या यह स्थल पार्किंग का अच्छा विकल्प या सेवक प्रदान करता है?

• क्या यह स्थल सुरक्षा प्रदान करता है?
• क्या यह स्थल खानपान, फूलों की व्यवस्था, सनी और टेबल किराये आदि जैसी अतिरिक्त सेवाएं प्रदान करता है?
• क्या इस स्थल के पास एक सेटअप और चालक दल साफ है?
• क्या यह स्थान आपको अन्य विक्रेताओं के साथ काम करने के लिए प्रतिबंधित करता है?
• क्या इस स्थल में खाना और पेय कम से कम है?
• स्थान की प्रतिष्ठा पर विचार करें सेवा के लिए एक स्थल की प्रतिष्ठा महत्वपूर्ण है। यह अक्सर एक अच्छी घटना रखने और एक महान घटना का निर्माण करने में अंतर है। जिस तरह से एक स्थल उसकी सुविधाओं, कर्मचारियों और ग्राहकों को प्रबंधित करता है, उन्हें हमेशा याद किया जाएगा। स्थल के प्रतिष्ठा मूल्य के लिए समझ पाने के लिए, इन सवालों पर विचार करें:

सम्मेलन प्रबंधक, खानपान प्रबंधक, या कार्यकारी शेफ का कार्यकाल क्या है?

क्या प्रबंधन आपको वीआईपी क्लाइंट या एक से अधिक कार्यक्रमों की तरह व्यवहार करेगा?

• आप कितने लचीलेपन का विस्तार करना चाहते हैं?
• क्या उनके पास प्रशंसापत्र या समीक्षा उपलब्ध हैं?
• क्या स्थल आपके जैसी घटनाओं से तस्वीरें पेश करता है?
• किसी स्थान की यात्रा का समय निर्धारित करें
• जब तक रसद और समय पूरी तरह से इसे रोका नहीं जाए, हर ईवेंट योजनाकार को किसी भी स्थल के अनुबंध से पहले एक साइट निरीक्षण करना चाहिए।चित्र बेहद उपयोगी हो सकते हैं, लेकिन कई पहलु हैं जो केवल व्यक्ति में मूल्यांकन किए जा सकते हैं। पार्किंग के प्रवेश द्वार तक और स्नान के क्षेत्र में घटना के स्थान पर सब कुछ सहित स्थल के दौरे के लिए पूछें। आपको खुशी होगी कि आपने किया था!

ग्राहक वरीयताओं को शामिल करना

दिन के अंत में, घटना नियोजक को अपने स्थल की सिफारिशों को अपने ग्राहक को प्रस्तुत करना चाहिए (चाहे वह कंपनी के अधिकारी या प्रबंधन या बाहरी क्लाइंट जैसे आंतरिक ग्राहक हो) और अनुमोदन प्राप्त करें स्थल नियोजन चरण के दौरान क्लाइंट के संबंध में अपने आप से पूछने का एकमात्र सवाल क्या ग्राहक मेरी सिफारिशों को स्वीकार करेगा? कुछ विश्वास के साथ उस प्रश्न का उत्तर देने में सक्षम होने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप ग्राहक की उम्मीदों और प्राथमिकताओं को शुरुआत से समझें।