क्या एक कर्मचारी कार्मिक फाइल में संबंधित है?

कर्मचारी कर्मचारी फ़ाइल मुख्य कर्मचारी फाइल है जिसमें रोजगार के आवेदन से रोजगार के संबंध का इतिहास बाहर निकलने के साक्षात्कार और रोजगार समाप्ति दस्तावेज के माध्यम से होता है। केवल मानव संसाधन कर्मचारी और कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक और प्रबंधक को कर्मचारी कर्मियों की फाइल में जानकारी प्राप्त हो सकती है, और यह मानव संसाधन कार्यालय को कभी नहीं छोड़ता है।

कर्मचारी कर्मियों की फाइल आम तौर पर लॉक किए गए, फायर प्रूफ फाइल कैबिनेट में लॉक किए गए स्थान में संग्रहीत होती है जो मानव संसाधन स्टाफ के लिए सुलभ है।

कर्मियों की फाइल में कर्मचारी की जानकारी की गोपनीयता सर्वोच्च महत्व का है

सभी कम्पनी द्वारा रखी गई कर्मचारी फाइलों में, कर्मचारी कर्मचारी फाइल को नियोक्ता, पर्यवेक्षक, या मानव संसाधन स्टाफ द्वारा जानकारी के लिए दिन-प्रतिदिन सबसे ज्यादा उपयोग किया जाता है

कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल सामग्री के बारे में विचार

कर्मचारी कर्मियों की फाइल में कोई दस्तावेज दाखिल करते समय विचार करने के लिए बुनियादी सिद्धांत और प्रश्न ये हैं।

• यदि नियोक्ता पर मुकदमा दायर किया गया था तो नियोक्ता को एक विशेष दस्तावेज की ज़रूरत है, ताकि वह फैसला उचित ठहरा सके? नियोक्ता को कानून की अदालत में दस्तावेज़ की आवश्यकता होगी?
• कर्मचारी क्या जानता है और समझता है कि दस्तावेज अपने कर्मियों को फाइल में दाखिल किया जाएगा? ज्यादातर मामलों में, नियोक्ता को दस्तावेज पर हस्ताक्षर करने के लिए कर्मचारी को दस्तावेज पर हस्ताक्षर करना चाहिए, न कि दस्तावेज़ की सामग्री के साथ समझौता करने के लिए, बल्कि यह स्वीकार करने के लिए कि वे जानते हैं और दस्तावेज़ पढ़ चुके हैं
• कर्मचारी के बारे में कोई आश्चर्य, राय या निजी नोट्स को कभी भी कर्मचारी कर्मचारी फाइल में रखा जाना चाहिए। सिर्फ तथ्यों, कोई सट्टा विचार नहीं, एक कर्मचारी कर्मियों फ़ाइल में हैं।

किसी कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल की सामग्री

दस्तावेज़ीकरण के बारे में सिफारिशें निम्नलिखित हैं कि नियोक्ता को कर्मचारी कर्मचारी फाइल में रखना चाहिए।

रोजगार का इतिहास

• नौकरी का आवेदन
• फिर से शुरू करें
• कवर पत्र फिर से शुरू करें
• शिक्षा सत्यापन
• रोजगार सत्यापन
• अस्वीकृति पत्र
• स्थिति नौकरी विवरण
• नौकरी विश्लेषण रिकॉर्ड
• नौकरी की पेशकश पत्र या रोजगार अनुबंध
• रोजगार एजेंसी या अस्थायी एजेंसी समझौते, यदि उपयोग किया जाता है तो
• आपातकालीन संपर्क जानकारी
• कर्मचारी पुस्तिका की पावती फॉर्म में कर्मचारी पुस्तिका की रसीद दिखाते हुए
• किसी भी स्थानांतरण अनुबंध और दस्तावेज़ीकरण
• कर्मचारी और नियोक्ता के बीच किसी भी अनुबंध, लिखित समझौते, रसीद या स्वीकृति (जैसे कि गैर-समझौता करार, रोजगार अनुबंध, या किसी कंपनी द्वारा प्रदत्त कार से संबंधित समझौते) , उदाहरण के लिए
• रोजगार के आधिकारिक रूपों सहित जीवन: स्थानांतरण, पदोन्नति, आंतरिक नौकरी के लिए आवेदन, और आगे
• रोजगार से संबंधित कोई अन्य दस्तावेज

कर्मचारी प्रदर्शन विकास और इम्प्रोव एमेंट

• किसी भी प्रदर्शन मूल्यांकन या कर्मचारी विकास योजनाओं की प्रतियां
• कर्मचारी स्वयं आकलन
• किसी भी औपचारिक परामर्श सत्र से रिकॉर्ड
• उपस्थिति या टर्डनेस पर नोट्स
• प्रदर्शन सुधार योजना दस्तावेज़ीकरण
• अनुशासनात्मक कार्रवाई
• कर्मचारियों की मान्यता जैसे प्रमाण पत्र, मान्यता पत्र, आदि आगे
• कर्मचारी औपचारिक सुझाव और सिफारिशें, संगठन प्रतिक्रियाएं
• प्रशिक्षण रिकॉर्ड
• प्रशिक्षण के लिए अनुरोध
• प्रतियोगी मूल्यांकन> प्रशिक्षण वर्ग या सत्र की सूचनाएं या अनुसूची
• मूल्यांकन की आवश्यकता पर हस्ताक्षर किए
• प्रशिक्षण व्यय रिपोर्ट
• ग्राहकों या सहकर्मियों से शिकायतें
• रोजगार समाप्ति रिकॉर्ड्स

कर्मचारी इस्तीफा पत्र

• साक्षात्कार दस्तावेज़ीकरण से बाहर निकलें
• कोबरा अधिसूचना
• रोजगार समाप्त होने वाली चेकलिस्ट
• कर्मचारी के रोजगार के सभी पहलुओं जैसे अंतिम पेचेक, छुट्टी का भुगतान, कंपनी की संपत्ति की वापसी, और आगे के रूप में अंतिम लेखा।
• कार्मिकों से संबंधित अतिरिक्त दस्तावेज उपलब्ध हैं।

कार्मिक फ़ाइल का अवलोकन

• कार्मिक फ़ाइल पहुंच नीति
• क्या नियोक्ता कर्मचारियों के रिकॉर्ड में नहीं रहना चाहिए