एक कर्मचारी वेतन फाइल में क्या है?

कर्मचारी पेरोल फ़ाइल कर्मचारी की पेचेक के साथ जो कुछ भी करना है उसके लिए रिपॉजिटरी है पेरोल फ़ाइल बनाने का मुख्य कारण कर्मी फ़ाइल में स्थित बाकी की गोपनीय जानकारी तक पहुंच सीमित करना है।

पेरोल फ़ाइल कर्मचारी को गोपनीय जानकारी तक पहुंच के बिना कर्मचारी का भुगतान करने के लिए लेखांकन कर्मचारियों को सक्षम बनाता है लेखांकन कर्मचारी पेरोल रिकॉर्ड रख सकते हैं जहां कर्मचारी को भुगतान करने के लिए यह समझ में आता है।

ऐसे उदाहरणों में जहां पेरोल और अकाउंटिंग आउटसोर्स की जाती है, यह कर्मचारी के पेरोल रिकॉर्ड के लिए एक और भी अधिक अनुशंसित अभ्यास है।

पेरोल फाइल गोपनीय कर्मचारी की जानकारी के लिए पहुंच की सीमा है। कर्मचारी वेतन फाइल अकाउंटिंग और वित्त कर्मचारियों को एक काम के स्थान पर कर्मचारी को भुगतान करने के लिए आवश्यक जानकारी के लिए सक्षम बनाता है। स्थान किसी भी अन्य कर्मचारियों तक सुरक्षित और आउट-ऑफ होना चाहिए।

आपको लेखांकन कर्मचारियों को प्रभावित करने की आवश्यकता है कि पेरोल फाइलों की जानकारी गोपनीय है और एचआर स्टाफ से अनुमति और साइनऑफ़ के बिना साझा नहीं की जानी चाहिए न ही कर्मचारियों का लेखा-जोखा होना चाहिए कर्मचारियों के बारे में किसी भी जानकारी, पदोन्नति, बोनस, और किसी भी अन्य जानकारी जो कर्मचारियों के बारे में गोपनीय है, के बारे में बताती है।

मानव संसाधन को कर्मचारी वेतन फाइलों के लिए लेखांकन की पहुंच पर नजर रखने की आवश्यकता नहीं है। संबंधित कर्मचारी फाइलों जैसे कर्मियों और चिकित्सा फ़ाइलों के लिए सिफारिश की गई है, आपको पेरोल फ़ाइल तक पहुंच को सीमित करना चाहिए।

केवल उन लोगों को जिनके पास अपनी नौकरी करने के लिए जानकारी होने की ज़रूरत है उन्हें सामग्री देखना चाहिए।

कर्मचारी वेतनलेख फ़ाइल की सामग्री

यह एक सुझाव है, लेकिन पूरी तरह से व्यापक नहीं है, जो कर्मचारी वेतन फाइल में शामिल है

• कर्मचारी को काम पर रखने वाले प्रबंधक, मानव संसाधन और कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए गए प्रस्ताव पत्र
• मानव संसाधन और रोजगार के प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित प्राधिकरण का भुगतान करें जब कोई कर्मचारी अनुबंध मौजूद होता है
• डब्लू -4 फॉर्म
• कागजी कार्य और किसी भी कर्मचारी से संबंधित प्राधिकरण लाभ जिसमें एक वेतन कटौती
• प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण फार्म शामिल है
• वेतनभोगी समय लेखांकन रूपों
• प्रति घंटा साप्ताहिक समय पत्रक
• समय घड़ी के रिकॉर्ड, जहां उपयोग किया गया
• उपस्थिति रिकॉर्ड
• व्यय प्रतिपूर्ति अनुरोधों सहित दस्तावेज और यात्रा और अन्य अधिकृत व्यय के लिए प्राप्तियां
• भुगतान, पुस्तकों और उससे आगे के लिए ट्यूशन प्रतिपूर्ति के रूप और प्राप्तियां
• अग्रिम अनुरोध के रूपों में भुगतान करें
• कंपनी ऋण दस्तावेज और भुगतान शेड्यूल
• गार्निशमेंट ऑर्डर और रिकॉर्ड
• निजी जानकारी जारी करने के लिए प्राधिकरण
• प्रत्येक कर्मचारी से संबंधित कागजी कार्यवाही बढ़ा
• किसी भी बोनस, लाभ साझाकरण, या मान्यता पुरस्कार
• डब्ल्यू -2 फॉर्म
• किसी भी अन्य पेरोल कार्रवाई के लिए प्राधिकरण से संबंधित कागजी कार्य आपकी कंपनी परमिट

कार्मिकों से संबंधित अतिरिक्त दस्तावेज उपलब्ध हैं

• कार्मिक फ़ाइल का अवलोकन
• कार्मिक फ़ाइल अभिगम नीति

कर्मचारी फाइलों, कर्मचारी रिकॉर्ड, मानव संसाधन फाइलों, प्रलेखन के रूप में भी जाना जाता है सुसान हीथफील्ड सटीक, सामान्य-भावना, नैतिक इस वेबसाइट पर मानव संसाधन प्रबंधन, नियोक्ता और कार्यस्थल सलाह, लेकिन वह एक वकील नहीं है साइट पर सामग्री को कानूनी सलाह के रूप में नहीं समझा जाना चाहिए।

साइट में एक विश्वव्यापी दर्शकों और रोजगार कानून और नियम राज्य से राज्य और देश से देश के बीच भिन्न हैं, इसलिए लेख आपके कार्यस्थल के लिए उन सभी पर निश्चित नहीं हो सकते। जब संदेह में, हमेशा कानूनी सलाह लेना चाहिए साइट पर जानकारी केवल मार्गदर्शन के लिए प्रदान की जाती है