कर्मचारी रिकॉर्ड्स नियोक्ता को बनाए रखना चाहिए

एक नियोक्ता के रूप में बनाए रखने के लिए कर्मचारी रिकॉर्ड क्या जानना चाहते हैं? नियोक्ता प्रत्येक कर्मचारी के लिए चार कर्मचारी रिकॉर्ड फाइल रखता है इसके अतिरिक्त, नियोक्ता सभी कर्मचारियों के लिए अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड फाइल रखता है

कर्मचारी के रिकॉर्ड के बारे में अधिक जानकारी है कि एक नियोक्ता कर्मचारी को और कभी-कभी अपने पर्यवेक्षकों और प्रबंधकों के पास पहुंचने और उन्हें सुलभ बनाना चाहते हैं।

• ए कर्मचारी फाइल प्रत्येक कर्मचारी के लिए बनाए रखा है इन कर्मियों में गोपनीय दस्तावेज होते हैं और मानव संसाधन स्टाफ द्वारा प्रबंधित और प्रबंधित किया जाता है। कार्मिक फाइलें कुछ कंपनियों में नियोक्ता, कर्मचारी और कर्मचारी के प्रबंधक द्वारा उपयोग किए गए मुख्य कर्मचारी रिकॉर्ड हैं। दूसरों में - और मैं इस दृष्टिकोण की अनुशंसा करता हूं - कर्मचारी कर्मियों की फ़ाइल तक पहुंच मानव संसाधन और कर्मचारियों की निगरानी में है।
  कर्मियों की फाइल में विशिष्ट दस्तावेजों में रोजगार आवेदन, एक परिवार के आपातकालीन संपर्क फ़ॉर्म, अनुशासनात्मक कार्यवाही का इतिहास, एक फिर से शुरू, कर्मचारी पुस्तिका की रसीद कर्मचारी को बंद करना, नियोक्ता साइन ऑफ शीट, आवधिक मूल्यांकन, नौकरी मूल्यांकन शामिल हैं। , या प्रदर्शन विकास योजना, प्रशिक्षण प्रमाणपत्र और उपस्थिति सबूत, और प्रत्येक कर्मचारी के बारे में वर्तमान व्यक्तिगत संपर्क जानकारी
  सभी कर्मियों की फ़ाइलों में एक ही दस्तावेज नहीं होते हैं, लेकिन प्रत्येक कर्मचारी फ़ाइल में कुछ दस्तावेज़ हैं जो समान हैं। किसी कर्मचारी के प्रदर्शन का दस्तावेज़ीकरण कर्मियों की फाइल में नहीं है, जब तक कि वह अनुशासनात्मक कार्रवाई, एक पुरस्कार या बकाया उपलब्धियों के कुछ अन्य संकेतों के लिए ज़िम्मेदार न हो। ऐसे रोज़ का प्रदर्शन नोट फ़ाइल में है, जो कि प्रबंधकों के प्रदर्शन, लक्ष्य और उनके कर्मचारियों के योगदान को ट्रैक करते हैं।

• पेरोल फाइलें कर्मचारी रिकॉर्ड भी बनाए रखता है पेरोल फाइल में कर्मचारी की नौकरियों, विभागों, मुआवजे के बदलाव, सजावट, ऋण और अन्य किसी कर्मचारी को भुगतान करने और कर्मचारियों के मुआवजा इतिहास की एक कॉपी रखने के लिए आवश्यक जानकारी का इतिहास होता है।
  पेरोल फाइल में सरकारी फॉर्म जैसे कि डब्लू-2, डब्लू -4, और कर्मचारी द्वारा भरे गए सोशल सिक्योरिटी को रोकने वाले दस्तावेज़ों का इतिहास भी शामिल होगा। फ़ाइल में कर्मचारी लाभ सूचना और कर्मचारी पेचेक से भुगतान वापस लेने की अनुमति भी शामिल होगी।
• एक कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल भी बनाए रखा है मेडिकल फ़ाइल में कर्मचारी रिकॉर्ड मानव संसाधन नामित कर्मचारी और कर्मचारी, जिनके रिकॉर्ड फाइल में रखे गए हैं, को छोड़कर किसी के लिए उपलब्ध नहीं हैं। मेडिकल फाइलों में डॉक्टर के नोट्स, एफएमएलए आवेदन कागजी कार्रवाई, दवा परीक्षण की जानकारी, आवश्यक भौतिक जानकारी, और ऐसे अन्य दस्तावेज शामिल हैं जो किसी कर्मचारी या उसके परिवार के सदस्य की चिकित्सा स्वास्थ्य से संबंधित हैं।
  कर्मचारी फाइलों की गोपनीयता की वजह से मेडिकल फाइलें, सुरक्षित भंडार और गोपनीयता की उच्चतम स्तर प्राप्त करती हैंयह सिफारिश की जाती है कि मेडिकल फाइलों को लॉक फाइल ड्रॉरर्स में रखा जाना चाहिए जो कि एक कमरे में लॉक किए गए हैं जो एचआर के नामित कर्मचारी के अलावा अन्य कर्मचारियों द्वारा उपलब्ध नहीं हैं।

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• आई -9 फाइलें घर कर्मचारी रिकॉर्ड जो सभी कर्मचारियों के लिए एक फाइल में रखे जाते हैं जो अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड से अलग है सरकारी कर्मचारी और अन्य संस्थाओं से कर्मचारियों की गोपनीयता बनाए रखने के लिए नियोक्ता, कर्मचारी रिकॉर्ड को अन्य कर्मचारी रिकॉर्ड से अलग रखते हैं, जो कर्मचारी I-9s की समीक्षा करने के लिए अधिकृत हैं
  I-9s को एक अलग स्थान पर रखते हुए यह सुनिश्चित होगा कि यदि आप संघीय I-9 फ़ाइल समीक्षा के लिए चुने गए हैं, तो सरकारी कर्मचारी अपने संगठन के साथ कर्मचारी या उसके रोजगार के किसी अन्य अभिलेख तक पहुंच नहीं पाएंगे।
  ये जांच हर साल बढ़ रही है, इसलिए निश्चित करें कि आपके कर्मचारियों ने I-9 फ़ॉर्म को ठीक से भर दिया है या आप जुर्माना और संभवतः जेल समय के अधीन हो सकते हैं।

कर्मचारी सामान्य कार्य के दौरान एक मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति से संपर्क करके अपने कर्मचारियों के रिकॉर्ड देख सकते हैं। कोई कर्मचारी अपने दस्तावेज़ों में किसी दस्तावेज़ को बदल या हटा सकता है जिसे एचआर कर्मचारी व्यक्ति की उपस्थिति में देखा जाना चाहिए।

आपको अपने कर्मचारी पुस्तिका में एक कर्मचारी कर्मियों को रिकॉर्ड देखने की नीति रखने की आवश्यकता है और कर्मचारी फाइलों को देखने के लिए उनके फाइलों को देखने के लिए इसे अंधाधुंध रूप से पालन करें।

यदि कोई कर्मचारी अपने कर्मियों के रिकॉर्ड के बाद अपनी नौकरी छोड़ने के लिए एक लिखित अनुरोध भेजता है, तो आपको उन्हें एक प्रति भेजना होगा। आप समय के लिए पूर्व कर्मचारी को बिल कर सकते हैं और यदि आप चाहें तो कॉपी कर सकते हैं, लेकिन मुझे विश्वास नहीं है कि कई नियोक्ता क्या करते हैं