क्या नियोक्ता कर्मचारी फाइलों में नहीं रखना चाहिए

नियोक्ता को अपने सामान्य कर्मियों के रिकॉर्ड में विशेष आइटम नहीं रखना चाहिए आपके कर्मचारी फाइलों और अभिलेखों की सामग्री आम तौर पर कुछ कंपनियों में मानव संसाधन स्टाफ, कर्मचारी, और कर्मचारी के प्रबंधक और पर्यवेक्षक के लिए उपलब्ध है।

अन्य लोगों में, एचआर कर्मचारियों तक पहुंच सीमित है और कर्मचारी अपने अभिलेखों तक पहुंच का अनुरोध कर सकते हैं। वकील मुकदमों के लिए कर्मियों के रिकॉर्ड की सामग्री और समान रोजगार अवसर आयोग (ईईओसी) शिकायतों की प्रतिवेदन भी कर सकते हैं।

एक पूर्व कर्मचारी भी अपने कर्मियों के रिकॉर्ड की एक प्रति के लिए अनुरोध कर सकते हैं

इन सभी संभावित उपयोगों और अपने कर्मियों के रिकॉर्ड के संभावित दर्शकों के साथ, एक नियोक्ता को अपने कर्मियों के रिकॉर्ड में एक कर्मचारी के रोजगार इतिहास के निष्पक्ष, तथ्यात्मक दस्तावेज बनाए रखने के लिए ध्यान रखना चाहिए। नतीजतन, इन सामान्य दिशानिर्देशों को आपके संगठन के कर्मियों के रिकॉर्ड में बनाए रखने वाले दस्तावेजों के लिए लागू करें।

कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल की सामग्री के लिए सामान्य दिशानिर्देश

• कर्मियों के रिकॉर्ड में जानकारी वास्तविक होना चाहिए। पर्यवेक्षक या मानव संसाधन कर्मचारियों की राय; यादृच्छिक नोट; गपशप; निराधार अफवाहें; प्रश्न, रिपोर्ट, या अन्य कर्मचारियों से छेड़छाड़ का आरोप है जो बेरोज़गार हैं; आरोपों का पीछा नहीं किया गया, जांच की गई और निष्कर्ष निकाला; और किसी अन्य गैर-तथ्यात्मक जानकारी, टिप्पणी या नोटों को किसी कर्मचारी के कर्मियों फ़ाइल से बाहर रखा जाना चाहिए।
  आक्रामक टिप्पणी के सबसे खराब उदाहरणों में से एक, जो एक मानव संसाधन प्रबंधक को एक कर्मियों के रिकॉर्ड में दर्ज कराया गया, इसमें एक भर्ती प्रबंधक के साक्षात्कार नोट शामिल थे एक ने कहा: "आवश्यक रूप से सीढ़ियों तक उठने और नीचे जाने के लिए शायद वसा भी। "कर्मचारी, एक वकील, और यहां तक ​​कि भविष्य के कर्मचारियों और पर्यवेक्षकों जैसे कि इन टिप्पणियों को पढ़ने की कल्पना करो
  एक अन्य कंपनी में, प्रबंधक ने अनसस्थ नोटिफिकेशन पाया कि प्रबंधकों और अन्य ने कर्मचारी की फाइलों में रखा था, जैसे "मैरी नाराज़ थी क्योंकि उसे उठाना नहीं पड़ा। उसने अपने प्रबंधक के साथ भी काम करने के उद्देश्य से अपने काम को धीमा कर दिया। " समस्या देखें?

• कार्मिक रिकॉर्ड को समझदारी से उनके उपयुक्त फाइल स्थानों पर असाइन किया जाना चाहिए। राज्य और संघीय कानूनों के आधार पर आपके कंपनी कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए एक प्रोटोकॉल निर्धारित करें, जैसे स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम 1996 (एचआईपीएए), और नियोक्ता के सर्वोत्तम अभ्यास
  फिर, प्रोटोकॉल के साथ छड़ी। जब आप मेडिकल फाइल में शामिल होते हैं, तो आपको यादृच्छिक चिकित्सक के बयान को कर्मियों की फाइल में टकरा नहीं जाना चाहिए। न ही, क्या आप पेरोल फ़ाइल में किसी कर्मचारी की पदोन्नति के लिए तर्क और औचित्य चाहते हैं?
  आप कर्मियों के फाइल में पूर्व नियोक्ता के साथ चर्चाओं से पृष्ठभूमि की जांच या नोट्स शामिल करने वाले भर्ती के निर्णय के रिकॉर्ड भी नहीं चाहते हैं
• पर्यवेक्षक, प्रबंधक और अन्य कर्मचारी, जो कर्मियों के रिकॉर्ड में प्रलेखन करते हैं, उन्हें दस्तावेज़ों को उचित रूप से लिखने के लिए प्रशिक्षित किया जाना चाहिए। एक कर्मचारी में शिकायत करते हुए शिकायत है कि कर्मचारी पूरी तरह से मर चुका है, अपने कर्मियों को किसी भी पुरस्कार का रिकॉर्ड नहीं मिलेगा, लेकिन अप्रशिक्षित पर्यवेक्षकों को समान बयान लिखने के लिए जाना जाता है।
  बेहतर अभी तक, अपने एचआर कर्मचारी व्यक्ति को फाइलों तक पहुंच तक सीमित करें, जो रिकॉर्ड के लिए ज़िम्मेदार है और जानता है कि किसी कर्मचारी फाइल में क्या और क्या रखा जाना चाहिए।
• कर्मचारी के रोजगार इतिहास के सकारात्मक और नकारात्मक दोनों में से एक पहलुओं को शामिल करने के लिए आप कर्मियों के रिकॉर्ड में रखे गए जानकारी को शेष रखें अक्सर, कर्मियों के रिकॉर्ड हर नकारात्मक घटना पर जोर देते हैं और सकारात्मक घटकों को याद करते हैं।
• अपने या उसके रिपोर्टिंग स्टाफ और आधिकारिक कंपनी के कर्मियों के रिकॉर्ड के बारे में पर्यवेक्षक के निजी नोटों के बीच अंतर को पहचानें पर्यवेक्षक के नोट्स जो प्रोडक्शंस में सुधार के लिए उपयोग किए जाते हैं, परियोजनाओं और लक्ष्य को पूरा करने, और उठाने और प्रदर्शन विकास योजनाओं का निर्धारण करने के लिए, उदाहरण के लिए, एक पर्यवेक्षक की निजी फाइल में शामिल हैं, न कि कंपनी के आधिकारिक कर्मियों के रिकॉर्ड में।
  पर्यवेक्षकों को उनकी प्रबंधन फाइल में नोट्स लेने और दस्तावेज बनाए रखने के बारे में प्रशिक्षित करने की भी आवश्यकता है। तथ्य के लिए एक ही मानदंड, राय नहीं, और विशिष्ट उदाहरण, सुनना नहीं, निजी नोटों पर लागू होते हैं।
  पर्यवेक्षक के निजी नोटों को एक मुकदमे के उदाहरण में सस्पेंशन किया जा सकता है, इसलिए निजी नोटों के लिए भी सावधानी बरतने की सलाह दी जाती है। पर्यवेक्षकों की प्रैक्टिस उन दस्तावेजों की प्रतियां रखती हैं जो आधिकारिक कर्मचारी कर्मियों की फाइल में उनकी प्रबंधन फ़ाइल में मौजूद हैं, सिफारिश नहीं की जाती है।
• प्रलेखन और साक्षात्कार के नोट्स को किराए पर लेना सबसे अच्छा अभ्यास यह है कि आप उस प्रत्येक पद के लिए एक अलग फाइल बनाए रखना है जिसमें संदर्भ की जांच करने के लिए नौकरी पोस्ट की गई स्थिति को भरने से संबंधित सभी दस्तावेज शामिल हैं। आवेदकों के 'फिर से शुरू, कवर पत्र, और आवेदन इस फ़ाइल में हैं, सिवाय इसके कि आपको किराए पर कर्मचारी के आवेदन कर्मचारी कर्मचारी फाइल में ले जाना चाहिए।
  इस फ़ाइल की आधिकारिक जांच सूचीएं और फार्म हैं जो एक संभावित कर्मचारी की योग्यता के बारे में निष्पक्ष प्रतिनिधित्व के लिए प्रयास करते हैं और सबसे योग्य उम्मीदवार को किराए पर लेने के अपने निर्णय का समर्थन करते हैं। भर्ती प्रबंधक की राय और नोट्स जो भर्ती प्रक्रिया के दौरान ली गई थीं, इस फ़ाइल में शामिल नहीं हैं। मानव संसाधन इन नोटों को रोजगार के निर्णय पर पूर्ण दस्तावेज बनाए रखने के लिए एकत्रित कर सकता है, लेकिन वे कर्मियों के रिकॉर्ड में शामिल नहीं हैं।
• रोज़गार के फैसले के बारे में वास्तविक दस्तावेज जैसे पदोन्नति, पार्श्व अवसरों के लिए स्थानांतरण, और वेतन वृद्धि कर्मियों के रिकॉर्ड में है कर्मचारी के बारे में पर्यवेक्षक या एचआर की राय नहीं है। आधिकारिक अनुशासनात्मक कार्रवाई दस्तावेज जैसे कि एक लिखित चेतावनी भी कर्मचारी की कार्मिक फाइल में है

दस्तावेज के विशिष्ट उदाहरण जो कि कार्मिक रिकॉर्ड्स में नहीं होंगे

निम्नलिखित जानकारी को कर्मियों के रिकॉर्ड में नहीं रखा जाना चाहिए।दस्तावेज़ीकरण को एक अलग फाइल की आवश्यकता हो सकती है, को पर्यवेक्षी या प्रबंधन नोट के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है, या किसी नियोक्ता द्वारा नहीं रखा जाना चाहिए।

• कोई भी चिकित्सा जानकारी चिकित्सा फ़ाइल में है
• पेरोल संबंधी जानकारी पेरोल फ़ाइल में है
• दस्तावेज जिसमें कर्मचारी सामाजिक सुरक्षा नंबर शामिल हैं या किसी कर्मचारी की संरक्षित वर्गीकरण के बारे में जानकारी जैसे कि उम्र, जाति, लिंग, राष्ट्रीय मूल, विकलांगता, वैवाहिक स्थिति, धार्मिक विश्वास आदि आगे की जानी चाहिए कभी भी कर्मियों की फाइलों में नहीं रखा जाना चाहिए।
• पर्यवेक्षी प्रलेखन किसी कर्मचारी के काम को प्रबंधित करने, लक्ष्य निर्धारित करने, उपलब्ध कराए गए फ़ीडबैक और इसके आगे एक निजी, पर्यवेक्षक या व्यवस्थापक स्वामित्व वाले फ़ोल्डर में दर्ज किया जाना चाहिए।
• जांच सामग्री कर्मचारियों की शिकायत, गवाह साक्षात्कार, कर्मचारी साक्षात्कार, निष्कर्ष, वकील की सिफारिशों और रिज़ॉल्यूशन सहित, कोई भी प्रतिशोध सुनिश्चित करने के लिए अनुवर्ती, एक जांच फ़ाइल में रहना चाहिए जो कर्मियों के रिकॉर्ड से अलग है।
• फ़ाइल कर्मचारी I-9 फॉर्म I-9 फ़ाइल या स्थान में, कर्मचारियों के कर्मियों के रिकॉर्ड से दूर
• आपराधिक इतिहास, क्रेडिट रिपोर्ट, और आगे, और एक अलग फाइल में दवा परीक्षण के परिणाम सहित पृष्ठभूमि की जांच करें उस पर्यवेक्षकों, प्रबंधकों और कर्मचारी तक पहुंच नहीं सकते हैं एसएचआरएम या तो अलग फाइल की सिफारिश करता है या अनुशंसा करता है कि यह जानकारी कर्मचारी की चिकित्सा फ़ाइल में भी दर्ज की जा सकती है।
• कर्मचारी समान अवसर रिकॉर्ड जैसे कि स्वयं की पहचान फ़ॉर्म और सरकारी रिपोर्ट व्यक्तिगत फ़ाइल में नहीं रखनी चाहिए और न ही किसी भी पर्यवेक्षक के पास पहुंच होनी चाहिए।

यदि आप इन दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो आपका संगठन उचित स्थानों में तथ्यात्मक, समर्थनीय रोजगार इतिहास और कर्मियों के रिकॉर्ड को प्रभावी ढंग से भंडारण कर रहा है।

अस्वीकरण: कृपया ध्यान दें कि आधिकारिक रूप से प्रदान की गई जानकारी सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है। साइट दुनिया भर के दर्शकों द्वारा पढ़ी जाती है और रोजगार कानून और नियम राज्य से राज्य और देश से भिन्न होते हैं। अपने स्थान के लिए निश्चित रूप से कुछ कानूनी व्याख्याएं और निर्णय निश्चित करने के लिए, कृपया कानूनी सहायता प्राप्त करें, या राज्य, संघीय, या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से सहायता करें। यह जानकारी मार्गदर्शन, विचार और सहायता के लिए है। -