स्थल समन्वयक इवेंट सेटअप चेकलिस्ट

अधिकांश जगहें कम दबाव में कई घटनाओं के समन्वय के साथ आने वाले दबावों के आदी हैं। आखिरकार, उनका व्यवसाय गुणवत्ता सेवा प्रदान करने पर निर्भर करता है, और हर घटना एक अवसर है, जो अपने कार्यक्रमों को कार्यक्रम योजनाकारों और प्रतिभागियों दोनों को दिखाने का अवसर प्रदान करता है। सबसे महत्वपूर्ण समय हालांकि शो के शुरू होने से पहले आता है, जब क्लाइंट सेटअप के लिए बैंक्वेट रूम में चलता है यह इस समय जहां स्वर को शेष दिन के लिए सेट किया जाएगा।

यह एक सबक है जिसे मैं एक स्थल समन्वयक के रूप में जल्दी से सीखा है, और बाद में तनावपूर्ण भरे सेटअप अवधि के दौरान ग्राहकों को संतुष्ट रखने (और कब्जा) रखने के लिए मैंने अपनी स्थापना की जांच सूची विकसित की।

अपनी गाड़ियां तैयार करें

पहली चीज जो आपके मुवक्किल को करना चाहती है, अपने वाहन से उनके सभी इवेंट की आपूर्ति को अनपैक करें। यह एक मुश्किल काम हो सकता है, खासकर अगर पार्किंग की स्थिति नेविगेट करना कठिन है। कल्पना कीजिए कि कोई आपके स्थल पर भारी बक्से के बोझ के साथ चल रहा है - वे जो पहली चीज तलाश रहे हैं वह क्या है? इसका जवाब है, ज़ाहिर है, एक गाड़ी, या कुछ और जो उनके भार को हल्का करेगा और काफी आसानी से उतारने का अशुभ काम करेगा। जब वे स्थल पर चलते हैं, तो गाड़ियां उपलब्ध होने पर उन्हें दिखाने के द्वारा "राहत" महसूस करने का एक आसान तरीका है

रजिस्ट्रेशन टेबल्स तैयार करें

अधिकतर क्लाइंट के लिए चीजें करने की सूची पर अगला पंजीकरण सेटअप हो रहा है इसका मतलब यह है कि आने से पहले आपके स्थल के सभी पंजीकरण घटकों को बेहतर जगह मिलती है

इसमें सभी तालिकाओं, कुर्सियां, बिजली और झालर शामिल हैं नाम टैग और चेक-इन सामग्रियों को व्यवस्थित करने से कार्यक्रम योजनाकारों के लिए बहुत समय लगेगा, और उन्हें इन सरल चीजों को आरंभ करने के लिए आपके लिए इंतजार नहीं करना चाहिए था

सभी कमरों की टेबल्स और लिनेन्स सेट करें

ईवेंट स्थान में सभी तालिकाओं और कुर्सियों को सेट करना स्पष्ट रूप से कुछ समय ले सकता है

उम्मीद है, यदि आप पहले की घटनाओं से बाहर आ रहे हैं, तो आपने ग्राहक को पहले से बता दिया है जब सभी कमरे के घटकों की अपेक्षा की जाए। यदि आपका क्लाइंट एक कमरे में चलता है तो दर्जनों श्रमिकों के साथ ढेर सारे तालिकाओं और कुर्सियों को पंसद करने की संभावना है जो वे संभावनाएं घूम रहे हैं। आदर्श रूप से, आपके ऑपरेशन टीम में सब कुछ टेबल लैनेन्स के साथ होगा, ताकि योजनाकारों को केंद्रस्थापन, नीलामी के सामान आदि को शुरू करना शुरू हो।

सभी साइन-आउट आउट प्रारंभिक करें

सिर्फ इसलिए कि प्रमुख योजनाकार जानता है कि भवन को कैसे नेविगेट करना है इसका मतलब यह नहीं है कि उसका समर्थन दल जैसे ही सेटअप अवधि शुरू होने वाली है, आप अपने भवन के भीतर साइनेज को अपडेट करके हर किसी को बहुत ज्यादा अनावश्यक परेशानी बचा सकते हैं ध्यान रखें कि फूलों और डीजे के विक्रेताओं को भी पता होना चाहिए कि कहां जाना चाहिए ये घटनाएं दिन से पहले आपके ग्राहक के साथ समीक्षा करने के लिए सभी चीजें हैं, लेकिन उन्हें बड़े दिन भी देखना आवश्यक है।

बीओओ और इनवॉइस की समीक्षा करें

दोबारा, आपने इस दस्तावेज को कई बार ई-मेल के जरिए ईवेंट के दौरान ईमेल किया है, लेकिन इसे एक बार आखिरी बार समीक्षा करने में दर्द नहीं होता है हालांकि सेटअप समय व्यस्त है, आपको इन दस्तावेज़ों को एक साथ देखने के लिए 15 मिनट लगाना होगा। स्थान समन्वयक के पास अपने ग्राहक के लिए एक पैकेट तैयार होना चाहिए जिसमें बीईओ, कक्ष आरेख और भावी चालान शामिल हैं।

बहुत कम अनुभवी योजनाकार इन महत्वपूर्ण कागजात की समीक्षा करने के अवसर पर गुजरेंगे।

परिचय

औपचारिक परिचय के लिए अपनी टीम के मुख्य सदस्यों को अपने ग्राहक के साथ लाने का ध्यान रखें। इस सूची में खानपान प्रबंधक, बैंक्वेट कप्तान, संचालन पर्यवेक्षक और ऑडियो / दृश्य समन्वयक शामिल हैं टीम का परिचय करते समय अपने ग्राहक की तरफ से सोचें - क्या कोई ऐसा विवरण है जिसे आपकी प्रबंधन टीम के साथ आमने-सामने चर्चा करनी चाहिए? एक छोटी बातचीत शुरू करने का तरीका यह पता लगाने का एक प्रभावी तरीका है कि प्रत्येक क्षेत्र के प्रभारी कौन है

ईवेंट सेटअप आइटम की यह छोटी चेकलिस्ट आगमन पर आपके ग्राहक को खुश रखने के लिए एक लंबा सफर तय करेगी। आपके स्थल के लिए प्राथमिक प्रतिनिधि के रूप में, जब भी आप अपने कार्यालय में काम कर रहे हैं, तो किसी भी चीज के मामले में ग्राहकों को अपने सेल फोन नंबर देना सबसे अच्छा होगा।

याद रखें, अगर उन्हें कुछ चाहिए तो वे निराश हो सकते हैं, लेकिन अगर उन्हें उनकी मदद करने के लिए कोई भी नहीं मिल पाता है, तो वे और भी निराश होंगे!