कैसे अपैक्स इनिशिएटिव ने कॉर्पोरेट इवेंट नियोजन बदल दिया

कॉर्पोरेट घटनाओं और बैठक योजनाकारों के बीच सबसे आम अनुरोधों में से एक उद्योग के पेशेवरों और समग्र दक्षता के बीच संचार में सहायता के लिए मानकीकृत घटना नियोजन सॉफ़्टवेयर के लिए है। हालांकि पूरी तरह से मानकीकृत और निर्धारित प्रणाली या सॉफ़्टवेयर को अभी तक पूरे उद्योग में अपनाया नहीं गया है, कन्वेंशन इंडस्ट्री काउंसिल (सीआईसी) ने एक ऐसी पहल की है, जो घटना नियोजक, उद्योग के पेशेवरों के लिए कुछ अभूतपूर्व दिशा प्रदान करता है, और आखिरकार राष्ट्रव्यापी घटना कार्यक्रम सॉफ्टवेयर डेवलपर्स के साथ क्या अपैक्स के रूप में जाना जाता है

सीआईसी के स्वीकार्य व्यवहार एक्सचेंज

अपैक्स "स्वीकृत प्रैक्टिस एक्सचेंज" का मतलब है, कन्वेंशन इंडस्ट्री काउंसिल (सीआईसी) की एक पहल ने पूरी बैठक, सम्मेलनों और प्रदर्शनियों उद्योग को एकजुट करने के लिए शुरू किया और इवेंट नियोजन सॉफ़्टवेयर और अन्य टूल के लिए स्वैच्छिक मानक लागू करें अपनी स्वैच्छिक प्रकृति के बावजूद, यह उद्योग में खेल-परिवर्तक था।

अमेरिका और कनाडा के 60 शहरों में 2 से अधिक, 500 उद्योग सदस्यों ने चर्चाओं में हिस्सा लिया और 350 से ज्यादा उद्योग पेशेवरों ने 2001 के बाद से स्वयंसेवकों के रूप में शामिल किया। सहयोग के माध्यम से, एपेक्स में शामिल लोगों को उद्योग-व्यापी स्वीकार्य प्रथाओं को परिभाषित करने की उम्मीद थी, जो ईवेंट योजना सॉफ्टवेयर और अन्य टूल के मानकों को परिभाषित करेगा। यह पहल अंततः एपैक्स घटना नियोजन उपकरणों के निर्माण में विकसित हुई, जिसमें घटना योजनाकारों के लिए संसाधनों की एक श्रृंखला शामिल है और नए कार्यक्रम योजना सॉफ्टवेयर का निरंतर विकास शामिल है।

अपैक्स उपकरण और संसाधन

2001 में वापस, एपेक्स की पहल केवल इवेंट नियोजन उपकरण के मानकों को विकसित करने के लिए उद्योग-व्यापी और एकत्रीय धक्का थी। आखिरकार, उपकरण, टेम्पलेट्स और सर्वोत्तम प्रथाओं के दिशानिर्देशों के विकास के चलते, आज कई घटना योजनाकारों ने आजकल किसी रूप में उपयोग किया है। सभी संसाधन अभी भी ऑनलाइन उपयोग के लिए उपलब्ध हैं या पीडीएफ प्रारूपों के माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डाउनलोड के लिए उपलब्ध हैं।

उपकरण सभी मुफ्त में उपलब्ध हैं

1. ऑनलाइन अपैक्स उद्योग शब्दावली
   यह इंटरैक्टिव, ऑनलाइन टूल पूरी बैठक और घटनाओं के उद्योग में इस्तेमाल होने वाली शब्दावली, शब्दावली और संक्षेप के लिए व्यापक संदर्भ है। यह शब्दों की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए एक महान संसाधन बनाता है और अब भी नए कर्मचारियों के लिए एक उपयोगी प्रशिक्षण उपकरण साबित करता है।
2. ईएसजी (इवेंट निर्दिष्टीकरण गाइड) टेम्पलेट
   इवेंट प्लानर्स को मीटिंग विनिर्देशों के संदर्भ में "फिर से शुरू" शब्द का इस्तेमाल करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है परिवर्णी शब्द ईएसजी (जो घटना विनिर्देशों के लिए खड़ा है) ने इस शब्द को अपेक्स के प्रक्षेपण के बाद एक मानकीकृत उपकरण के साथ बदल दिया और सभी निर्देशों का पूरा निर्देश तैयार करने और साझा करने में उपयोग किया।
3. एपेक्स हाउसिंग और पंजीकरण
   बैठकों, सम्मेलनों और अन्य घटनाओं के लिए इकट्ठा करने, रिपोर्टिंग और पूर्ण आवास और पंजीकरण डेटा प्राप्त करने के लिए इन स्वीकार्य अभ्यासों को विकसित किया गया था। यह आवास प्रदाताओं, इंटरनेट के मुद्दों, अंतरराष्ट्रीय आवास और प्रकटीकरण जैसे आवास के मुद्दों से निपटने के लिए एक संसाधन साबित हुआ।
4. प्रति (पोस्ट-इवेंट रिपोर्ट) टेम्पलेट
   पुरानी "इतिहास" रिपोर्टों को बदलना, पोस्ट-इवेंट रिपोर्ट या प्रति अभी भी घटना और बैठकों का उद्योग संग्रहित करने, संग्रह करने और सटीक और संपूर्ण पोस्ट साझा करने के लिए स्वीकृत प्रारूप है -सभी प्रकार की घटनाओं पर रिपोर्ट रिपोर्ट डेटा (हालांकि नए कार्यक्रम विभिन्न कार्यक्रमों में मौजूद हैं)
5. प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आरएफपी) टेम्पलेट्स
   एपेक्स प्रतिनिधियों और द ग्लोबल बिजनेस ट्रैवल एसोसिएशन (जीबीटीए) के साथ सीआईसी द्वारा प्रकाशित एक श्वेतपत्र के साथ, सीआईसी अब भी मानक आरएफपी स्वरूप प्रदान करता है जो मुख्य जानकारी और अद्वितीय विभिन्न आरएफपी जरूरतों के लिए विभिन्न प्रकार की आवश्यकताएं शामिल हैं: ऑडियोज़ीज़ुअल, गंतव्य प्रबंधन कंपनी, सेवा ठेकेदार, एकल सुविधा, परिवहन, कार्य अनुसूची, और फ़ंक्शन सेट-अप। ये टेम्पलेट सही जानकारी मांगना, प्रतिक्रियाओं की तुलना करना और सूचित निर्णय लेने के लिए आसान बनाता है

इवेंट प्लानिंग संसाधन और सॉफ्टवेयर

कन्वेंशन इंडस्ट्री काउंसिल के एपेक्स पहल का उद्देश्य मौलिक रूप से पेशेवरों द्वारा घटनाओं के आयोजनों, विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं, ठेकेदारों और अन्य इवेंट सेवाओं के पेशेवरों द्वारा बैठकों और घटनाओं के उद्योगों में संचार करने के तरीके को बदलना था।

अपैक्स से पहले, इसके मानकीकृत दिशानिर्देश, सर्वोत्तम कार्यप्रणाली, और अंत में इसके ऑनलाइन उपकरण और संसाधन, संचार उद्योग में पेशेवरों के लिए प्राथमिक चुनौती था।

2000 के प्रारंभ से ही बहुत कुछ बदल गया है हालांकि अपैक्स के लिए विचार और इन उद्देश्यों को 1 99 7 के रूप में शुरू किया गया था, और सीआईसी ने मुख्य रूप से 2000-2004 से वैचारिक अवस्था पर ध्यान केंद्रित किया था, जो 2004 और 2005 तक शुरू करने के लिए इंतजार कर रहा था। एपेक्स मानकों और उपकरणों के प्रक्षेपण के बाद से, कई अन्य संसाधन और घटना योजना सॉफ्टवेयर विकसित किया गया है, लेकिन किसी भी अधिकार ने अभ्यास के उद्योग मानकों को निर्धारित करने में सीआईसी का उल्लंघन नहीं किया है।