आप एक छोटे से कर्मचारी के साथ कर्तव्यों को अलग कैसे करते हैं?

लेखा की जिम्मेदारी बांटने के लिए सही किताबें रखने और धोखाधड़ी के जोखिम को कम करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, नकद भुगतान की गिनती करने वाला कोई कर्मचारी बैंक को नकद ड्राइविंग के लिए भी ज़िम्मेदार नहीं होना चाहिए।

एक छोटी कंपनी में एक विशाल लेखा विभाग के बिना, कर्तव्यों को अलग करने की तुलना में कहा आसान है। वास्तव में, छोटे व्यवसायों के लिए सबसे बड़ा जोखिम प्रमुख कर्तव्यों को अलग करने की कमी है, जो जोखिम की संभावना और बुरे बहीखाता पद्धति के प्रथाओं को बढ़ाता है।

अब आप अपनी प्रक्रियाओं में सुधार करने के लिए वैध जोखिम रखते हैं या भविष्य में किसी भी संभावित समस्या को दूर करने के लिए बस अपनी कंपनी संरचना को समायोजित करना चाहते हैं, यहां कुछ विचार हैं जो आपको जिम्मेदारियों को विभाजित करने में मदद करते हैं, भले ही आप कई कर्मचारी उपलब्ध नहीं हैं

आवधिक अवकाश की आवश्यकता

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कई धोखाधड़ी तब मिलीं जब बहीखाता-फिरते साल में अपनी पहली अवकाश ले लेते हैं या प्रबंधक को एक बीमार दिन लेने के लिए मजबूर किया जाता है जिसने सही उपस्थिति का लंबा रिकॉर्ड तोड़ा। इन परिस्थितियों में, प्रतिस्थापन अपने असाइन किए गए दैनिक कार्यों को करने की कोशिश करता है लेकिन ध्यान रहे कि संख्याएं बंद हैं जब प्रबंधन की जांच हो जाती है, तो पता चलता है कि धोखाधड़ी की खोज करने से किसी और को रखने के लिए उनके सही कर्मचारी हमेशा काम करने आए थे

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समस्या यह है कि जो कर्मचारी हमेशा काम करने आते हैं उन्हें अक्सर सबसे मूल्यवान और विश्वसनीय कर्मचारी माना जाता है यह उनके लिए अपनी स्वतंत्रता का लाभ उठाने का और उनके काम की जाँच करने वाले किसी की कमी का अवसर पैदा करता है।

किसी भी कर्मचारी को वास्तविक छुट्टी न ले जाने के महीनों या वर्षों तक जाने न दें। एक अच्छा कर्मचारी को तोड़ने के हकदार हैं, और आपको बुरे एक को पकड़ने का मौका चाहिए। वास्तव में, यह एक लाल ध्वज पर विचार करें कि अगर किसी कर्मचारी को काम का एक दिन याद नहीं होता तो चाहे कितना भी बीमार हो या उसे छुट्टी की आवश्यकता हो।

अन्य स्थान या बदलावों से कर्मचारियों को घुमाएं

कई उपभोक्ता-उन्मुख व्यवसायों में केवल एक या दो कर्मचारी हैं जो किसी समय में किसी दुकान में काम कर रहे हैं।

जब कोई अकेला होता है, तो उसे पकड़े जाने के डर से चोरी और कम डर लगना पड़ सकता है।

छुट्टियां लेने के साथ, आप कर्मचारियों को लगभग घुमाएंगे आप उन्हें अपने पसंदीदा स्थान पर ज्यादातर समय रख सकते हैं, लेकिन उन्हें कभी-कभी अलग-अलग दुकानों या अलग-अलग पाली में काम करना पड़ता है। इस तरह, आप ट्रेंड देख सकते हैं जैसे कि नकद प्राप्तियां हमेशा नीचे जाती रहती हैं जब कोई विशेष कर्मचारी एक विशिष्ट बदलाव बनाम काम कर रहा है जब दूसरे लोग उसी बदलाव का काम कर रहे हैं।

लेखा कार्य को भेजें

आपको अपने सभी एकाउंटिंग को एक ही स्थान पर करने की आवश्यकता नहीं है। अपने सामने वाले कर्मचारियों या प्रबंधकों को सब कुछ करने की कोशिश करने के बजाय, आप कार्य भेज सकते हैं

• प्रत्येक दुकान में कर्मचारी बिक्री और अन्य कच्चे लेखा आंकड़े दर्ज कर सकते हैं।
• आपके सबसे बड़े स्थान पर एक वरिष्ठ प्रबंधक ग्राहक खातों के समायोजन को अधिकृत करने की जिम्मेदारी ले सकता है।
• एक केंद्रीय कार्यालय में एकाउंटेंट आपके खातों को सुलझाने और अपने वित्तीय विवरणों को तैयार कर सकते हैं।

यदि आपके पास एकाधिक स्थान या एकाधिक योग्य कर्मचारी नहीं हैं, तो ठीक है। आउटसोर्स की बहीखाता सेवाएं आपको अंतराल भरने में मदद कर सकती हैं।

स्पष्ट नीतियां और प्रक्रियाएं बनाएं जबकि बहुत से लोग छोटे और बढ़ते व्यवसायों के लिए काम करना पसंद करते हैं क्योंकि उनके पास बड़े निगमों की नौकरशाही नहीं है, किसी भी आकार के व्यापार में नीतियों और प्रक्रियाओं को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है।

याद रखें कि गलतियां बेईमानी की तुलना में अधिक बार होती हैं

अगर किसी को अपने काम पर थोड़ा सा मार्गदर्शन करने के लिए एक काम दिया जाता है, तो वह ऐसा कर सकता है कि वह एक महंगा त्रुटि बनाने की संभावनाओं को बहुत बढ़ा देता है। यदि आप किसी को स्पष्ट पालन करने के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया देते हैं और समझाते हैं कि आप चाहते हैं कि इस तरह से त्रुटियों के जोखिम को कम करने के लिए ऐसा किया जाए, तो आप ऐसा करने के लिए उसे ठीक से ऐसा करने के लिए कहेंगे।

यह उन कर्मचारियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिनकी उच्च स्तर की स्वायत्तता है और उनके प्रबंधकों ने हमेशा अपने काम की जांच नहीं की है दूसरी ओर, भले ही आप कार्य को विभाजित करते हैं और कर्मचारियों को यह करने के लिए कहें तो उन्हें यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह स्पष्ट है कि वे किसी भी समय सहायता या मार्गदर्शन के लिए आपके पास जा सकते हैं।