आउटसोर्स किया गया सीएफओ का लाभ ऑनलाइन बहीखाता सेवाएं

ऑनलाइन बहीखाता समाधान क्लाउड कंप्यूटिंग परिवेश का उपयोग करने के लिए इकट्ठा करने और एक व्यापार को अपने वित्त का प्रबंधन करने की आवश्यकता है कि जानकारी के साथ संबंध। ये सॉफ्टवेयर प्लेटफॉर्म बहीखाता प्रक्रिया को सरल करते हैं, डेटा एंट्री पर खर्च किए गए समय को कम करते हैं और बोर्ड भर में दक्षता में वृद्धि करते हैं। कई व्यवसाय मालिकों और सीएफओ इन लाभों का फायदा उठा रहे हैं, जो स्मार्ट कार्यान्वयन प्रक्रियाओं का पालन कर रहे हैं ताकि दैनिक वित्त से निपटने के लिए एकदम सही वातावरण बनाया जा सके।

सर्वश्रेष्ठ सॉफ्टवेयर का पता लगाएं

आदर्श ऑनलाइन बहीखाता पर्यावरण स्थापित करने में पहला कदम यह निर्धारित करना है कि कंपनी के लिए कौन सा सॉफ़्टवेयर प्लेटफॉर्म का सही उपकरण है। सीएफओ को सबसे उपयोगी विकल्पों से परिचित होना चाहिए और उन प्लेटफार्मों की एक सूची विकसित करना चाहिए जो बेहतरीन सुविधाएं प्रदान करते हैं। छोटे व्यवसाय आकार, गुंजाइश और ज़रूरतों में अलग-अलग होते हैं, इसलिए कंपनी के अधिकारियों के साथ पहले से परामर्श करना महत्वपूर्ण है कि यह निर्धारित करने के लिए कि उनके वित्तीय डेटा में निरंतर उतार-चढ़ाव को संभालने के लिए कौन से उपकरण की आवश्यकता है

इस स्तर पर बहुतायतएं प्रचलित हैं लेकिन लेखांकन प्लेटफॉर्म द्वारा प्रदान की जाने वाली सहायता सेवाओं के लिए सुविधाओं और लाभों से सब कुछ मूल्यांकन किया जाना चाहिए। कई कंपनियों को बहुत अधिक अनुकूलन की आवश्यकता होती है या सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता हो सकती है ताकि सड़क को और अधिक व्यापक रिपोर्टिंग प्रदान की जा सके। बिंदीदार रेखा पर हस्ताक्षर करने से पहले आज के साथ-साथ भविष्य में लेखांकन की आवश्यकता होनी चाहिए।

पेरोल को सरल बनाएं

छोटे व्यवसायों के विस्तार और अतिरिक्त कर्मचारियों को ले जाने के रूप में पेरोल अधिक से अधिक जटिल हो जाता है कर्मचारियों को सही मुआवजे देने के लिए आवश्यक रिपोर्ट तैयार करने के लिए समय पर नज़र रखने की जानकारी पेरोल विभाग को सौंप दी जानी चाहिए। ऑनलाइन बहीखाता पद्धति उपकरण ट्रैकिंग और पेरोल सॉफ़्टवेयर में दर्ज किए गए डेटा को ले सकता है और इसे एक प्रारूप में अनुवादित किया जा सकता है जिसका प्रयोग कार्यक्रम से सीधे चेक तैयार करने के लिए किया जा सकता है।

यह सटीकता बढ़ाता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी कर्मचारियों को समय पर भुगतान मिलता है, हर बार लेखांकन विभाग के बिना प्रत्येक सप्ताह पेरोल पर काम करने के घंटे बिताए।

कई बार ट्रैकिंग एप्लिकेशन मोबाइल कनेक्टिविटी के माध्यम से उपलब्ध विकल्पों और लाभों के विस्तृत सरणी को स्वीकार कर रहे हैं। ऐसे समय ट्रैकिंग प्रोग्राम हैं जो उपयोगकर्ताओं को मोबाइल एप्लिकेशन के माध्यम से और यहां तक ​​कि एसएमएस टेक्स्ट संदेशों के माध्यम से समय से क्षेत्र में प्रवेश करने की अनुमति देते हैं। सीएफओ विभिन्न सदस्यों के लिए एकाधिक अनुमोदन प्रक्रियाओं को स्थापित कर सकता है, जो बेहतर डेटा और विवरणों में सहायता के लिए निर्धारित समय में पेरोल के लिए ट्रैक किया जा सकता है।

बिक्री डेटा प्रबंधित करें

लघु व्यवसाय बिक्री डेटा के निरंतर प्रवाह के साथ काम करते हैं इनकमिंग और आउटगोइंग चालान, भुगतान, खरीद ऑर्डर, ऑर्डर पूर्ति, और शिपिंग जानकारी में सभी महत्वपूर्ण वित्तीय डेटा होते हैं जो नकदी प्रवाह की बात करते समय चित्र का एक बड़ा हिस्सा बनाते हैं।इन नंबरों को सटीक रूप से ट्रैक करने में नाकाम रहने और समय पर फैशन से भ्रम की स्थिति पैदा हो सकती है जो भविष्य के विकास के बारे में निर्णय लेने की कंपनी की क्षमता को दबाने दे सकता है।

ऑनलाइन बहीखाता सॉफ्टवेयर इस सभी आवश्यक डेटा को प्रबंधित करता है, जैसा कि कंपनी के अधिकारियों को हमेशा स्पष्ट रूप से पता चलता है कि किसी भी समय कितना पैसा उपलब्ध है।

व्यक्तिगत आदेशों और चालानों की स्थिति का निर्धारण करने के लिए एक त्वरित, सटीक तरीका प्रदान करके, ये प्लेटफॉर्म्स बिक्री फ़नल के साथ हर कदम पर समय की बचत करते हैं। कुछ सॉफ़्टवेयर समाधान चालानों को स्वचालित रूप से जनरेट करने और उन्हें ग्राहकों को भेजते हैं ताकि बिक्री विभाग को और भी अधिक मजबूती मिले।

खाते को देय और प्राप्य मॉनीटर करें

यह संभव है कि किसी व्यवसाय को कागज पर लाभदायक दिखें लेकिन वास्तविकता में संघर्ष या असफल रहने पर यह एक आम समस्या है जो कंपनियों द्वारा अक्षम बहीखाता प्रक्रियाओं का सामना कर रही है जो नकदी प्रवाह के पीछे सही कहानी नहीं दिखाती हैं। देय दोनों खातों की स्थिति का ट्रैक रखने के लिए एक ऑनलाइन टूल का उपयोग करना और प्राप्य खातों को भ्रम को दूर करता है और यह दिखाता है कि कंपनी के वित्तपोषण के स्वास्थ्य में सुधार के लिए कहां कार्रवाई की जानी चाहिए।

ईमेल रिमाइंडर सेट करना और अलर्ट प्राप्तियों पर संग्रह प्रक्रिया को गति देता है और जब भुगतान योग्य होने पर व्यापार मालिकों और अधिकारियों को याद दिलाया जाता है

यह एक संतुलित भुगतान शेड्यूल तैयार करता है जो कंपनी को अपने बजट को ध्वस्त करने के बजाय लाल रंग में रखता है

मोबाइल उपयोग को प्रोत्साहित करें

रिमोट एक्सेस एक बड़ा हिस्सा है जो ऑनलाइन बहीखाता पद्धति को इतना प्रभावी बनाता है सीएफओ से मोबाइल वर्कफ्लो के प्रत्येक व्यक्ति अपने मौजूदा स्थान की परवाह किए बिना किसी भी उपकरण से सॉफ़्टवेयर और इनपुट आवश्यक डेटा का उपयोग कर सकता है। जब कंपनी में हर कोई रिकॉर्डिंग बिक्री और व्यय रिकॉर्डिंग के साथ बोर्ड पर हो जाता है, तो यह बोर्ड भर में सटीकता में काफी बढ़ोतरी करनी चाहिए। कार्यालय से दूर व्यवसाय करने वाले कर्मचारी अब लेन-देन के आंकड़ों को रिकॉर्ड करने के लिए अपने कंप्यूटर पर लौटने के लिए इंतजार नहीं करना चाहिए। इसके बजाय, वे अपने मोबाइल उपकरणों पर एक ऐप का उपयोग करके सभी नंबरों को इनपुट कर सकते हैं जो मुख्य बहीखाता सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत होते हैं और सीधे बादल को जानकारी देते हैं

बैंकों के साथ सिंक करें

एक व्यापार चेकबुक में जमा या निकासी लिखना और मासिक स्टेटमेंट आने पर अप्रिय आश्चर्य प्राप्त करना भूलना बहुत आसान है। बैंक लेनदेन होने के समय स्वचालित रूप से वित्तीय डेटा प्राप्त करने के लिए ऑनलाइन बहीखाता पद्धति सॉफ़्टवेयर सेट करके इस समस्या से बचा जा सकता है। सटीक डॉलर की राशि डैशबोर्ड से तुरन्त रिकॉर्ड और पहुंच योग्य होती है, यह एक तरीका है जो न केवल सटीकता में सुधार लाती है बल्कि यह भी सुनिश्चित करता है कि पुस्तकों की शेष राशि के अनुसार हर महीने समय बिताने के लिए यह अनावश्यक है।

संचार खुला रखें

एक विश्वसनीय ऑनलाइन बहीखाता समाधान को विभिन्न लॉगिन अनुमतियां बनाने के लिए प्रशासक को अनुमति देनी चाहिए ताकि एक विभाग में विभाग के प्रमुख, पर्यवेक्षकों और कर्मचारियों को जानकारी प्राप्त कर सकें और संशोधित कर सकें। मॉनिटरिंग टूल सीएफओ को यह देखने की जांच करते हैं कि सबकुछ आसानी से चल रहा है और आवेदन के भीतर सहयोग विकल्पों का उपयोग करते हुए किसी भी प्रश्न का उत्तर देता है।यह कंपनी के वित्तीय फैसले में शामिल सभी दलों के बीच सूचना के प्रवाह को मुक्त रखता है और उन बाधाओं को दूर करता है जो कुशल संचालन के तरीके में खड़े होते हैं। अगर व्यवसाय में बदलाव की जरूरत है, तो सीएफओ और सेवा प्रदाता हमेशा सुधार के लिए आसानी से उपलब्ध हैं।

रिपोर्टिंग का लाभ उठाएं

सॉफ्टवेयर की मदद के बिना वित्तीय डेटा से रिपोर्ट बनाना एक कठिन प्रक्रिया है जो छोटे व्यवसाय के कर्मचारियों को जोड़ता है जो कहीं और अधिक उत्पादक हो सकते हैं। डेटा संग्रह और इन मैनुअल रिपोर्टों के संकलन के बीच होने वाली देरी से जोखिम उत्पन्न हो सकता है कि रिपोर्ट समाप्त होने तक जानकारी अप्रचलित हो सकती है। ऑनलाइन बहीखाता पद्धति प्लेटफॉर्म में कई महत्वपूर्ण व्यापारिक मीट्रिक्स के लिए रिपोर्टिंग टूल शामिल हैं:

• अनुमानित बिक्री
• आय और व्यय
• नकदी प्रवाह
• लाभ और नुकसान

चूंकि सिस्टम में दर्ज सभी डेटा तुरंत सहसंबद्ध होता है , हर नई रिपोर्ट कंपनी के वित्त में नवीनतम परिवर्तनों को दर्शाती है। क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म सिंक्रनाइज़ेशन ऑनलाइन रिपोर्टिंग सिस्टम के मुख्य लाभों में से एक है, लेकिन यह केवल एक ही नहीं है व्यापक डैशबोर्ड डेटा एकत्रित कर सकते हैं, रिपोर्टिंग में सुधार कर सकते हैं और सीएफओ को अपने कंप्यूटर को बूट किए बिना कंपनी के प्रमुख निष्पादन संकेतकों तक पहुंच सकते हैं। लेखा अनुप्रयोगों में मोबाइल कनेक्टिविटी सर्वव्यापी है और प्रयोक्ताओं को न केवल यह देखने के लिए अनुमति देता है, बल्कि जहां भी आवश्यक है वहां भी सभी महत्वपूर्ण डेटा को संपादित, हेरफेर और विश्लेषण करें।

सभी कार्यक्रमों को एकीकृत करें

ऑनलाइन बहीखाता पद्धति सबसे अधिक फायदेमंद है जब अन्य अनुप्रयोगों से जुड़ा होता है जो एक व्यवसाय संचालन का प्रबंधन करने के लिए उपयोग करता है। एक साथ एक समय में ट्रैकिंग, पेरोल, इन्वेंटरी प्रबंधन और अन्य सॉफ़्टवेयर को एक सुरक्षित एकीकरण प्लेटफॉर्म का उपयोग करके डेटा प्रवाह को आसान बनाते हैं और यह सुनिश्चित करता है कि ऑनलाइन बहीखाता कार्यक्रम के माध्यम से उपलब्ध जानकारी हमेशा सही होती है

स्वचालन के साथ, एकीकरण में वृद्धि की दक्षता की सुविधा होती है और व्यवसायों को पहले से विभाजित क्षेत्रों में बिखरे हुए सूचनाओं के टुकड़ों को कम करने में बिताए समय कम करने से व्यवसाय को एक महत्वपूर्ण राशि बचा सकता है। एकीकरण में पुनरावृत्ति डेटा एंट्री कार्यों का एक बड़ा सौदा भी कम हो जाता है, त्रुटि की दर कम हो जाती है और कंपनियों को रिपोर्ट का अनुकूलन करने के लिए विस्तार की सबसे बड़ी मात्रा को शामिल करने की अनुमति मिलती है।

लेखांकन मंच एकीकरण का एक महत्वपूर्ण घटक पहले से समझ रहा है कि सिस्टम को संरेखित करने से पहले वांछित परिणाम क्या है खाते की आवश्यकताओं को जानने के अनुसार, सीएफओ विभिन्न सुविधाओं के प्रासंगिकता और विभिन्न कार्यक्रमों के लाभों की प्रासंगिकता का अधिक सटीक मूल्यांकन कर सकता है जिससे कि वे वास्तव में कंपनी की आवश्यकताओं को पूरा कर सकें। उदाहरण के लिए, नौकरी की लागत के लिए एकाधिक प्रणालियां एक दूसरे से पेरोल, समय ट्रैकिंग और सामान्य लेज़र सिस्टम पर बोलने की आवश्यकता होती हैं। अगर नौकरी की लागत रिपोर्टिंग का एक प्रमुख सिद्धांत है, तो क्या समय पर नज़र रखने के आवेदन ने अपना डेटा पेरोल प्रसंस्करण सेवाओं को सिंक्रनाइज़ किया है, यह एक विशिष्ट और महत्वपूर्ण विचार है।

कार्य पर्यावरण को अनुकूलित करें

एकीकरण समाधान की पेशकश करने वाली कंपनियों में अक्सर उनकी सेवाओं के हिस्से के रूप में अनुकूलन शामिल होते हैंकिसी भी कंपनी की जरूरतों को संभालने के लिए विशेष रूप से सिलवाया गया केंद्रीय मंच बनाने के लिए सीएफओ इसका लाभ उठा सकते हैं प्रत्येक व्यवसाय को वर्कफ़्लो, डेटा प्रविष्टि रूपों और सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों के बीच कनेक्शन के संदर्भ में एक विशेष सेटअप की आवश्यकता होती है। व्यापक प्रशिक्षण की आवश्यकता के बिना ही सभी के लिए प्लेटफॉर्म पर्याप्त उपयोग करना चाहिए। ऑनलाइन बहीखाता पद्धति को इस वातावरण में एकीकृत किया जा सकता है ताकि डेटा प्रवाह के प्रबंधन में यह नियमित उपकरण हो।

ध्यान रखें कि अनुकूलन के लिए कनेक्टिविटी सेटअप करने के लिए प्रशिक्षित आईटी सेवाओं के हस्तक्षेप की आवश्यकता हो सकती है, सुनिश्चित करें कि डेटा उचित तरीके से सिंक्रनाइज़ कर रहा है और रिपोर्ट सही हैं नए सहायता समाधान और ऑनलाइन बहीखाता सेवाएं लागू करने की लागत पर विचार करते समय इस सहायता का बजट होना चाहिए क्योंकि यह अंततः सेटअप के दौरान न केवल आवश्यक हो बल्कि परिवर्तन के दौरान, विकास के दौरान और जब लेखा टीम को नई जानकारी और रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है कंपनियां विभिन्न तरीकों से इसका संपर्क करती हैं

सीमित बजट वाले लघु व्यवसाय और लेखांकन हेल्म में एक अंशीय सीएफओ, एक एकमात्र मालिक के साथ एक रिश्ते रखना पसंद कर सकते हैं जो लचीला हो सकता है और आवश्यकतानुसार कॉल भी कर सकता है। जब तक आवश्यकताएं व्यापक नहीं हैं, काम किए गए घंटों के लिए बिलिंग मासिक व्यवसायियों के मुकाबले छोटे व्यवसाय बजट को लाभान्वित करने की अधिक संभावना होगी। इसके विपरीत, जटिल व्यवसायिक व्यवसायों या व्यापार वाले व्यवसायों को आईटी कंपनी को अपने मौजूदा जरूरतों के मुताबिक रखने के लिए अधिक से अधिक फायदा हो सकता है। सीमित स्थितियों में, कुछ व्यवसायों को कर्मचारियों पर आंतरिक आईटी समर्थन वाले व्यक्ति के द्वारा सर्वश्रेष्ठ अनुकूल होता है। यह आमतौर पर उन व्यवसायों के लिए सबसे अधिक अनुकूल होते हैं जिनके पास आईटी व्यक्ति पहले से ही कर्मचारी हैं जो अतिरिक्त सिस्टम जिम्मेदारियों को ले सकते हैं।

सीएफओ, व्यापार मालिकों और कर्मचारियों को एक साझा वातावरण प्रदान करने के लिए, जिसमें वित्त को ट्रैक और प्रबंधित करना है, ऑनलाइन बहीखाता पद्धति सटीकता और संचार के कई मुद्दों को संबोधित करता है जो हानिकारक त्रुटियों का कारण बन सकता है। सही क्रियान्वयन एक ऐसा मंच बनाता है जो व्यापार को वित्तीय रूप से संभालता है और उत्पादकता और विकास के लिए आदर्श वातावरण प्रदान करता है।