नौकरी की लागत में डेटा सटीकता सुनिश्चित करने के लिए कैसे

कई छोटे और मिडसाइज व्यवसाय नौकरी की लागत वाली योजना का उपयोग न करने या ग़लत डेटा या डेटा अपर्याप्तता के लिए कमजोर होने की गलती करते हैं। एक ठोस नौकरी की लागत वाली योजना के साथ, समग्र परियोजना की प्रगति का विश्लेषण करना आसान है, प्रत्येक चरण को देखें और किसी भी ऐसे क्षेत्रों की पहचान करें जिनसे सुधार की आवश्यकता हो। एक अच्छी योजना के साथ बड़ी मुश्किलें और पटरी से उतरना आसानी से बचा जा सकता है साथ ही, डेटा सटीकता को बेहतर बनाने के उपायों के साथ एक अच्छी नौकरी की लागत वाली योजना के चलते प्रतियोगियों के खिलाफ एक कंपनी को ऊपरी हाथ देता है

सही तरीके से लागू होने पर, नौकरी की लागत वाली योजना निम्न लाभ देती है:

• समय-समय पर सटीक रिपोर्टिंग।
• यह जानना कि लागत और खर्च किस प्रकार हैं
• लागतों को ट्रैक करने और उन्हें नौकरी बजट और अनुमानों की तुलना करने की क्षमता।
• तुरंत आवश्यक रूप से परिवर्तन करने की क्षमता के रूप में
• भविष्य की परियोजनाओं में वृद्धि की सटीकता के लिए पिछले परियोजनाओं से जानकारी का एक डेटाबेस
• परियोजना में शामिल कार्यों की स्थिति और उच्च स्तर पर समग्र परियोजना की निगरानी करने का एक मौका

नौकरी की लागत के लिए क्रिया योग्य योजना

हालांकि बजट किसी भी प्रोजेक्ट की वित्तीय रीढ़ है, लेकिन उसे हमेशा पर्याप्त नियोजन और निगरानी नहीं मिलती है कई छोटे कंपनियां कुल परियोजना के लिए केवल एक डॉलर राशि या एक सीमा निर्धारित की थी अनुमानों के संबंध में संभावित लागत के विसंगतियों के लिए कार्य को ठीक से नहीं किया जा सकता है।

इसके अलावा, बजट को आम तौर पर उपेक्षित कर दिया जाता है क्योंकि परियोजना की प्रगति होती है।

बजट की निगरानी करना और नियमित रूप से समायोजन करना महत्वपूर्ण है ऐसा करने की योजना है, और दोनों एक उद्घाटन और समापन बजट है।

जब यह बजट निर्धारित किया जाता है, तो समय सटीकता सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक कदम उठाने का समय है। ये एक ठोस नौकरी की लागत वाली योजना को लागू करने के लिए कुछ बेहतरीन प्रथाएं हैं जो गलतियों को बचाएगी और सही डेटा रिकॉर्डिंग सुनिश्चित करेगी।

1। ट्रैक लागत को पूरी तरह से

कई छोटी कंपनियों द्वारा की गई सबसे बड़ी गलतियों में से एक डेटा को अच्छी तरह से ट्रैक नहीं कर रहा है उस योजना में जोड़ें जो कि मजबूत बनाया नहीं है, और आपदा के लिए एक नुस्खा है। एक नौकरी पर बंद होने की कल्पना करें और फिर एक देर से शुल्क वाले किसी विक्रेता से बिल प्राप्त करें। देर से शुल्क अतिरिक्त जुर्माना शुल्क के साथ आता है, और बेपरवाह गलती के लिए कुल परियोजना की समग्र लाभप्रदता में एक ध्यान देने योग्य गड़बड़ा लगाने के लिए पर्याप्त है।

अनुमानित व्यय को प्रवेश करने के लिए एक प्रणाली विकसित करें, और प्रोजेक्ट के चरणों में उन्हें ट्रैक करना सुनिश्चित करें एक बड़ी परियोजना के प्रत्येक चरण के लिए डेटा और लागत जांच के साथ एक प्रणाली होना चाहिए। लागतों की एक स्पष्ट तस्वीर के लिए खरीद आदेशों को हमेशा जारी रखें और ट्रैक करें

2। एक चेंज ऑर्डर प्रक्रिया का विकास करें

जब कार्य ओवरलैपिंग शुरू हो जाते हैं और समय सीमित है, तो बजट में बदलाव हो सकता है लेकिन दस्तावेज नहीं किया जा सकता है।इससे प्रोजेक्ट के नतीजे और इसके अनुमानित लाभ को प्रभावित किया जा सकता है। अगर प्रक्रिया में बजट में कोई परिवर्तन हो, तो उन्हें तत्काल दस्तावेज दें

यह सभी दलों को वास्तविक नौकरी की लागतों को समझने में मदद करता है, और यह परियोजना की योजना बना रही कंपनी के लिए भुगतान सुनिश्चित करता है। सभी शामिल दलों के लिए परिवर्तन ऑर्डर के दस्तावेजीकरण और निगरानी के लिए एक प्रणाली का विकास करना।

3। दैनिक टाइम शीट्स का उपयोग करें

काम के घंटे जो ग़लत ढंग से, देर से या न होने पर प्रलेख किए गए हैं, परियोजना पूरी होने पर बजट तक पहुंच सकते हैं। काम के घंटों की समीक्षा करें और देखें कि कुछ कार्यकर्ता कार्यों पर हस्ताक्षर किए हैं लेकिन उस दिन के लिए उनके घंटे लॉग नहीं किए, और यह प्रोजेक्ट पूरे प्रोजेक्ट में कई बार होता है।

लोग तुरंत एक परियोजना में व्यस्त हो सकते हैं और अपने समय के दस्तावेज को भूल सकते हैं। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक व्यक्ति एक दैनिक समय पत्रक का उपयोग करता है, और हर दिन समय-पत्र सबमिशन की पुष्टि करने के लिए उपयोग करने वाले प्रबंधक या पर्यवेक्षक के लिए एक मास्टर सूची है सटीकता की खातिर साप्ताहिक आधार पर और बाद में वित्तीय नुकसान को रोकने के बजाय दैनिक आधार पर दस्तावेज करना बेहतर होता है

4। वास्तविक लागतों के अनुमानों की तुलना करें

कई छोटी कंपनियां केवल एक परियोजना की शुरुआत में अनुमान प्राप्त करने की गलती करती हैं

जैसा कि परियोजना की प्रगति होती है, मुद्दों पर खर्च समायोजन की आवश्यकता के कारण वारंट उठ सकते हैं।

कुछ वस्तुओं की आपूर्ति लागत में वृद्धि हो सकती है, और कुछ परियोजनाओं को मूल अनुमान से अधिक आपूर्ति की आवश्यकता हो सकती है। ये परिवर्तन एक उच्च समग्र लागत का परिणाम है, और यह परियोजना के अंत में आश्चर्यचकित होने पर यह एक बड़ी हानि हो सकती है। अनुमान लगाने के लिए प्रोजेक्ट के पूरे जीवनभर में अनुमान लगाने से अनुमान लगाया जा सकता है कि अनुमानित लागत वास्तविक लागत के अनुरूप हैं।

5। प्रोजेक्ट के दौरान निगरानी खर्च

परियोजना की प्रगति के रूप में लागत में परिवर्तन, अतिरिक्त खर्च और त्रुटियों को नजरअंदाज करना आसान है ऐसे ऐप्स और सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम हैं जो अलर्ट जारी करते हैं, जब कुछ नौकरियां अभी तक बिल नहीं हुई हैं या जब लागत अनुमान वास्तविक लागत से नीचे गिरने लगते हैं। कल्पना कीजिए कि एक परियोजना खत्म हो रही है और फिर पता चलता है कि एक बड़ी नौकरी बिल नहीं की गई थी। यह सिर्फ पैसा खोने के कई संभावित तरीकों में से एक है।

किसी भी बड़े प्रोजेक्ट के लिए एक ट्रैकिंग कार्यक्रम एक मूल्यवान संपत्ति है और पेशेवरों को बजट पर बने रहने और बिलिंग के साथ समायोजन करने में मदद कर सकता है अगर किसी प्रोग्राम में मोबाइल ऐप भी होता है, तो यह लागतों को ट्रैक करना और अपडेट करना आसान बनाता है या कहीं से भी बिल भेजता है यह कार्य पूरा करने के लिए हमेशा बेहतर होता है क्योंकि कार्यालय में लौटने तक उन्हें लगाए जाने के बजाय वे मन में आते हैं।

6। कम से कम कोडिंग त्रुटि जोखिम

कई कंपनियां सभी खर्चों को इनपुट करने के लिए लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करती हैं व्यय रिपोर्ट को संभालने के लिए एक बाहरी अकाउंटिंग सेवा का उपयोग करना और लेखांकन के सभी विस्तृत कार्य एक महान लाभ है और वित्त को ट्रैक करने का सबसे सटीक तरीका है। हालांकि, इन सेवाओं को संचालित करने वाले पेशेवरों को इष्टतम वित्तीय परिणामों के लिए सटीक डेटा होना चाहिए

कई उदाहरणों में, परियोजना कार्यकर्ता आंतरिक रिपोर्टिंग सिस्टमों में गलत कोडों को इनपुट करते हैं।जब ये गलत कोड बाहरी लेखा विभागों में स्थानांतरित हो जाते हैं, तो वे गलत दर्ज किए जाते हैं और समस्याएं पैदा कर सकते हैं। वही आंतरिक लेखा विभागों के साथ सच है लेकिन त्रुटियों को खोजने के लिए कंपनी को अधिक समय और पैसा भी खर्च कर सकते हैं।

यदि एक कोडिंग प्रणाली समस्याएं पैदा कर रही है, तो यह समय पुनः मूल्यांकन करने और एक सरल या स्पष्ट प्रणाली के साथ आने का समय है। वैकल्पिक रूप से, किसी भी इनपुट कोड के लिए सत्यापन संकेत के साथ इलेक्ट्रॉनिक कोडिंग का उपयोग करें, जो विवरण देता है कि कोड क्या दर्शाता है और उपयोगकर्ता इसे सबमिट करने से पहले इस जानकारी को स्वीकार करता है।

7। परिवर्तन कौन जानता है

हर पेशेवर जवाबदेही के महत्व को समझता है हालांकि, यहां तक ​​कि पेशेवरों की भी अपनी गलतियों पर निर्भर नहीं हो सकता है, यदि ऐसा करने का अवसर है। जब कई पार्टियां किसी प्रोजेक्ट पर काम करती हैं, तो यह दस्तावेज करना ज़रूरी है कि जो कार्य पूरा करता है, जो डेटा परिवर्तन करता है, जो वित्तीय अनुमानों को बदलता है और जो खरीदारी करता है इससे सभी पार्टियों के लिए यह पता चलता है कि विभिन्न मुद्दों के लिए किससे संपर्क करना है और यह भी पहचानता है कि कौन गंभीर गलतियां कर सकता है

हालांकि गलतियों को अभी भी परियोजना के नतीजे पर असर पड़ सकता है, जो लोग अपनी गलतियों को समझने और भविष्य में एक ही समस्या को रोकने के लिए आवश्यक परिवर्तन करने में उनकी मदद करने के लिए उन्हें पहचानने होंगे। ऐसे सॉफ़्टवेयर प्रोग्रामों का उपयोग करना जो उपयोगकर्ताओं को इन महत्वपूर्ण परिवर्तनों को करने के लिए लॉग इन करने की आवश्यकता होती है, यह एक अच्छी शुरुआत है।

डेटा सटीकता और नौकरी की लागत एक टीम का प्रयास है

याद रखने के लिए सबसे महत्वपूर्ण सलाह है कि इन कार्यों के सुझावों का उपयोग करने के लिए परियोजना को एक टीम के प्रयास को बनाए रखना है प्रोजेक्ट के इष्टतम परिणाम के लिए प्रत्येक व्यक्ति को डेटा सटीकता में योगदान करना होगा। प्रत्येक विभाग या कार्य दल के कर्तव्यों को परिभाषित करें और पहचानें कि ये कर्तव्य और डेटा सटीकता परियोजना की समग्र वित्तीय सफलता से संबंधित है।

एक प्रस्तुति बनाएं जो रेखांकित करती है कि टीम के प्रत्येक भाग का कार्य कैसे होता है परियोजना से पहले सभी के साथ मिलो और इन बिंदुओं पर जाने के लिए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई उनकी भूमिकाओं और दूसरों की भूमिका को समझता है

एक मजबूत टीम बनाने और उन्हें नौकरी की लागत में डेटा सटीकता के लिए प्रतिबद्ध करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा उनकी मदद मांग रहा है बस अपने कर्तव्यों और वित्तीय अनुमानों के बारे में टीमों को बताते हुए उन्हें सूचित करता है। मूल्यवान समझने के लिए, उनकी भूमिकाओं को बेहतर ढंग से समझने के लिए और सक्रिय रूप से भाग लेना चाहते हैं, उन्हें शामिल करना होगा।

सभी टीम के सदस्यों के साथ बैठक करते समय, एक बुद्धिशीलता सत्र स्थापित करें। उनके इनपुट के लिए पूछें, और हर किसी के अंतर्दृष्टि और सुझावों के आधार पर कार्रवाई के लिए एक योजना बनाएं चूंकि एक परियोजना में शामिल सभी टीम पूरी तरह से अन्य टीमों के कार्यों या चुनौतियों को समझती नहीं है, इसलिए यह व्यायाम संभवत: बाधाओं, छिपी हुई लागतों और अन्य मुद्दों को संबोधित करने के लिए लंबा रास्ता तय कर सकता है।

इन सावधानीपूर्वक कदमों से डेटा सटीकता में सुधार होता है, एक ठोस नौकरी की लागत वाली योजना तैयार होती है और एक सफल समग्र परियोजना में योगदान देता है