देर से शुल्क और ब्याज भुगतान से गुम चालान की समय सीमा से बचने के लिए

व्यापार के खर्चों को आवश्यक से आकस्मिक रूप से चलाया जाता है, लेकिन अप्रत्याशित व्यय का एक निराशाजनक क्षेत्र देर से शुल्क और अनावश्यक ब्याज है। यदि आप समय पर किसी कंपनी के बिल का भुगतान करने के लिए कभी भी चूक गए हैं, तो संभवतः आपको इन अपरिहार्य लागतों में से एक का सामना करना पड़ा है, जो कि बहुत ही ख़तरे में है हताशा दस गुना बढ़ जाता है जब आप अपने खाते का प्रबंधन करने के लिए नियत किए गए पेशेवर बुकिपर को देय तिथियों को चुकाना पड़ते हैं, जिसके कारण आपको आश्चर्य की जाने वाली लागतों से बचने की उम्मीद थी क्योंकि आप इन मुद्दों पर एक समर्पित व्यक्ति को नियुक्त करने के लिए काम करते हैं।

हालांकि, क्या आप अपने खातों पर देय ("एपी") अपने आप पर संसाधित करते हैं और समय सीमा को पूरा करने के लिए संघर्ष करते हैं या अपने मुख्यालय के प्रबंधन में कठिनाई कर रहे हैं और फीस को ढेर कर रहे हैं, आप कई चीजें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी बहीखाता प्रक्रियाएं निर्धारित तिथियों से चिपकाने के लिए गठबंधन की जाती हैं और समय सीमा को पूरा करती हैं

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1। नुकसान को उजागर करने के लिए अपनी मौजूदा लेखा प्रक्रियाओं की जांच करें

अगर आप देर से भुगतान की फीस और अर्जित ब्याज की आवर्ती हैं, तो आपको देय और बिल प्रबंधन प्रक्रियाओं के अपने खातों के हर चरण की जांच करके शुरू करना होगा। भुगतानों के दस्तावेजीकरण और भुगतान चालानों का दाखिल करने के लिए समीक्षा, अनुमोदन और भुगतान के चक्र के आने वाले इनवॉइस को कैसे प्राप्त किया जाता है; सटीकता और दक्षता के लिए हर कदम की समीक्षा की जानी चाहिए

हाइलाइट करें जहां चालान कार्यप्रवाह में फंसे हुए हैं, संभावित अपराधियों (i। ई, धीमा मेल प्रसंस्करण समय, विलक्षण बिल समीक्षा अवधि, अनुपस्थित आवेदकों की पहचान) और पहले सबसे बड़ी समस्या वाले क्षेत्रों को संबोधित करने के लिए समायोजित करें।

यदि एपी वर्कफ़्लो में कई लोग शामिल हैं, तो पूरी पारदर्शिता और जवाबदेही सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया को रूपरेखा में हर किसी को शामिल करने में भाग लें। आप यह सोच सकते हैं कि मेल प्राप्त होने वाला दिन खोला गया है, केवल यह जानने के लिए कि लेखा विभाग से पहले एक सप्ताह के लिए आयोजित किया जाता है।

2। सेट बहीखाता पद्धतियां, प्रक्रियाएं और उम्मीदें सेट करें

ओवरशन किए गए समाधान की खोज करने से पहले, देय खातों में भविष्य के कार्यों और कार्यों को निर्देशित करने के लिए नियम और अपेक्षाओं के आधार पर शुरू करें शायद इसमें अधिकतम बदलाव समय, एक कदम दर कदम अनुमोदन प्रक्रिया या उम्मीद है कि सभी चालान नियत दिनांक से 3 दिन पहले दिए गए हैं। प्रक्रियाओं को आपके कंपनी के लक्ष्यों और क्षमताओं के अनुरूप होना चाहिए और सभी पक्षों द्वारा निर्धारित कंपनीगत खरीद सुनिश्चित करने के लिए निर्धारित और सहमत होना चाहिए।

3 अपने गो-टू कैलेंडर और टास्क मैनेजमेंट प्रोग्राम में कार्य और रिमाइंडर्स बनाएं

आपके अकाउंटिंग प्रक्रियाओं में स्वचालित वर्कफ़्लो फ़ंक्शंस शामिल करने का सबसे तेज़ तरीका अपने कार्यों को समायोजित करने के लिए आपके वर्तमान कार्य और कैलेंडर प्रबंधन कार्यक्रम पर निर्भर है। अपनी बेहतर लेखा प्रक्रियाओं के लिए अपनी अपेक्षाओं को स्थापित करने के बाद, उन्हें पूरा करने के लिए एकल कार्यों में तोड़ दें।नए चालानों को समीक्षा चक्र में स्वीकृति के लिए अग्रेषण करने के लिए, प्रत्येक विशिष्ट कार्य को आपके कैलेंडर और कार्य कार्यक्रम में आवर्ती रिमाइंडर के रूप में बनाया जाना चाहिए। किसी विशेष कार्य के निष्पादन के लिए जो भी जिम्मेदार होता है, उन्हें समय की पूर्ति को सुनिश्चित करने के लिए उचित आवृत्ति पर सेट होना चाहिए।

बिल भुगतान और प्रबंधन के लिए कार्य-आधारित दृष्टिकोण का उपयोग करना कार्यप्रवाह सरल और निष्पादित करना आसान बनाए रखने में मदद करेगा। घोषित प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए कार्य आसानी से साझा, स्थानांतरित और समीक्षा किए जा सकते हैं। प्रत्येक चालान एक ही प्रक्रिया का पालन करेंगे, मानकीकृत कदम और कंपनी के प्रबंधकों और मालिकों द्वारा अधिक नियंत्रण और निरीक्षण के लिए अनुमति देगा। आप देख सकते हैं कि कौन से कार्य पूर्ण या बकाया चिह्नित हैं, आप आसानी से एक कार्यक्रम (अपने मुख्यालय की स्मृति के बजाय) के कार्यों पर गौर कर सकते हैं।

4। एक स्वचालित बिल मैनेजमेंट वर्कफ़्लो प्रोग्राम लागू करें देर से भुगतान, फीस और ब्याज से बचने के लिए इष्टतम समाधान एक एकीकृत बिल प्रबंधन कार्यक्रम को लागू करना है जो वर्कफ्लो को स्वचालित करेगा, लेखा कार्यक्रमों के साथ समन्वय करेगा और प्रक्रिया में अधिकतम दृश्यता सुनिश्चित करेगा। अलग-अलग उपयोगकर्ता प्रोफाइल से स्वचालित ईमेल नोटिफिकेशन और मोबाइल अनुमोदनों के लिए, अपने वर्कफ़्लो में एक बिल मैनेजमेंट प्रोग्राम को एकीकृत करने से सभी बिंदुओं को कनेक्ट करने के लिए कार्य और खातों को देय तारीखें फिर से अनदेखी नहीं की जाती हैं।

निश्चित नहीं है कि कहां से शुरू हो? यह पहली बार में थोड़ा भारी लग सकता है अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं से सबसे सरल चरण से प्रारंभ करें और धीरे-धीरे निर्माण करें आपको पोस्ट-इसके पूरी तरह से स्वचालित सिस्टम में संक्रमण से रात भर में बदलाव करने की आवश्यकता नहीं है।