सूचना के लिए अनुरोध (आरएफआई) प्रक्रिया में सुधार कैसे करें

क्या आप जानकारी के लिए अनुरोध कर रहे हैं? या क्या यह कोई और है जो आपसे जानकारी मांग रहा है? शब्द 'अनुरोध के लिए अनुरोध' (आरएफआई) किसी भी तरह से लागू किया जा सकता है, लेकिन प्रत्येक मामले में इस प्रक्रिया में कुछ बुनियादी अंतर हैं। नीचे देखें कि आपकी आरएफआई प्रक्रिया में सुधार कैसे किया जाए, चाहे आप पूछ रहे हों या जानकारी के लिए पूछा जाए

भाग ए। जानकारी के लिए आपसे पूछा जाता है

जानकारी के लिए अनुरोध निर्माण कार्य को परिभाषित करने और बाहर करने में लगातार प्रारंभिक चरण हैं

अक्सर यह आकार की बात है: बड़ी परियोजनाओं में अधिक चर और अधिक अज्ञात हैं जिन्हें औपचारिक प्रस्तावों के लिए पूछने से पहले हल किया जाना चाहिए या कम से कम संकुचित होना चाहिए, इसलिए आरएफआई मदद कर सकता है।

1. अनुचित देरी के बिना आपकी प्रक्रिया को समझने और उत्तर देने के लिए तेज़ होना चाहिए। एक संभावित ग्राहक से एक आरएफआई आपके लिए शुरुआती दौर में आने का एक मौका है। इसके बदले में इसका मतलब है कि तेजी से और सही तरीके से प्रतिक्रिया करने के लिए अच्छी तरह से संगठित किया जा रहा है।

2. यदि आरएफआई काम को इंगित करता है तो आप काम नहीं करना पसंद करते हैं, या इससे अन्य ग्राहकों की परियोजनाओं के साथ संसाधनों का विरोध होगा, आप विनम्रतापूर्वक गिरावट कर सकते हैं एक नकारात्मक, अभी तक समय पर उत्तर अभी भी अच्छी छाप छोड़ सकता है और बाद में अन्य परियोजनाओं के लिए संपर्क करने का एक मौका है।

3. सुनिश्चित करें कि आपके लिए एक अच्छा जवाब बनाने के लिए आरएफआई का पर्याप्त विवरण है। कम से कम, जांच लें कि आपके पास निम्न का उत्तर देने के लिए पर्याप्त जानकारी है:

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   1. क्या आप प्रतिस्पर्धा कर सकते हैं? क्या आपके पास एक अच्छा समाधान प्रदान करने के लिए कौशल और संसाधन हैं?

   2. क्या आप ऐसी परियोजना जीत सकते हैं? क्या आप इस निर्माण कार्य के लिए प्रतिस्पर्धी से बेहतर हैं?

   3. क्या आप ऐसी परियोजना जीतना चाहते हैं? इस प्रश्न का उत्तर देने से पहले, समय-समय पर भुगतान के लिए ग्राहक के ट्रैक रिकॉर्ड की जांच करें।

4. यदि आरएफआई अभी भी अस्पष्ट बना हुआ है, तो आपकी प्रक्रिया निम्न विकल्पों को परिभाषित कर सकती है

   1. आप अन्य परियोजनाओं को अस्वीकार और पीछा कर सकते हैं

   2. आप ग्राहक की बेहतर जरूरतों को परिभाषित करने में मदद कर सकते हैं।

   3. आप नए आरएफआई को एक साथ लाने के लिए भुगतान परामर्श सेवाएं प्रदान कर सकते हैं

प्रत्येक विकल्प के पास पेशेवर और विपक्ष हैं आपके निर्णय पर निर्णय लेने के लिए परियोजना और संबंधित ग्राहक के अनुसार होगा।

भाग बी आप सूचना मांगने वाले हैं

एक बार एक निर्माण परियोजना शुरू हो गई है, यह ठेकेदार या उपठेकेदार के लिए अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता के लिए असामान्य नहीं है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि काम ठीक से किया गया है

1. यदि आपकी आवश्यकता है, तो अपनी आरएफआई प्रक्रिया शुरू करें:

   • परियोजना विनिर्देशन का संशोधन, उदाहरण के लिए, किसी अन्य के लिए एक इमारत सामग्री को स्थानांतरित करने के लिए (शायद नायाब।)

   • एक कार्य या मार्ग का स्पष्टीकरण कुछ सामग्री का उपयोग, आकार, लागू, और इसी तरह करना है।

   • परियोजना विनिर्देशों के अनुसार परियोजना के कुछ भाग में 'निर्माण की कमी' का संकल्प नहीं किया गया है।

   • विनिर्देशों का सुधार अगर किसी चूक के बारे में सवाल पूछने के लिए अच्छे कारण हैं, सामग्री या कार्यों के अनुसार गुणवत्ता की अनुपयोगी या कमी निर्दिष्ट

2. जांचें कि क्या ग्राहक या सामान्य ठेकेदार के पास एक मानक आरएफआई फॉर्म है जिसका इस्तेमाल करना है। आपके आरएफआई के समझदार, उपयोगी उत्तर पाने के लिए अच्छे स्वरूप और टेम्पलेट्स आपको सही जानकारी शामिल करने में मदद करते हैं। उदाहरण के लिए आरएफआई के प्रबंधन के लिए एक केंद्रीकृत सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोग में अपने नए खुले आरएफआई रिकॉर्ड करें।

3. यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास वापस आ गया है, उसे साफ़ करें, यह स्पष्ट और यथार्थवादी दोनों है बजट के बारे में किसी भी प्रभाव की पुष्टि करें या इस परियोजना के लिए निर्धारित करें। अपनी स्वयं की परियोजना योजना को उचित रूप से अपडेट करें

4. अपने आरएफआई को बंद या हल के रूप में चिह्नित करें, यदि उत्तर आप वापस पाने के लिए वारंट करें किसी अनसुलझे आरएफआई की अपनी सूची की जांच करें उत्तर के लिए चिंतित पार्टियों का पीछा!