एक कंपनी की बैठक की योजना कैसे तैयार करें

बधाई! आपकी कंपनी कंपनी के सभी स्तरों से चयनित कर्मचारियों के समूह के लिए एक बैठक आयोजित करेगी सीईओ ने आपको कार्यक्रम के लिए परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारी दी है। ये युक्तियां और नमूना प्रोजेक्ट योजना एक तरह से प्रदर्शित करती है कि किसी प्रोजेक्ट मैनेजर कंपनी की बैठक या इसी तरह की जटिल परियोजना के लिए परियोजना योजना के निर्माण के लिए संपर्क कर सके।

परियोजना का पूर्व-योजना बनाएं

आपका पहला कदम योजना की योजना बनाना है

आप इस कार्यक्रम को हितधारकों के साथ चर्चा करके शुरू करते हैं। यदि यह पिछले वर्ष किया गया था, तो क्या सही गया? क्या गलत हुआ? कौन इस परियोजना में कामयाब रहे और क्या आप इस साल के नुकसान से बचने में मदद कर सकते हैं? चूंकि सीईओ ने आपको इस परियोजना को सौंपा है, इसलिए वह घटना से बाहर क्या चाहते हैं? घटना कब होगी? कहा पे? बजट क्या है?

-2 ->

जितनी अधिक जानकारी आप कर सकते हैं इकट्ठा करें। यह वह कंकाल होगा जिस पर आप परियोजना की योजना बनाते हैं।

टीम बनाएं

इस परियोजना को सफल बनाने के लिए आपको कौन से अन्य संसाधनों की आवश्यकता है? क्या अन्य विभागों में लोग हैं जो इस घटना को सफल बनाने में आपकी सहायता कर सकते हैं? वहाँ मदद करने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है? क्या आप बस पूछ सकते हैं या आपको अपने मालिक से औपचारिक अनुमोदन प्राप्त करने की आवश्यकता है? आपसे उनके लिए कितना समय चाहिए? क्या आप उन्हें प्रदान करने के लिए विशिष्ट कौशल की जरूरत है? अगर कोई व्यक्ति जो आप चाहते हैं वह उपलब्ध नहीं है, तो क्या कोई और कौशल प्रदान कर सकता है?

-3 ->

चूंकि यह एक कंपनी-विस्तृत बैठक है, एचआर कैसे मदद कर सकता है?

क्या आपको सुविधाएं विभाग से सहायता चाहिए? विपणन विभाग के बारे में क्या है? क्या आपको उस क्षेत्र में मदद की ज़रूरत है?

एजेंडा की योजना बनाएं

एक बार जब आपको पता चले कि बैठक कितनी देर तक खत्म हो जाएगी, तो आप समय के ब्लॉक भरने लगेंगे। क्या आपको एक शुरुआती वक्ता की आवश्यकता है? वह कौन होगा? क्या आप प्रतिभागियों को एक साथ रखेंगे या क्या आप कार्यक्रम के एक भाग के लिए उन्हें छोटे समूहों में तोड़ देंगे?

कितने अन्य वक्ताओं की आवश्यकता होगी? यदि आप बाहर तोड़ते हैं तो छोटे सत्र की सुविधा कौन करेगा?

क्या कार्यक्रम एक दिन से अधिक समय लेगा? आप एक दिन कैसे बंद करेंगे? आप दो दिन को फिर से कैसे खोलेंगे?

आप अंत में कैसे लपेटेंगे? क्या आपको एक समापन भाषण की आवश्यकता है? यदि आप एक बुक करते हैं तो आप होटल से बाहर की जाँच करने वाले लोगों की रसद कैसे संभालेंगे?

अंतरिक्ष खोजें

पता करें कि कितने लोग आ रहे हैं फिर निर्धारित करें कि आपको कितनी जगह की आवश्यकता है। घटना कब आयोजित की जाएगी? क्या कॉरपोरेट कार्यालय में कोई जगह है या क्या आपको बड़ी जगह की आवश्यकता है? सीईओ क्या बैठक की रोकथाम स्थल चाहते हैं ताकि लोग ध्यान केंद्रित कर सकें, या क्या वह चाहते हैं कि वह कम से कम लागत में कार्यालय में रहे?

आपके इलाके में कौन से संपत्ति की ज़रूरत है वह जगह? हवाई अड्डे के पास एक होटल क्या शहर से बाहर आने वाले लोगों के लिए यात्रा के समय को कम करने का एक अच्छा विकल्प है या आपको शहर से कुछ मिलना चाहिए जो शांत हो जाएगा?

अलग-अलग स्थानों की उनकी सुविधाओं के लिए क्या शुल्क लेते हैं? वे क्या शामिल हैं और आपको क्या खरीदना होगा और क्या लाया जाएगा? क्या वे एक व्यक्ति को आपके साथ काम करने के लिए आवंटित करेंगे? सामग्री और बाहर से लोगों के बारे में उनकी नीति क्या है?

इसे खींचो

कम से कम इनमें से अधिकांश प्रश्नों के उत्तर एकत्र करने के बाद, आप परियोजना योजना को एक साथ जोड़ना शुरू कर सकते हैं

याद रखें कि हम यहाँ जो दिखा रहे हैं वह परियोजना कार्यों की सूची है, केवल काम के टूटने की संरचना (डब्ल्यूबीएस) इसमें कार्य या समयरेखाओं के बीच किसी भी निर्भरता को शामिल नहीं किया गया है। उनको बाद में जोड़ा जाएगा

नमूना कंपनी की मीटिंग परियोजना योजना

परियोजना प्रबंधन के बुनियादी उपकरण का उपयोग करने के लिए एक योजना की योजना कैसे करें, हमने योजना की योजना के पीछे की सोच और योजना प्रबंधन प्रक्रिया के दौरान परियोजना प्रबंधन कौशल का उपयोग करने पर विचार किया। यहां बताया गया है कि परियोजना की योजना टूटने की संरचना (डब्ल्यूबीएस) कंपनी की बैठक की योजना के लिए एक परियोजना की तलाश कर सकती है:

1 पूर्व योजना परियोजना

1. बजट निर्धारित करें
2. परियोजना लक्ष्यों को स्थापित करने के लिए सीईओ से चर्चा करें
3. युक्तियों के लिए पिछली परियोजना प्रबंधक (पीएम) से संपर्क करें
4. शेयरधारक की सूची का निर्धारण करें
5. इनपुट के लिए हितधारकों से संपर्क करें
6. इस घटना के लिए पसंदीदा तारीख निर्धारित करें
7. निर्धारित करें कि कितने बोलने वालों / प्रस्तुतकर्ता की आवश्यकता है
8. निर्धारित करें कि कितने समर्थन कर्मचारी की आवश्यकता है
9. निर्धारित करें कि कितने कर्मचारी उपस्थित होंगे
10. ईवेंट के लिए संभावित स्थानों की सूची > 2। प्रोजेक्ट टीम बनाएं

मार्केटिंग से प्रतिनिधि प्राप्त करें

1. एचआर से प्रतिनिधि प्राप्त करें> देखें कि खरीदना किसी को मदद करने के लिए प्रदान करेगा
2. सभी स्पीकर के विवरणों को संभालने के लिए सुसान से पूछें
3. सुविधाएं से प्रतिनिधि प्राप्त करें > अनुसूची परियोजना दल किक-ऑफ मीटिंग
4. 3 कार्यसूची
5. 3 ए योजना दिवस एक का विकास करें
6. प्रारंभ समय सेट करें

समय निर्धारित करें, पंजीकरण की व्यवस्था करें और पंजीकरण के लिए स्टाफ करें

सुबह के सत्र की लंबाई निर्धारित करें

1. भाषणों की लंबाई निर्धारित करें
2. बोलने वालों की संख्या की गणना करें सुबह के सत्र के लिए आवश्यक है
3. भर्ती स्पीकर
4. मध्य-सुबह का ब्रेक (समय और लंबाई) योजना करें
5. ब्रेक के दौरान कॉन्फ्रेंस रूम का रिफ्रेश करें (पानी, कचरा, आदि।)
6. लंच ब्रेक (समय, लंबाई , स्थान, मेनू, जो भुगतान करता है)
7. योजना दोपहर सत्र (लंबाई, बोलने वालों की संख्या)
8. भर्ती दोपहर स्पीकर
9. योजना दिवस एक समापन (समय, जो, लंबाई)
10. 3 बी योजना दो दिन प्रारंभ समय सेट करें
11. सुबह के सत्र की लंबाई निर्धारित करें
12. सुबह के सत्र के लिए आवश्यक बोलने वालों की संख्या की गणना करें

भर्ती स्पीकर

1. मध्य-सुबह का ब्रेक (समय और लंबाई) योजना करें
2. सम्मेलन कक्ष के दौरान ताज़ा करें
3. योजना दोपहर के भोजन के ब्रेक (समय, लंबाई, स्थान, मेनू, जो भुगतान करता है)
4. योजना दोपहर सत्र (लंबाई, बोलने वालों की संख्या)
5. भर्ती दोपहर स्पीकर
6. योजनासमापन भाषण (समय, कौन, लंबाई)
7. होटल के साथ चेक-आउट समय की व्यवस्था करें
8. 4 अंतरिक्ष की योजना बनाएं
9. अटेंडीज़ की संख्या निर्धारित करें
10. योजना की बैठने की व्यवस्था (पंक्तियां बनाम तालिकाओं)
11. आवश्यक स्थान की गणना करें

स्थान की उस राशि के साथ उपलब्ध स्थानों की जांच करना (लागत, स्थान, सेवाएं शामिल हैं) > प्रत्येक दिन बोलने वालों की संख्या की गणना करें और कुल

1. नंबर और प्रकार के समर्थन स्टाफ की आवश्यकता निर्धारित करें
2. पता लगाएं कि कितने अटेंडीज़ / स्पीकर / स्टाफ को कमरों की आवश्यकता होगी
3. उपलब्ध स्थानों के साथ लागत और तिथियां बातचीत करना
4. अनुबंध पर हस्ताक्षर करें चयनित स्थान के साथ
5. 5ईवेंट को प्रचारित करें
6. ईवेंट स्थान के साथ सभी विवरणों को अंतिम रूप दें
7. सुनिश्चित करें कि अटेंडीज़ को सूचित किया गया है
8. विषय और प्रस्तुतीकरण समय / दिन के सभी वक्ताओं को सूचित करें
9. कर्तव्यों और बदलावों के सभी सहायक कर्मचारियों को सूचित करें

आरएसवीपी प्राप्त करें अटेंडीज़ से

1. आवश्यक प्रतिस्थापन प्रतिभागियों को सूचित करें 6
2. सभी स्पीकरों से ड्राफ्ट भाषण प्राप्त करें
3. अंतिम भाषणों की समीक्षा करें
4. सभी उपस्थित, स्पीकर, स्टाफ के लिए नाम टैग प्राप्त करें
5. उपस्थित लोगों के लिए कोई भी सामग्री और उपहार खरीदें
6. ईवेंट स्थान के साथ पुनर्पूंजीकरण

7। समीक्षा और दर

1. सभी उपस्थित लोगों के लिए संतोष सर्वेक्षण भेजें
2. सभी वक्ताओं के लिए समीक्षा सर्वेक्षण भेजें
3. सभी स्पीकर और कर्मचारियों के लिए धन्यवाद भेजें
4. प्रोजेक्ट टीम के साथ क्लोज़-आउट मीटिंग रखें
5. और योजना > उपर्युक्त परियोजना योजना कार्य टूटने की संरचना (डब्ल्यूबीएस) एक कंपनी बैठक की योजना बनाने के लिए एक नमूना दिखाती है। यह सिर्फ एक रूपरेखा है परियोजना टीम को अभी भी इन मदों पर काम करने की जरूरत है और उनमें से कई पर विस्तार होगा। इसके अतिरिक्त, उन्हें प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक समय पर काम करना पड़ता है, कार्यों के रिश्तेदार महत्व और कार्यों के बीच अंतर-संबंध / निर्भरता