मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी कैसे चुनें

मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी (एचआरआईएस) कंपनियों के लिए अपने लाभ योजनाओं और उनके कर्मचारी की जानकारी का प्रबंधन करने के लिए जरूरी है लाभ प्रबंधन प्रौद्योगिकी अब अच्छा नहीं है, लेकिन एचआर को समुद्र के दोनों हिस्सों में मदद करने की आवश्यकता है सूचना और लाभ योजनाओं पर खर्च किए गए धन, क्योंकि एचआर सीमित संसाधनों का सामना करता है और लगातार डेटा बदल रहा है।

लेकिन एचआर और अन्य अधिकारियों को यह पता है कि वे सभी विवरणों का प्रबंधन करने के लिए सर्वश्रेष्ठ एचआर सूचना प्रौद्योगिकी का चयन कर रहे हैं, और वे जो समाधान चुनते हैं वह समय की परीक्षा में खड़े होंगे?

मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी चुनने की प्रक्रिया में पूछने और जवाब देने के लिए निम्न महत्वपूर्ण प्रश्न हैं।

• एचआर सूचना प्रौद्योगिकी सॉफ्टवेयर प्रदान करता है कि लचीलापन और स्केलेबिलिटी की डिग्री क्या है? मानव संसाधन पेशेवरों को यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या सॉफ्टवेयर कई एक्सेल स्प्रैडशीट्स, डाटाबेस और पेपर दस्तावेजों से डेटा आयात कर सकता है और जिस स्तर के साथ वह सभी प्रकार के अन्य सिस्टम और डेटा की जरूरत के साथ इंटरफेस कर सकता है।
  सॉफ्टवेयर कई स्रोतों से जानकारी लेने और फ़िल्टर करने में सक्षम होना चाहिए। आदर्श रूप से, यह प्रक्रिया भी स्वचालित होनी चाहिए। कई ऑनलाइन पंजीकरण समाधानों के लिए डेटा को मैन्युअल रूप से छेड़छाड़ करने की आवश्यकता होती है इससे पहले कि वे अपने सिस्टम को अपडेट करने के लिए किसी वाहक में जा सकें। अपडेट प्रारूप, ट्रांसमिशन शेड्यूल और डिलिवरी पद्धति का स्वचालन बिलिंग और योग्यता के मुद्दों को खत्म करने में मदद कर सकता है।
• क्या सॉफ्टवेयर एचआर की कंपनी को समायोजित करने में सक्षम होगा और वाहक नियमों को लाभ देगा? वास्तव में सक्षम नामांकन इंजन प्रत्येक नामांकन गतिविधि का मूल्यांकन करेगा और आवश्यक वरीयता योग्यता आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विशेष रूप से डिजाइन किए नियम, संदेश, संकेत, और विकल्पों के किसी भी आवश्यक संयोजन को लागू करेगा। सॉफ्टवेयर को किसी पात्रता के नियमों को समायोजित करना चाहिए, जो कि कंपनी और वाहक हैं।

• क्या मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी संगठन के साथ बढ़ने और पैमाने बढ़ाने में सक्षम होगी? मानव संसाधन को विकसित करने की तकनीक की क्षमता का आकलन करना चाहिए क्योंकि कंपनी नए कर्मचारियों, कार्यालयों, परिवर्तनों और नियमों को लाभ देती है मानव संसाधन को इन तत्वों में से प्रत्येक के लिए थ्रेसहोल्ड के बारे में पूछना चाहिए।
• क्या मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी सॉफ्टवेयर अन्य प्रणालियों के साथ एकीकृत करने में सक्षम है? पेरोल और अन्य फ़ंक्शन प्रायः लाभ प्रबंधन के रूप में एक ही जानकारी का अधिकतर हिस्सा साझा करते हैं एचआर अधिक क्षमता प्राप्त कर सकता है जब एक सिस्टम में दर्ज डेटा और अन्य कर्मचारी जानकारी दूसरे सिस्टम के साथ साझा की जाती है कर्मचारी भर्ती ट्रैकिंग एक अन्य आवश्यक कार्य है।

• समाधान को लागू करने, या निर्माण करने के लिए कौन जिम्मेदार है? प्रशिक्षण का स्तर क्या शामिल है? कुछ समाधानों के लिए क्लाइंट को प्रारंभिक कार्यान्वयन के साथ बहुत कुछ शामिल करने की आवश्यकता होती है, जो पहले से ही व्यस्त मानव संसाधन प्रशासकों के लिए भारी हो सकता है
  मानव संसाधन को प्रशिक्षण और तकनीकी विशेषज्ञता के स्तर की स्पष्ट समझ होनी चाहिए जो अपेक्षित होगा और अपेक्षित समय की राशि इस विषय पर समाधान प्रदाताओं पर सवाल पूछना सूक्ष्म क्षेत्रों में अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकते हैं, जो प्रारंभ में सरल दिखाई दे सकते हैं, फिर भी इसमें महत्वपूर्ण तकनीकी विशेषज्ञता शामिल है एचआर तब विशिष्ट कार्यों का निर्धारण कर सकता है जो वास्तविक रूप से पूर्ण रूप से बाधित होने के बावजूद बोझिल हो सकते हैं, संभावित रूप से एचआर सूचना प्रौद्योगिकी मूल्य और आरओआई कम कर सकते हैं।
• यदि प्रशिक्षण शामिल है, तो क्या कोई आरोप है? प्रशिक्षण की लागत का आकलन भी किया जाना चाहिए- समय-समय पर यात्रा सहित और ऑफ साइट यात्रा के लिए यात्रा व्यय मानव संसाधन को एचआर सूचना प्रौद्योगिकी अपनाने में शामिल सभी कठोर और नरम लागतों के बारे में पता होना चाहिए।
• डेटा के मालिक कौन होगा? इस प्रश्न का उत्तर मानव संसाधन संगठन होना चाहिए। कंपनियां किसी भी एप सेवा सेवा प्रदाता (एएसपी) को अपने डेटा को परिवहन में सक्षम होनी चाहिए। अगर डेटा वाहक के मालिकाना सर्वर पर रहता है, तो कंपनी को कभी-कभी अतिरिक्त शुल्क भी लिया जा सकता है ताकि वह वाहक को स्विच कर सकें
• किस तरह के रखरखाव और रखरखाव की आवश्यकता है? जब सॉफ़्टवेयर किसी कंपनी के ऑन-साइट वर्कस्टेशन या सर्वर पर स्थापित होता है, तो उस तकनीक के नियमित अपडेट की आवश्यकता होती है और इसके लिए योजना और प्रबंधित करने के लिए बोझिल हो सकता है मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी के लिए अद्यतन अक्सर सॉफ्टवेयर के साथ एक सेवा सेवा प्रदाता (एएसपी) या एक सेवा (सास) मॉडल के रूप में सॉफ्टवेयर के माध्यम से ऑनलाइन उपलब्ध कराए जाते हैं।
• एचआर सूचना प्रौद्योगिकी में किस सुरक्षा उपायों का निर्माण किया जाता है? यदि एएसपी या सास मॉडल के माध्यम से सॉफ्टवेयर ऑनलाइन उपलब्ध है, तो प्रदाता को दैनिक बैकअप, बैकअप सर्वर, और सुरक्षात्मक परतें शामिल करना चाहिए अनधिकृत कर्मियों द्वारा खो जाने या उपयोग किए जाने से जानकारी की रक्षा करने के लिए अतिरिक्त सिस्टम और प्रक्रियाएं होनी चाहिए। एचआर, अन्य प्रबंधकों के साथ परामर्श में, एचआर सूचना प्रौद्योगिकी तक पहुंच की अनुमति दी जाएगी और किस डिग्री के लिए तय करने का विशेष अधिकार होना चाहिए।
• क्या कर्मचारी लाभ योजनाओं में भर्ती कर सकते हैं और वास्तविक समय में अपने व्यक्तिगत डेटा और योजना विकल्पों में बदलाव कर सकते हैं? कंप्यूटर्स तक व्यापक, सामान्य पहुंच पर विचार करते हुए, कर्मचारी का पहुंच एक दिया जाना चाहिए।
  अधिकांश कर्मचारी आबादी घर पर इंटरनेट का उपयोग कर रहे हैं कर्मचारी स्वयं सेवा समय और धन की बचत करने के लिए विशाल क्षमता प्रदान करता है। एक अच्छी स्व-सेवा प्रणाली खुद को और उनके आश्रितों के बारे में जानकारी दर्ज करने के माध्यम से कर्मचारियों को आसानी से मार्गदर्शन करेगी।
  प्रणाली स्पष्ट रूप से उपलब्ध योजनाओं को पेश कर सकती है और कर्मचारियों को अपनी सुविधा में चयन करने के लिए सक्षम कर सकती है, जादूगरों के साथ पूरी प्रक्रिया में इन कार्यों को सरल बनाने के लिए। कर्मचारियों को भी आश्रितों को जोड़ने और आवश्यक रूप से जानकारी बदलने में सक्षम होना चाहिए, दिन में 24 घंटे, सप्ताह में सात दिन, वर्ष दौर

आपके संगठन की मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी की जरूरतों का आकलन करने के लिए ये अतिरिक्त प्रश्न हैं।

• क्या यह तय करने के लिए कि कौन से प्रवेश और किस डिग्री की अनुमति दी जाएगी, प्रौद्योगिकी मानव संसाधन संसाधन प्रदान करती है?कर्मचारी प्रवेश प्रदान करने वाले एक ही नस के साथ, प्रौद्योगिकी को एचआर अंतिम कहना चाहिए। मानव संसाधन को वाहक को संचरित किए जाने से पहले सभी डेटा को स्वीकृति देने का अधिकार होना चाहिए, और यह भी तय करना चाहिए कि किस कर्मचारी और अन्य लोगों के पास पहुंच है।
• एचआर सूचना प्रौद्योगिकी से किस तरह की रिपोर्टिंग क्षमताओं उपलब्ध हैं? रिपोर्टिंग प्रौद्योगिकी कई विचारों और प्रारूपों (स्प्रेडशीट, पीडीएफ, एचटीएमएल), बड़े चित्र मूल्यांकन और निर्णय लेने में वृद्धि करने के लिए ड्रिल करने की क्षमता प्रदान करेगी। मानव संसाधन किसी भी समय, विशिष्ट योजनाओं में नामांकन, बकाया कार्यों, और लाभ के संबंध में कर्मचारी जनसांख्यिकीय सूचनाओं में परिवर्तन और अन्य कर्मचारी डेटा का आकलन करने में सक्षम होना चाहिए।
• क्या एचआर को समय बचाने में मदद करने के लिए सॉफ्टवेयर विशिष्ट विशेषताओं की पेशकश करता है? स्वयं की विभागीय जरूरतों के आधार पर, एचआर प्रौद्योगिकी के बैचों में सूचनाओं को संसाधित करने, सूचनाएं प्रबंधित करने और कोबरा नीतियों के लिए बिलिंग, आत्म-बिलिंग और बिल समाधान उपकरण प्रदान करने और विशिष्ट रिपोर्टिंग के बारे में पूछताछ करना चाह सकता है।
• क्या एचआर के कर्मचारियों के साथ बेहतर संवाद करने में मदद करने के लिए सॉफ्टवेयर विशिष्ट विशेषताओं की पेशकश करता है? कुछ कार्यक्रम मानव संसाधन को कई स्तरों पर कर्मचारियों के साथ संवाद करने की लचीलापन प्रदान करते हैं - बड़े पैमाने पर ईमेल, इलेक्ट्रॉनिक बुलेटिन बोर्डों और विशिष्ट फ़िल्टर मापदंडों (जैसे स्थान, विभाग, बीमा योजनाएं, नामांकन की स्थिति, सेवानिवृत्ति की स्थिति, और अन्य) के माध्यम से मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली संवाद करने के लिए बहुत से साधन होने से आगे की प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं और एचआर को बेहतर लक्ष्य संदेश में मदद कर सकते हैं।
• क्या मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली जांच और शेष राशि का साधन प्रदान करती है? लेनदेन को स्वीकार करने के लिए एचआर को सक्षम करने के अलावा, कई एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियां एचआर के लिए क्षमताओं को प्रदान करती हैं ताकि वे सिस्टम में डेटा के साथ सहमत हैं यह सुनिश्चित करने के लिए ऑडिटिंग कैरियर बिलिंग में द्वारपाल के रूप में सेवा करें। यह निम्न कर सकते हैं:
  वाहक चालान की सटीकता,
  -सवेचा समय और पैसा, कर्मचारी नामांकन के समय पर वितरण में, और
  - कर्मचारियों की देखभाल के लिए पात्रता की पुष्टि ।
  वाहक के साथ जानकारी कैसे बदल जाएगी? और, इस बातचीत के लिए कौन जिम्मेदार होगा? मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली का एकीकरण न केवल उन वाहकों की संख्या के आधार पर किया जाना चाहिए, जिनके साथ सॉफ्टवेयर के संबंध हैं, लेकिन कनेक्शन के प्रकार के आधार पर यह सक्षम बनाता है। एक लाभ प्रबंधन सॉफ्टवेयर के माध्यम से कैरियर्स के साथ सफल बातचीत सुनिश्चित करने के लिए कई चरणों की आवश्यकता होती है, जिसमें निम्न शामिल हैं:
• - प्रारंभिक कार्यान्वयन डेटा जनगणना;
  चालू सूचना विनिमय के लिए प्रारंभिक एकीकरण शुरू करना;
  - सुनिश्चित करें कि डेटा प्राप्त और सही तरीके से लागू किया गया है, यह सुनिश्चित करने के लिए दैनिक या साप्ताहिक इंटरैक्शन को समन्वयित करना;
  - चल रहे अद्यतनों की समीक्षा;
  नामांकन के लिए वाहक आवश्यकताओं को पूरा करना नियामकों के अनुपालन में पूरा किया जा रहा है; और
  डेटा एक्सचेंज के रिश्ते को बेहतर बनाने के लिए प्रत्येक वाहक के साथ एक सक्रिय रिश्तेदार पैदा करना।
  यह जानने के लिए कि प्रत्येक कार्य के लिए कौन ज़िम्मेदार है, एक उत्पाद की पेशकश को पूरी तरह समझना आवश्यक है।प्रत्येक सॉफ्टवेयर प्रदाता ऊपर दिए गए कार्यों के कुछ, सभी को प्रदान करने में एकीकरण के एक अलग स्तर की पेशकश करेगा एचआर को उन विक्रेताओं के साथ काम करना चाहिए जो कंपनी के चुने हुए वाहक के साथ मजबूत, चल रहे, निर्बाध रिश्तों को प्रदर्शित करते हैं।
  कई प्रदाता किसी सामान्य एएनएसआई 834 फ़ाइल के संचरण को सक्षम करते हैं, जो कि वाहक द्वारा स्वीकार या स्वीकार नहीं किया जा सकता है, एक घटक जो समूह के आकार से अक्सर प्रभावित होता है। प्रबंधकों को ऐसे प्रदाताओं की तलाश करनी चाहिए, जो मुद्दों से बचने के लिए प्रत्येक वाहक की जरूरतों को अनुकूलित करने के लिए साफ, मान्य हस्तांतरण (लेनदेन की पात्रता सुनिश्चित करना) प्रदान करते हैं। उन्हें वाहक की खुद की, विशिष्ट स्थानान्तरण भाषा के साथ बातचीत करने के लिए समर्पित ईडीआई (इलेक्ट्रॉनिक डाटा इंटरचेंज) विभाग वाले प्रदाताओं को भी देखना चाहिए।
  ग्राहक सेवा किस स्तर पर प्रदान की जाती है? क्या सेवा के लिए एक अतिरिक्त शुल्क है? मानव संसाधन को प्रदान की जाने वाली सहायता के स्तर का निर्धारण करना चाहिए और डाटाबेस, ऑनलाइन चैट, ईमेल समर्थन, किसी जीवित व्यक्ति के साथ वार्तालाप या उसके संयोजन के जरिए ग्राहक सेवा-ऑनलाइन सहायता का गठन करना चाहिए। लाभ और अन्य एचआर सूचना की संवेदनशीलता को देखते हुए, प्रबंधकों को सीधे संपर्क से 24 घंटों के भीतर पूछताछ की प्रतिक्रिया की उम्मीद करनी चाहिए जो कि मदद कर सकता है।
• मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली की लागत क्या है और क्या इससे लाभों में भारी कमी आई है? मानव संसाधन को एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली की पूरी लागत का आकलन करना चाहिए, जिसमें सभी वार्षिक, मासिक और एक बार शुल्क शामिल हैं, साथ ही प्रदान किए गए लाभों के साथ। कुछ और महंगे सिस्टम फीचर के साथ अंतर के लिए भुगतान कर सकते हैं जो कर्मचारियों को अपने स्वयं के रिकॉर्ड बनाए रखने और अधिक सुविधा, समय की बचत और सटीकता प्रदान करते हैं। एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली को चुनने में इन कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए और तौला जाना चाहिए।
• मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियों की आवश्यकता बढ़ रही है। मानव संसाधन कर्मचारियों को एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणालियों में कई विकल्पों की खोज के साथ, उपलब्ध सभी विकल्पों का विश्लेषण और उनका वजन करना ज़रूरी है

एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली का चयन एक निवेश के रूप में देखा जाना चाहिए जो विभाग और कंपनी की आवश्यकताओं के साथ बढ़ेगा। ये प्रश्न आपको आपकी कंपनी के लिए उपयुक्त एचआर सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली के लिए नेतृत्व करेंगे।