कैसे एक व्यापार पत्र लिखने के लिए

क्या आपको व्यवसाय पत्र लिखने की ज़रूरत है? उपयोग करने के सर्वोत्तम लेआउट के बारे में सुनिश्चित नहीं है या आपके पत्र में क्या शामिल है? यह महत्वपूर्ण है कि आपके द्वारा लिखे गए सभी व्यावसायिक पत्र ठीक स्वरूपित और उपस्थित होने में पेशेवर हैं।

जब आप भावी नियोक्ता, सहकर्मियों, पेशेवर और व्यावसायिक संबंधों में लिख रहे हों, तो आपके पत्र का लेआउट लगभग उतना महत्वपूर्ण है जितना आप लिख रहे हैं।

यदि पत्र ठीक से स्वरूपित नहीं है, तो पैराग्राफ के बीच पर्याप्त स्थान नहीं है, और एक गैर-पारंपरिक फ़ॉन्ट शैली या आकार का उपयोग करता है, यह आपके लिए खराब तरीके से प्रतिबिंबित कर सकता है

व्यावसायिक पत्र लेखन दिशानिर्देशों

व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए दिशानिर्देश यहां हैं, इसलिए आपके सभी पत्राचार श्रेष्ठ प्रभाव बनाता है।

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मार्जिन
बिजनेस लेटर मार्जिन लगभग 1 "होनी चाहिए। यह आपके पेशेवर पत्र को एक बेजोड़ दिखता है। आपको अपने पाठ को बाईं ओर संरेखित करना चाहिए, यह कितने दस्तावेज़ हैं, तो यह आपके पत्र को पठनीय बनायेगा।

पत्र रिक्ति
आपके पत्र में जगह छोड़ने से स्पष्ट, बेदाग और आसानी से पढ़ा जा सकता है कि पाठक की सराहना होगी। आपका पत्र ब्लॉक प्रारूप में होना चाहिए: पूरे पत्र होना चाहिए पैराग्राफ़ के बीच डबल स्पेस को छोड़कर बाएं और सिंगल स्पेस के साथ गठबंधन।

फ़ॉन्ट आकार
पेशेवर पत्र के लिए पारंपरिक फ़ॉन्ट आकार 12 है। फ़ॉन्ट होना चाहिए टाइम्स न्यू रोमन या एरियल। हालांकि, यदि आप एक लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो लेटरहेड एक अलग फ़ॉन्ट आकार और शैली में हो सकता है।

फ़ॉन्ट शैली
पेशेवर पत्र के भीतर अलग-अलग शैलियों का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। > एक समान फ़ॉन्ट (टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे एक बुकप्रिंट फॉन्ट) का उपयोग करें और रेखांकन, इटलाइकिंग या बोल्डिंग से बचें। हालांकि, यदि आप एक लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो लेटरहेड एक अलग फ़ॉन्ट शैली में हो सकता है

पत्र पाठ

व्यापार पत्र पाठ साफ और पठनीय होना चाहिए। टेक्स्ट के एक बड़े खंड में अपना पत्र लिखने से बचें
अपने पाठ को कई संक्षिप्त पैराग्राफ में तोड़ें ये पैराग्राफ को बाईं ओर गठबंधन किया जाना चाहिए; यह आसान पढ़ने के लिए अनुमति देता है जब आप अपना पत्र पूरा कर लें, तो किसी और को इसे पढ़ने के लिए कहें उन्हें पत्र पर संक्षेप में नज़र डालें। क्या पृष्ठ पर बहुत अधिक पाठ है? क्या अलग पैराग्राफ को देखना आसान है?

संपर्क जानकारी

आपके पत्र के पहले भाग में आपकी संपर्क जानकारी और उस व्यक्ति की संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए जिसे आप लिख रहे हैं, भी। इसके अलावा उस तिथि को भी शामिल करें, जो आप अपने पत्र के शीर्ष पर लिख रहे हैं।
संपर्क अनुभाग का उदाहरण

• पत्र नमस्कार

जब तक आप पाठक को अच्छी तरह जानते हैं और आमतौर पर उनके पहले नाम से उन्हें संबोधित नहीं करते हैं, तो आपको नमस्कार में व्यक्ति का व्यक्तिगत शीर्षक और पूरा नाम शामिल करना चाहिए (i।ई। "प्रिय श्री जेम्स फ्रैंकलिन") यदि आप पाठक के नाम के बारे में अनिश्चित हैं, तो उसका शीर्षक शामिल करें (i। "विपणन के प्रिय कार्यकारी") यदि आप पाठक के लिंग के बारे में अनिश्चित हैं, तो बस अपना पूरा नाम बताएं और व्यक्तिगत शीर्षक (i। "प्रिय जेमी स्मिथ") से बचें। यदि आप पाठक के लिंग, नाम, और शीर्षक के बारे में अनिश्चित हैं, तो बस लिखिए, "To whom it may concern।" नमस्कार के बाद एक पंक्ति रिक्त छोड़ दें।
नमस्कार उदाहरण

• पत्र पैराग्राफ

व्यावसायिक पत्र पैराग्राफ अपेक्षाकृत संक्षिप्त होना चाहिए।
पहला पैराग्राफ में एक संक्षिप्त मैत्रीपूर्ण खोलना और लेखन के लिए आपके कारण की संक्षिप्त व्याख्या शामिल हो सकती है। दूसरे अनुच्छेद (और बाद के पैराग्राफ) को आपके लेखन के कारण विस्तारित करना चाहिए। अंतिम पैराग्राफ को लिखने के लिए आपके कारण को पुन: पेश करना चाहिए और यदि लागू हो, तो अपनी कार्रवाई की योजना बताएं (या रीडर द्वारा कुछ प्रकार की कार्रवाई करने का अनुरोध)।

समापन

जब आप व्यावसायिक पत्र या ई-मेल संदेश लिख रहे हों, तो अपने पत्र को व्यावसायिक तरीके से बंद करना महत्वपूर्ण है, ताकि आप पूरी तरह से लिखे और पेशेवर हो, यह पत्र हो।
उदाहरणों को बंद करना

• हस्ताक्षर

जब आप एक पेपर पत्र भेज रहे हों, तो अपना हस्ताक्षर, हस्तलिखित, अपने टाइप किए गए नाम के साथ पत्र समाप्त करें। अगर यह एक ईमेल है, तो बस अपना टाइप किया गया नाम शामिल करें।
हस्ताक्षर के उदाहरण

• अंत में, चेक को स्पेल करने और अपने पत्र भेजने से पहले भूलें मत भूलें।

फिर, एक परिवार के सदस्य, मित्र या सहकर्मी से आप के लिए समीक्षा करने के लिए कहें आँखों की एक और जोड़ी के लिए हमेशा अच्छा लगता है क्योंकि हमारी अपनी गलतियों को पकड़ना कठिन है

व्यावसायिक पत्र प्रारूप

फ़ॉर्मेट किए गए व्यावसायिक पत्र की समीक्षा करें, जिसमें आपके पत्र के प्रत्येक अनुभाग में क्या शामिल होना चाहिए।
व्यापार पत्र उदाहरण

पत्र, ईमेल संदेश के नमूनों और टेम्पलेट्स सहित विभिन्न प्रकार के व्यवसाय, पेशेवर और रोजगार संबंधी पत्राचार के लिए व्यावसायिक पत्र उदाहरण।