कैसे एक पेशेवर ईमेल लिखने के लिए - 7 सवाल पूछने से पहले अपने आप से पूछो

अब कई सालों से, लोग ईमेल के निधन की भविष्यवाणी कर रहे हैं हालांकि यह सच है कि हम अपने मित्रों को "बात" के लिए टेक्स्टिंग और सोशल मीडिया जैसे संचार के अन्य रूपों का उपयोग करते हैं या हमारे सहयोगियों को त्वरित संदेश भेजें, हम अभी भी ईमेल का उपयोग करते हैं, खासकर कार्य से संबंधित संचार के लिए जब आप किसी नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं तो यह संपर्क का प्राथमिक साधन भी है। पेशेवर ईमेल को कैसे लिखना है, यह जानने के लिए जितनी ही महत्वपूर्ण है

ईमेल किसी के साथ आपका प्रारंभिक बिंदु का संपर्क हो सकता है और उसके कारण, यह इंप्रेशन बनाने का पहला मौका है। अपने संदेशों को लिखने में बहुत सावधानी बरतें भेजने से पहले, इन 7 सवालों के जवाब दें

1। मेरा संदेश त्रुटि नि: शुल्क है?

गलतियों के लिए अपना ईमेल जांचना सबसे महत्वपूर्ण बात है जो आप इसे भेजने से पहले कर सकते हैं गलत वर्तनी और खराब व्याकरण आपको लापरवाह दिखाई देगा। यह उस छाप के खिलाफ जाता है जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं, खासकर यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं

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जब तक आपको पूरा भरोसा नहीं है कि आपने सभी स्पेलिंग और व्याकरणीय त्रुटियों को पकड़ा है, साथ ही टाइपोस भी। Grammarly। कॉम में मुफ्त टूल हैं, जिसमें क्रोम ब्राउज़र के लिए एक एक्सटेंशन शामिल है, जो इससे आपकी मदद कर सकता है

2। मेरा ईमेल पता मेरे बारे में क्या कहता है?

आपका काम ईमेल पता-जिस तरह से, आपको नौकरी खोज के लिए कभी भी उपयोग नहीं करना चाहिए-शायद बहुत सरल है। सबसे अधिक संभावना है कि यह आपके नाम का कुछ प्रकार है।

आपने निजी ईमेल के लिए उपयोग करने के लिए कम व्यवसाय जैसा पता चुना हो सकता है एक ऐसा पता जो चिंतित, बचकाना या प्यारा है, अगर आप अपने मित्रों और परिवार को केवल संदेश भेजने के लिए इसका उपयोग कर रहे हैं, लेकिन यदि आपको एक पेशेवर ईमेल लिखना है, तो एक नए खाते के लिए साइन अप करें जो व्यावसायिकता बताते हैं।

एक ईमेल पता सेट करें जो आपके वास्तविक नाम का उपयोग करता है अपने पहले और अंतिम नामों की कोशिश करें; आपका पहला नाम, मध्य प्रारंभिक और अंतिम नाम; या उन के कुछ संयोजन चिकिबैब @ मेलमेल से कभी भी अपना पेशेवर ईमेल भेजें कॉम।

3। क्या "टू" फील्ड में नाम और ईमेल पता सही है?

जब आप प्राप्तकर्ता का नाम "टू" फ़ील्ड में टाइप करना शुरू करते हैं, तो अधिकांश ईमेल क्लाइंट अपने संपर्कों में से एक के साथ बाकी नाम भरेंगे आप उस क्षेत्र में गलत नामों को आसानी से समाप्त कर सकते हैं ताकि इस पर ध्यान दें।

कल्पना कीजिए कि यदि आप गलती से गलत प्राप्तकर्ता को एक ईमेल भेजते हैं तो क्या परेशानी पैदा हो सकती है मान लीजिए कि आप नौकरी की तलाश में हैं, जबकि आप अभी भी नियोजित हैं। संभावित भावी नियोक्ता पर एक भर्ती प्रबंधक का नाम हो सकता है जो आपके वर्तमान मालिक के नाम के समान अक्षर से शुरू होता है। यह कैसे शर्मनाक होगा अगर आपने अपने मालिक को उस भर्ती प्रबंधक के लिए संदेश भेजा? न केवल आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका संदेश अपने इच्छित गंतव्य तक पहुंच जाए, लेकिन आप यह भी जानना चाहते हैं कि यह किसी अनजाने में नहीं पहुंचता है

4। क्या मैंने प्राप्तकर्ता को पता करने के लिए उचित शीर्षक का इस्तेमाल किया है?

यदि आप पहले से ही उस व्यक्ति के साथ पहले नाम के आधार पर हैं जो आप ईमेल कर रहे हैं, तो उन्हें अपने संदेश में उस तरह से संबोधित करना ठीक है

हालांकि, अगर यह आपकी पहली बार किसी के साथ संवाद करता है, या आप सुनिश्चित नहीं हैं कि वे कैसे संबोधित करना चाहते हैं, तो श्री, सुश्री, श्रीमती, या डॉ जैसे औपचारिक शीर्षक का उपयोग करना बेहतर है। प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम

सावधानी के पक्ष में हमेशा गलती करें यह औपचारिक रूप से चोट नहीं पहुँचा सकता। इस बात के संकेत के लिए कि किसके साथ आप पहले से ही एक स्थापित रिश्ते को संबोधित किया जाना पसंद करते हैं, यह देखने के लिए पूर्व संदेशों पर ध्यान दें कि वे कैसे हस्ताक्षर किए गए हैं। यह आपको तय करने में मदद करेगा कि क्या करना है।

5। क्या मेरा टोन मेरा संदेश अच्छी तरह से व्यक्त करता है?

जैसा कि कहा जाता है, "आप जो कहते हैं वह नहीं है, लेकिन आप इसे कैसे कहते हैं।" जब आप किसी से आमने-सामने बात करते हैं, तो आप अपने शब्दों को अतिरिक्त अर्थ देने में सहायता के लिए स्वर, शरीर की भाषा और चेहरे की अभिव्यक्ति पर भरोसा कर सकते हैं।

जब आप एक ही संदेश लिखित रूप में देने की कोशिश करते हैं, तो गलतफहमी के लिए अधिक जगह होती है क्योंकि पाठक आपका चेहरा नहीं देख सकता है, आपकी शरीर की भाषा पढ़ सकता है या आपकी आवाज सुन सकता है।

सुनिश्चित करें कि आपका संदेश विनम्र और अनुकूल है, और यह कि आपका इरादा अर्थ स्पष्ट है

6। क्या मेरा संदेश सरल है, लेकिन गुप्त नहीं है?

अपने संदेश को छोटा और मीठा रखने से उन्हें समझना आसान होगा उसी समय, आपको कुछ भी महत्वपूर्ण नहीं छोड़ना चाहिए आप अपने ईमेल के प्राप्तकर्ता को यह अनुमान लगाने के लिए बाध्य नहीं करना चाहते हैं कि आप क्या कहने का प्रयास कर रहे हैं आपका संदेश यथासंभव सटीक होना चाहिए, लेकिन सभी आवश्यक जानकारी शामिल करें

7। क्या मैंने अवांछित अटैचमेंट्स शामिल किए हैं?

बहुत से लोग ईमेल संलग्नक खोलने से इनकार करते हैं, जिनकी उम्मीद नहीं है। वे ऐसा करने से बचने का अधिकार हैं कंप्यूटर वायरस अक्सर उन अनुलग्नकों में प्रेषित होते हैं। यदि आप किसी को एक फाइल भेजना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, फिर से शुरू करें, पहले अपने प्राप्तकर्ता से अपनी अनुमति के लिए पूछें उसे केवल तभी भेजें यदि वह कहता है कि यह ठीक है।