प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव

कार्यकारी सचिव और प्रशासनिक सहायक दोनों एक या दो अधिकारियों या प्रबंधकों के लिए उन्नत प्रशासनिक सहायता प्रदान करते हैं। लेकिन जो अन्य कार्यालयों के कार्यालयों में अन्य लिपिक और नियमित कार्यालय की नौकरियों से अलग हैं, उनके साथ जुड़े जिम्मेदारी और गोपनीयता का स्तर है।

बुनियादी कार्यालय कार्यों के अलावा, प्रशासनिक सहायक और कार्यकारी सचिव रिपोर्ट लिखने, तैयारी करने और समय-निर्धारण की तैयारी, उनके महत्व का निर्धारण करने के लिए आने वाले संदेशों की समीक्षा करना, बोर्ड बैठकों के लिए एजेंडा तैयार करने, यात्रा व्यवस्था करने, बैठक का संकलन करने के लिए जिम्मेदार होते हैं मिनट, अनुसंधान आयोजित करना, पत्राचार तैयार करना, और कनिष्ठ स्तर के कार्यालय स्टाफ के पर्यवेक्षण और प्रशिक्षण देना।

इन भूमिकाओं के लिए विभिन्न स्तरों के अनुभव की आवश्यकता हो सकती है और इन में से कोई एक समान कार्य शीर्षक:

• प्रवेश स्तर प्रशासनिक सहायक
• प्रशासनिक सहायक
• वरिष्ठ प्रशासनिक सहायक कार्यकारी सचिव
• वरिष्ठ कार्यकारी सचिव
• कार्यालय प्रबंधक
• वरिष्ठ कार्यालय प्रबंधक

ध्यान दें: कानूनी और चिकित्सा सहायक पदों में काफी भिन्नता है और उस पेशे में मांग की गई विशेष प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है जिसमें वे काम करते हैं।

प्रशासनिक सहायकों और कार्यकारी सचिवों के बीच अंतर

कार्यकारी सचिवों और प्रशासनिक सहायकों की भूमिकाएं काफी ओवरलैप होती हैं, और भूमिकाओं में अंतर संगठन के अनुसार अलग-अलग हो सकता है। कुछ मामलों में, कार्यकारी सचिव एक प्रबंधक या अधिकारी के लिए अधिक प्रशासनिक कर्तव्यों पर ध्यान केंद्रित करता है, जैसे कि समयबद्धन, यात्रा योजना, लिखित संचार को संभालने और यहां तक ​​कि बहीखाता पद्धति। एक प्रशासनिक सहायक अधिक व्यापार संचालन कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकता है और कुछ क्षमताओं में एक नेतृत्व की भूमिका को अधिक ले सकता है, बैठकों या सम्मेलनों के लिए एजेंडा बना सकता है, बजट का प्रबंधन कर रहा है, और विक्रेता बिलिंग को संभालने में मदद कर सकता है

प्रशासनिक सहायकों को कुछ मामलों में अधिक विशिष्ट शिक्षा प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है जहां व्यवसायिक संचालन प्रबंधन महत्वपूर्ण है

कोर जॉब स्किल्स

कार्यकारी सचिवों और प्रशासनिक सहायक दोनों के पास नौकरी कौशल का मुख्य सेट है जो कि दोनों भूमिकाओं में आवश्यक हैं। इसमें असाधारण संगठनात्मक कौशल, उत्कृष्ट लिखित और मौखिक संचार क्षमताओं, साथ ही विस्तार और व्यावसायिकता पर एक मजबूत ध्यान शामिल है।

उन्हें कार्यालय स्वचालन उपकरण के साथ तकनीकी प्रवीणता, जिनमे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल, और पावर पॉइंट जैसी सॉफ़्टवेयर जरूरी चीजें, साथ ही साथ बुकबुकिंग उपकरण जैसे QuickBooks शामिल हैं।

एक छोटे कार्यालय में प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव

एक छोटे से कार्यालय में, एक प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव की जिम्मेदारी आमतौर पर विभिन्न कार्यालय कर्मचारियों द्वारा किया जाता हैकुछ काम वास्तव में स्वयं कंपनी के अधिकारियों द्वारा किया जा सकता है, और प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव भूमिकाएं छोटे संगठन में जरूरी ज़िम्मेदारियों की अधिक विविधताएं शामिल कर सकते हैं।

एक माध्यमिक कार्यालय में प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव

जैसा कि कंपनी का आकार बढ़ता है, उस व्यक्ति की आवश्यकता होती है जो अत्यधिक संगठित हो और कार्य की एक विस्तृत विविधता को बढ़ा सके। यह उन अधिकारियों के लिए विशेष रूप से सही है जो कंपनियों को चलाने वाले व्यवसाय के लिए उच्च स्तर की गोपनीयता और अखंडता की आवश्यकता होती है।

एक बड़े कार्यालय में प्रशासनिक सहायक या कार्यकारी सचिव

एक बड़े कार्यालय के लिए कई प्रशासनिक सहायकों और / या कार्यकारी सचिवों के लिए यह आम बात है इस कंपनी के आकार में, आमतौर पर कार्यालय प्रबंधक का होना आवश्यक होता है जो कंपनी के अधिकारियों को सेवाएं प्रदान करने वाले कर्मचारियों का समन्वय करता है।

कुछ मामलों में, एक प्रशासनिक सहायक, बैठक व्यवस्था, समयबद्धन और अन्य महत्वपूर्ण संगठनात्मक कार्यों के साथ सहायता करने के लिए लंबे व्यवसाय यात्रा के दौरान कार्यकारी अधिकारी के साथ आएगा।