प्रोक्योर्मेंट कार्ड प्रोग्राम संचालित करना

खरीद कार्ड, या पी-कार्ड, कंपनी के क्रेडिट कार्ड का एक रूप है जो कि कर्मचारियों को जारी किया जाता है जो परंपरागत खरीद प्रक्रिया के माध्यम से लेनदेन की प्रक्रिया के बिना सामान और सेवाएं प्राप्त कर सकते हैं खरीद की आवश्यकता या खरीद आदेशों का उपयोग करते हुए

कई अलग-अलग खरीद कार्ड कार्यक्रम हैं, कुछ में केवल कंपनी-स्वीकृत विक्रेताओं का इस्तेमाल होता है, जबकि अन्य किसी भी विक्रेता को इस्तेमाल करने की अनुमति देते हैं।

एक खरीद कार्ड का उपयोग कर एक कर्मचारी द्वारा की गई खरीद आम तौर पर छोटे और कम मूल्य होती है। खरीद कार्ड कार्यक्रमों के बारे में कई नकारात्मक प्रतिक्रियाएं विशेष रूप से कर्मचारियों द्वारा कार्ड के दुरुपयोग की ओर लक्षित हैं हालांकि, कार्यक्रम के संचालन में जोखिम और लागतों की तुलना में खरीद कार्यक्रमों के लाभ अब तक कहीं ज्यादा हैं।

प्रोक्योर्मेंट कार्ड के लाभ

संयुक्त राज्य सरकार ने पाया कि $ 2500 के तहत खरीद पूरी तरह सरकारी खर्च का 2 प्रतिशत शामिल है, लेकिन 85 प्रतिशत सभी खरीदारियों के लिए खाता था चूंकि इन छोटे खरीद की प्रशासनिक लागतें वास्तविक डॉलर के खर्च से अधिक हो गई हैं, कई सरकारी विभागों में खरीद कार्ड का उपयोग बढ़ गया है। एक सरकारी एजेंसी, वाणिज्य विभाग ने अनुमान लगाया है कि प्रापण कार्डों का इस्तेमाल प्रशासनिक लागतों पर प्रति वर्ष 22 मिलियन डॉलर से अधिक बचा है और प्रसंस्करण के समय की खरीद में कमी।

कार्डों के इस्तेमाल से क्रय विभागों को कुल खरीद खर्च के 15 प्रतिशत में अपने प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिल गई है, जो कुल व्यय का 98 प्रतिशत है।

आंतरिक नियंत्रणों को लागू करना खरीद पत्रों का दुरुपयोग हेडलाइन खबर है लेकिन अक्सर इन दुरुपयोगों, विशेष रूप से सरकारी विभागों में, आमतौर पर एक उच्च डॉलर के मूल्य दिखाते हैं, लेकिन कुल व्यय का एक प्रतिशत का आधा हिस्सा अक्सर कम होता है

हालांकि दुरुपयोग होता है लेकिन इसे कचरा और दुर्व्यवहार को कम करने के लिए उचित आंतरिक नियंत्रण लागू करके नियंत्रित किया जा सकता है।

एक सफल प्रापण कार्ड कार्यक्रम के लिए मजबूत प्रबंधन दिशा महत्वपूर्ण है। प्रबंधन स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है कि कार्ड के लिए अनुमति के उपयोग किस प्रकार करता है और भुगतान अपराध, धोखाधड़ी और दुरुपयोग के लिए उनकी दंड को परिभाषित करता है, और लगाया जाता है। बेशक, नियंत्रणों को कार्यान्वित करने के लिए बैक ऑफिस प्रक्रियाएं और संसाधनों का स्थान होना चाहिए। अगर खरीद कार्ड के दुरुपयोग और निगरानी के लिए पर्याप्त संसाधन नहीं हैं, तो दुर्व्यवहार जारी रहेगा और कार्यक्रम में प्रतिबद्धता की कमी के कारण अपने उपयोगकर्ताओं द्वारा देखा जाएगा।

कौन एक कार्ड हो जाता है?

खरीद कार्ड कार्यक्रमों में एक और नकारात्मक देखा गया है कि कंपनियों को लगता है कि उन्हें अपने सभी कर्मचारियों को कार्ड देना होगा जो खरीदारी करते हैं। यह मामला नहीं है; एक खरीद पत्र जारी किया जा रहा है विश्वास दिया जा रहा हैकंपनी को कार्ड के उपयोगकर्ता पर भरोसा करने में सक्षम होना चाहिए क्योंकि वे वास्तव में कंपनी के पैसे खर्च कर रहे हैं। उस स्थान पर एक स्वीकृति प्रक्रिया होनी चाहिए जहां कर्मचारियों का चयन, समीक्षा और अनुमोदित होना चाहिए। अगर किसी कर्मचारी के पास बुरा क्रेडिट होता है तो क्या उसे एक कंपनी खरीद कार्ड दिया जाना चाहिए?

खर्च सीमाओं को लागू करना

किसी भी क्रेडिट कार्ड की तरह, उपयोगकर्ता के लिए एक क्रेडिट सीमा होनी चाहिए।

क्रेडिट कार्ड कंपनियां कार्डधारकों को भुगतान करने की उनकी क्षमता के आधार पर एक सीमा प्रदान करती हैं प्रापण कार्ड धारकों के लिए, कंपनियों को कार्डधारकों को अपनी रकम और उनके संभावित खर्च के लिए उपयुक्त एक खर्च सीमा देनी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक आईटी विश्लेषक के रूप में कार्यरत व्यक्ति को केवल प्रिंटर स्याही और छोटे कंप्यूटर बाह्य उपकरणों की खरीद की आवश्यकता हो सकती है, जो कि साल में सिर्फ कुछ सौ डॉलर का ही होगा। इस कर्मचारी के लिए खर्च सीमा को यह दर्शाया जाना चाहिए और इसे $ 2500 तक की कम्बल खर्च सीमा नहीं दी जाएगी जो सभी आईटी कर्मचारियों को दी जा सकती है। खर्च सीमाएं आवधिक आधार पर समीक्षा की जानी चाहिए ताकि कर्मचारियों को वास्तविक खर्च के आधार पर उचित स्तर दिया जा सके।