कर्मियों का फ़ाइल एक्सेस नीति और नमूनों के लिए लिंक

सभी मानव संसाधन विभाग व्यापक रिकॉर्ड रखते हैं। कानून के लिए एचआर को कुछ समय अवधि के लिए उनमें से बहुत से रखने की आवश्यकता है। कर्मचारी अच्छी तरह जानते हैं कि ये रिकॉर्ड मौजूद हैं (और कुछ इस धारणा के तहत हैं कि फाइल कंपनी से कंपनी तक जाती है, जो कि सत्य नहीं है)।

क्योंकि कर्मचारियों को पता है कि ये रिकॉर्ड मौजूद हैं, वे समय-समय पर यह देखना चाहते हैं कि फाइल में क्या शामिल है।

कर्मचारी (और पूर्व कर्मचारी पहुंच) कैसे प्रदान करें यह तय करते समय आपके व्यवसाय पर लागू होने वाले कानूनों को ध्यान में रखें।

कई राज्यों में ऐसे कानून हैं जिनके लिए कंपनी को वर्तमान और पूर्व कर्मचारियों के लिए फाइल के विशेष भाग बनाने की आवश्यकता होती है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी नीति सभी कानूनों के अनुपालन में है, आपके रोजगार अटॉर्नी से जांच करें।

उदाहरण के लिए, संघीय कानून के अनुसार, अपंग अधिनियमों वाले अमेरिकियों से संबंधित रिकॉर्ड कर्मियों के रिकॉर्ड से अलग रखा जाता है यदि आपकी कंपनी एचआईपीएए के अधीन है, तो सुनिश्चित करें कि आपके मेडिकल रिकॉर्ड को उस के अनुपालन में भी है।

आप अपने फाइल में कर्मचारियों को देखने के लिए अनुमति देने के लिए काफी छूट ले सकते हैं। लेकिन, ध्यान रखें कि भले ही आप यह निर्धारित करते हैं कि किसी कर्मचारी को कुछ जानकारी तक पहुंच नहीं हो सकती है, जैसे संदर्भ चेक, जो कि मुकदमेबाजी के मामले में जानकारी की खोज योग्य है

इसलिए, अपने कर्मचारियों को सही ढंग से चीजों को रिकॉर्ड करने और हर समय कानून का पालन करने का निर्देश देते हैं। कर्मचारियों का रिकॉर्ड अंदर के चुटकुले या सांप की टिप्पणी के लिए जगह नहीं है।

यह कानून की अदालत में अच्छी तरह से नहीं चलते हैं

एक सामान्य नियम के रूप में, अभिलेखों के लिए एक द्वारपाल रखने से यह सुनिश्चित होता है कि प्रक्रियाओं का पालन किया जाता है और संगत होता है। आप नहीं चाहते हैं कि एक मानव संसाधन प्रबंधक ने लोगों को अपने रिकॉर्ड वापस अपने डेस्क पर ले जाने की अनुमति दे, जबकि एक अन्य सभी पर पहुंच न दे।

किसी एक स्रोत के माध्यम से जाने के लिए हर चीज की आवश्यकता होती है, ताकि सभी चीजों को सुसंगत और कानूनी बनाए रख सकें।

अभिलेखों और रिकॉर्ड प्रतिधारण और पहुंच के संबंध में कानून मुश्किल हैं सुनिश्चित करें कि आप अद्यतित रहें

नीचे दी गई नीति आपके व्यवसाय के लिए एक अच्छी शुरुआत है, लेकिन ध्यान रखें कि आपका राज्य और स्थानीय कानून अलग-अलग हो सकते हैं।

नमूना कर्मचारी रिकॉर्ड्स पहुँच नीति

सभी कर्मचारी, पूर्व कर्मचारी, और कर्मचारियों के प्रतिनिधियों को अपने कर्मियों की कुछ सामग्रियां देख सकते हैं, मानव संसाधन स्टाफ को अग्रिम नोटिस के साथ फाइल कर सकते हैं दस्तावेज़, जो कि आवेदन, पदोन्नति, अनुशासनात्मक कार्रवाई और हस्तांतरण जैसे कर्मचारी के लिए योग्यता से संबंधित है, को देखा जा सकता है इसके अतिरिक्त, कर्मचारी पॉलिसी साइन ऑफ़ फ़ॉर्म और प्रशिक्षण रिकॉर्ड की समीक्षा कर सकता है। दस्तावेज जो कर्मचारी

समीक्षा नहीं कर सकता है संदर्भ या संदर्भ चेक, प्रबंधन द्वारा किए गए किसी भी जांच का रिकॉर्ड, मेडिकल रिकॉर्ड, न्यायिक कार्यवाही से संबंधित दस्तावेज, किसी भी दस्तावेज़ जो किसी अन्य कर्मचारी की गोपनीयता का उल्लंघन करेगा , और कर्मचारी नियोजन के लिए उपयोग किए गए दस्तावेज़ प्रक्रिया

एक कर्मचारी जो अपने कर्मियों की स्वीकार्य सामग्री की समीक्षा करना चाहता है, वह मानव संसाधन से 24 घंटों के नोटिस (सप्ताहांत को छोड़कर) के साथ संपर्क करना चाहिए। पूर्व कर्मचारी, या मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए अज्ञात लोगों को, कर्मियों की फाइल को एक्सेस करने के लिए पहचान और / या प्रमाण पत्र जारी करना चाहिए।

कर्मचारियों को एक मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति की उपस्थिति में अपने कर्मियों की फ़ाइलों की समीक्षा करनी चाहिए

कर्मियों को फाइल से किसी भी हिस्से से कार्यालय से निकाल नहीं सकते हैं

कर्मचारी फ़ाइल या फ़ाइल के अंश के फोटोकॉपी का अनुरोध कर सकता है। इसके कारण, मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति फोटोकॉपी प्रदान करेगा। व्यापक नकल के लिए, कर्मचारी को फोटोकॉपी के लिए भुगतान करना होगा।

अगर कर्मचारी अपने कर्मियों की फाइल में दस्तावेज से नाखुश है, तो मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति की उपस्थिति में, कर्मचारी स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण लिख सकता है और विवादित दस्तावेज़ को उसे संलग्न कर सकता है। किसी भी परिस्थिति में एचआर कर्मचारी या कर्मचारी वास्तविक दस्तावेज़ को बदल नहीं सकते हैं।

कर्मचारी कर्मचारी फाइल से हटाए गए दस्तावेज भी पूछ सकते हैं अगर मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति इससे सहमत है, तो दस्तावेज़ हटाया जा सकता है।

यदि मानव संसाधन कर्मचारी व्यक्ति असहमत हो, तो मामले को कंपनी ओपन डोअर पॉलिसी में निर्धारित तरीके से अपील किया जा सकता है।