कर्मियों फ़ाइलें अवलोकन और नमूना फ़ाइल नीति

एक कर्मचारी फाइल एक नियोक्ता के एक व्यक्तिगत कर्मचारी के साथ पूरे रोजगार संबंधों के इतिहास और स्थिति का बचाया दस्तावेज़ है। नियोक्ता तीनों कारणों से एक कर्मचारी फ़ाइल में इस रोजगार दस्तावेज को रखता है।

• जब आपको किसी भी कारण से जानकारी तक पहुंच की आवश्यकता हो, तो नियोक्ता सही जानकारी को सुलभ और संगठित करना चाहता है। आपातकालीन संपर्कों, कर्मचारी पते, प्रदर्शन मूल्यांकन, अनुशासनिक पत्र, कर्मचारी पहचान, और रोजगार आवेदन सामग्री का ट्रैक रखने में परिवर्तन, ऐसी जानकारी के उदाहरण हैं जो नियोक्ता जल्दी से पहुंचने में सक्षम होना चाहते हैं।

• नियोक्ता को कर्मचारी चयन, प्रदर्शन, कार्य इतिहास, मुआवजे का तर्क, और आंतरिक प्रचार एप्लिकेशन जैसे कर्मियों के मुद्दों के बारे में दस्तावेज बनाए रखने की आवश्यकता है, कुछ ही नामों के लिए।
  एक ईईसी दावा, एक मुकदमा या कर्मचारी को बढ़ाने या पदोन्नति की कमी का औचित्य सिद्ध करने की भी आवश्यकता है कि नियोक्ता ने इस तरह के कर्मचारी दस्तावेजों को एकत्र किया और रखा है
• नियोक्ता को रखने के लिए संघीय या राज्य सरकारों द्वारा कुछ कर्मचारियों के रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है कर्मचारी फाइल में कर्मचारी की जानकारी को व्यवस्थित करना अभिगम और कानूनी अनुपालन और तत्परता के लिए समझ में आता है।

कार्मिक फ़ाइलों के प्रकार

एक नियोक्ता आम तौर पर कई प्रकार की कार्मिकों की फाइलें, व्यावसायिक उपयोग के लिए, कर्मचारी गोपनीयता के लिए, चिकित्सा गोपनीयता के लिए और कानूनी अनुपालन के लिए रखता है। मैं किसी भी कानून से अनजान हूं जो कहता है कि नियोक्ता को कितनी फाइल रखने की आवश्यकता है

हालांकि, कई कानून हैं, और कर्मचारी गोपनीयता के लिए कर्मियों का सर्वोत्तम अभ्यास है, जो कार्मिकों की फ़ाइलों की सामग्री को नियंत्रित करता है और जिनके पास इस जानकारी का उपयोग होता है

यह कर्मचारी फाइल हैं जो अमेरिका में अधिकांश नियोक्ता बनाए रखते हैं। (विश्वव्यापी कानून और प्रथाएं भिन्न हो सकती हैं।)

• कार्मिक फ़ाइल: यह मुख्य कर्मचारी फ़ाइल है जिसमें रोजगार संबंधों का इतिहास शामिल है
• पेरोल फ़ाइल: आप वेतन और लाभ के संबंध में सभी वेतन संबंधी मुद्दों के लिए एक अलग फाइल बनाए रखना चाहते हैं।
• कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल: 1 99 6 के संघीय स्वास्थ्य बीमा पोर्टेबिलिटी और जवाबदेही अधिनियम (एचआईपीएएए) नियोक्ता को कर्मचारियों के मेडिकल रिकॉर्ड्स को गोपनीय के रूप में संरक्षित करने की आवश्यकता है
• आई-9 कर्मचारी फॉर्म: आप सभी कर्मचारियों के लिए एक अलग फाइल बनाए रखने की ज़रूरत है (प्रति कर्मचारी नहीं) I-9 रूप क्योंकि आप सरकारी कर्मचारी नहीं चाहते हैं, जो इन प्रारूपों को विभिन्न प्रकार से जांचने के लिए अधिकृत हैं परिस्थितियों में, अपने मुख्य, गोपनीय कर्मचारी कर्मियों की फ़ाइलों के माध्यम से देख रहे हैं।

कर्मचारी फाइलों पर कर्मचारी का अभिगम

कर्मचारियों को कर्मचारियों की कर्मचारी फाइलों के लिए मानव संसाधन स्टाफ के मार्गदर्शन और पर्यवेक्षण के तहत अनुमति दी जाती हैकर्मचारी कर्मियों की फाइल को नियोक्ता की संपत्ति माना जाता है, जो उन्हें बनाए रखने और उनकी रक्षा करने की जिम्मेदारी रखता है।

नमूना कार्मिक फ़ाइल नीति

आपकी कंपनी में उपयोग के लिए नमूना कर्मियों की फ़ाइल नीति निम्न है यह विभिन्न फाइलों की चर्चा करता है जिन्हें अनुशंसित किया जाता है और किसके पास प्रत्येक फ़ाइल तक पहुंच होनी चाहिए।

नमूना नीति

कंपनी प्रत्येक कर्मचारी के लिए तीन कर्मचारी फाइल रखती है

ए कर्मचारी फाइल को प्रत्येक कर्मचारी (आपकी कंपनी का नाम) के लिए बनाए रखा गया है इन कर्मियों में गोपनीय दस्तावेज होते हैं और मानव संसाधन स्टाफ द्वारा प्रबंधित और प्रबंधित किया जाता है।

इस फ़ाइल तक पहुंच एचआर स्टाफ तक सीमित है और यह मानता है कि प्रत्येक कर्मचारी के प्रबंधक कर्मचारी की कार्य निष्पादन के लिए प्रासंगिक दस्तावेज़ों के साथ अपनी फाइल बनाए रखता है

कर्मियों की फाइल में विशिष्ट दस्तावेजों में रोज़गार आवेदन, एक परिवार के आपातकालीन संपर्क फ़ॉर्म, अनुशासनात्मक कार्रवाई इतिहास, एक पुनरारंभ, कर्मचारी पुस्तिका और नियोक्ता साइन ऑफ शीट, वर्तमान व्यक्तिगत जानकारी, और नौकरी संदर्भ शामिल हैं।

सभी कर्मियों की फ़ाइलों में एक ही दस्तावेज नहीं होते हैं, लेकिन प्रत्येक कर्मचारी फ़ाइल में कुछ दस्तावेज़ हैं जो समान हैं।

पेरोल फाइलें भी बनाए रखी जाती हैं; पेरोल फाइल में कर्मचारी की नौकरियों, विभागों, मुआवजे के बदलाव, और इसी तरह के इतिहास शामिल हैं। पेरोल फ़ाइल तक पहुंच उचित लेखांकन और एचआर स्टाफ तक सीमित है।

एक कर्मचारी चिकित्सा फ़ाइल भी बनाए रखा है मेडिकल फ़ाइल की सामग्री मानव संसाधन नामित कर्मचारी और कर्मचारी जिनके रिकॉर्ड फ़ाइल में बनाए रखा है, को छोड़कर किसी के लिए उपलब्ध नहीं हैं। आपकी कंपनी नाम पर), मेडिकल फाइलों को सुरक्षित भंडारण और गोपनीयता की उच्चतम डिग्री प्राप्त होती है।

सामान्य व्यवसाय के दौरान एक कर्मचारी अपने कर्मचारियों को एक मानव संसाधन कर्मचारियों से संपर्क करके फाइलों को देख सकता है। कोई भी कर्मचारी अपने या अपने कर्मचारी फाइल से कोई दस्तावेज़ बदल सकता है या हटा सकता है जिसे एचआर कर्मचारी व्यक्ति की उपस्थिति में देखा जाना चाहिए।

कर्मचारी फाइलों, कर्मचारी रिकॉर्ड, मानव संसाधनों की फाइलें, प्रलेखन अस्वीकरण - कृपया ध्यान दें:

सुसान हीथफील्ड सटीक, सामान्य ज्ञान, नैतिक मानव संसाधन प्रबंधन, नियोक्ता प्रदान करने का हर संभव प्रयास करता है , और इस वेबसाइट पर दोनों कार्यस्थल सलाह, और इस वेबसाइट से जुड़े हुए हैं, लेकिन वह एक वकील नहीं है, और साइट पर सामग्री, जबकि आधिकारिक, सटीकता और वैधता के लिए गारंटी नहीं है, और इसे कानूनी सलाह के रूप में नहीं माना जाता है ।

साइट में एक विश्वव्यापी दर्शकों और रोजगार कानून और विनियम हैं, जो राज्य से राज्य और देश से देश तक भिन्न होते हैं, इसलिए साइट आपके कार्यस्थल के लिए उन सभी पर निश्चित नहीं हो सकती है। जब संदेह होता है, तो हमेशा अपनी कानूनी व्याख्या और निर्णय सही बनाने के लिए, राज्य, संघीय, या अंतर्राष्ट्रीय सरकारी संसाधनों से कानूनी सलाह या सहायता प्राप्त करें। इस साइट पर जानकारी मार्गदर्शन, विचार और सहायता के लिए है