लघु व्यवसायों के लिए पेरोल के लिए चरण-दर-चरण गाइड

पेरोल की गणना सही ढंग से एक चुनौती हो सकती है, खासकर जब आप छोटे व्यवसाय के स्वामी हो आपकी विशेषज्ञता उद्यमिता में निहित है - जरूरी नहीं कि आपके प्रत्येक कर्मचारी पर लागू होने वाले विभिन्न श्रम और कर कानूनों का ध्यान रखें। चाहे आपके पास एक एकल कार्यकर्ता या बड़े कर्मचारी हों, एक सटीक, विश्वसनीय पेरोल सिस्टम स्थापित करने से आपके कर्मचारियों और आपके व्यवसाय के लिए गंभीर समस्याएं रोकेगी।

किसी नियोक्ता पहचान संख्या (ईआईएन) के लिए आवेदन करें

आपका ईआईएन आईआरएस प्रयोजनों के लिए विशेष रूप से आपके व्यापार के लिए विशेष रूप से निर्दिष्ट संख्या है। यह संख्या आपके व्यवसाय की पहचान करता है जब आपके कर्मचारियों के बारे में जानकारी संघीय और राज्य सरकारी एजेंसियों को भेजती है इस जानकारी के उदाहरणों में उनकी ओर से कुल आय और करों का भुगतान किया गया है। आप एक फॉर्म एसएस -4 या टैक्स आईडी के रूप में संदर्भित ईआईएन सुन सकते हैं - ये ईआईएन के समान हैं

आईआरएस के माध्यम से सीधे अपने ईआईएन के लिए आवेदन करें इस लेनदेन को पूरा करने का सबसे सुविधाजनक तरीका ऑनलाइन आवेदन के माध्यम से है। हालांकि, फैक्स और मेल द्वारा आवेदन स्वीकार किए जाते हैं।

अतिरिक्त ईआईएन आवश्यकता के लिए राज्य और स्थानीय विनियमों की जांच करें

हालांकि कई राज्यों और इलाके पहचान के लिए आपके संघीय ईआईएन को स्वीकार करते हैं, कुछ को कर उद्देश्यों के लिए अलग-अलग संख्या की आवश्यकता होती है उदाहरणों में न्यूयॉर्क, मैसाचुसेट्स और दक्षिण कैरोलिना शामिल हैं आप उपयुक्त राज्य की लघु व्यवसाय वेबसाइट पर जाकर अपने शहर और / या राज्य के नियमों को निर्धारित कर सकते हैं।

स्वतंत्र ठेकेदार और कर्मचारी के बीच अंतर को समझें

आप स्वतंत्र ठेकेदारों या कर्मचारियों को रोजगार देते हैं, इस पर असर पड़ता है कि आय, मेडिकर, सामाजिक सुरक्षा और बेरोजगारी करों का भुगतान कैसे किया जाता है, इसलिए यह अंतर समझना महत्वपूर्ण है दोनों के बिच में।

बुनियादी परीक्षण निम्नलिखित तीन प्रश्नों के लिए उकसता है:

• नियोक्ता कब, कब और कैसे काम पूरा हो जाता है? यदि हां, तो कर्मचारी शायद एक कर्मचारी है
• क्या नियोक्ता काम के वित्तीय पहलुओं को नियंत्रित करता है? उदाहरण के लिए, क्या व्यय का प्रतिपूर्ति किया जाता है? क्या नियोक्ता काम-संबंधित टूल प्रदान करता है, जैसे कंप्यूटर? यदि हां, तो कर्मचारी शायद एक कर्मचारी है
• क्या रिश्ते चल रहे हैं, या क्या कार्यरत एक विशेष परियोजना के लिए निरंतर रोजगार की कोई उम्मीद नहीं है? क्या नियोक्ता लाभ प्रदान करता है, जैसे स्वास्थ्य बीमा और भुगतान समय बंद, कर्मचारी को? यदि रिश्ते चल रहे हैं और / या यदि लाभ की पेशकश की जाती है, तो कर्मचारी संभवत: एक कर्मचारी है

आवश्यक कर्मचारी फॉर्म प्राप्त करें

एक बार अपने स्वयं के दस्तावेज़ क्रम में हैं, तो आप अपने कर्मचारियों को भर्ती करने के लिए तैयार हैं। रोजगार के पहले कुछ दिनों के भीतर कर और पेरोल की जानकारी एकत्र करना सुनिश्चित करें ताकि वे समय पर अपना पहला पेचेक प्राप्त कर सकें।आप तेजी से भुगतान के लिए सीधे जमा के कर्मचारी उपयोग को प्रोत्साहित करना चाह सकते हैं।

प्रत्येक कर्मचारी को फेडरल आय कर विथोल्डिंग फॉर्म डब्ल्यू -4 पूरा करना होगा, जो आपको सही कर रोक लगाने की गणना करने की अनुमति देता है। कर्मचारियों को यह सत्यापित करने के लिए कि वे संयुक्त राज्य अमेरिका में कानूनी तौर पर काम करने की अनुमति है, I-9 फ़ॉर्म को भी पूरा करना चाहिए।

अपना वेतन अवधि चुनें

आपके पास कम भुगतान अवधि, आपके पेरोल को पूरा करने के लिए आसान है हालांकि, कुछ राज्यों के लिए आवश्यक है कि कर्मचारियों को किसी निश्चित समय के अनुसार भुगतान किया जाता है, उदाहरण के लिए, साप्ताहिक या द्वि-साप्ताहिक यदि आप पेरोल को हफ्ते में एक बार से कम करना चाहते हैं, तो यह निर्धारित करने के लिए कि आपके प्रस्तावित भुगतान की अवधि राज्य के नियमों का अनुपालन करती है, अपने श्रम विभाग से संपर्क करें।

पेरोल-संबंधित प्रक्रियाएं बनाएं

इससे पहले कि आप सटीक पेचेक जारी कर सकें, आपको कर्मचारी घंटे को नज़र रखने की एक विधि की आवश्यकता होगी। इस उद्देश्य के लिए कई उपकरण उपलब्ध हैं, बुनियादी साइन-इन शीट से लेकर प्लेटफॉर्म्स तक जो कि फोन या कंप्यूटर पर कर्मचारी गतिविधि को ट्रैक करते हैं। अगर आप इसे ऑफ़लाइन, ओवरटाइम भुगतान और किसी भी अन्य लाभ की पेशकश करने की योजना बनाते हैं तो पेड टाइम के लिए पॉलिसी सेट करना भी महत्वपूर्ण है

दूसरी तरफ, आपके कर्मचारियों की ओर से उपयुक्त विक्रेताओं और एजेंसियों को लाभ, करों और इसी तरह की कटौती का भुगतान सुनिश्चित करने के लिए आपके पास एक प्रक्रिया होगी।

पेरोल प्लेटफार्म का चयन करें

यदि आप घर में पेरोल को संभालने की योजना बनाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप या आपके मुताबिक इस काम की बारीकियों के साथ सहज है। चीजों को आसान बनाने के लिए कई उच्च-गुणवत्ता वाले पेरोल प्लेटफॉर्म उपलब्ध हैं। हालांकि, सबसे छोटे व्यवसाय आउटसोर्स किए गए नियंत्रक सेवाओं को पसंद करते हैं, क्योंकि इन पेशेवरों को सही और समय पर पेरोल का उत्पादन करने के लिए ज्ञान और अनुभव होता है।

आपका पेरोल तैयार करें

एक बार जब आप या आपके नियंत्रक ने कर्मचारियों की व्यक्तिगत जानकारी आपके पेरोल सिस्टम में दर्ज की हो, तो आप अपना पहला पेरोल रन तैयार करने के लिए तैयार हैं। टाइमकीपिंग टूल का उपयोग करके आप प्रति घंटा (गैर-मुक्त) कर्मचारियों के लिए जगह लेते हैं, प्रत्येक के लिए घंटों की संख्या दर्ज या रिपोर्ट करें वेतनभोगी (मुक्त) श्रमिकों को अपने घंटों की रिपोर्ट नहीं करना पड़ता है। उन्हें हर हफ्ते एक ही राशि का भुगतान किया जाता है

ध्यान दें: यदि आप अपने अकाउंटिंग में नौकरी खर्च कर रहे हैं तो आप अभी भी वेतनभोगी कर्मचारी अपने घंटों को ट्रैक करने के लिए चाहते हैं। यह उनके साप्ताहिक वेतन में कारक नहीं होगा लेकिन आप लागतों को समझने के लिए नौकरियों के लिए सही समय पर आवंटित करने में सक्षम होना चाहते हैं। एक बार ट्रैकिंग प्रोग्राम का उपयोग करने पर विचार करें जो आपके सामान्य लेज़र अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ इन रिपोर्ट्स को तैयार करने के लिए समन्वयित करता है कई लोग आपके पेरोल के साथ-साथ एक सिंक करेंगे ताकि आप उन्हें वेतनभोगी और प्रति घंटा कर्मचारियों के लिए समान रूप से उपयोग कर सकें।

आवश्यक रिकॉर्ड्स रखें

आईआरएस प्रयोजनों के लिए कुछ पेरोल-संबंधित रिकॉर्ड बनाए रखा जाना चाहिए। एक सामान्य नियम के रूप में, आप उन व्यक्तियों के लिए सभी रिकॉर्ड बनाए रख सकते हैं जो सक्रिय रूप से कार्यरत हैं, उनके कार्यकाल की अवधि के बावजूद। रोज़गार समाप्त होने के बाद एक निश्चित अवधि के लिए कई रिकॉर्ड बनाए रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कम से कम चार वर्षों के लिए रोजगार कर रिकॉर्ड बनाए रखा जाना चाहिए।आईआरएस के माध्यम से विशिष्ट निर्देश उपलब्ध हैं।

वेतन और वेतन संघीय और राज्य वेतन कर

अंत में, आप एक नियोक्ता के रूप में पेरोल कर भुगतान करने और कुछ रिपोर्ट तैयार करने के लिए जिम्मेदार हैं। आमतौर पर, रिपोर्ट या तो तिमाही या सालाना होती है आईआरएस और आपके राज्य कर कार्यालय के माध्यम से उपलब्ध संसाधनों का उपयोग सुनिश्चित करने के लिए कि सभी करों और रिपोर्टों को उचित रूप से नियंत्रित किया जाता है

सटीक, समय-समय पर पेरोल आपके व्यवसाय की सबसे महत्वपूर्ण जिम्मेदारियों में से एक है। सबसे पहले, पेरोल त्रुटियां कर्मचारियों को परेशान करने का निश्चित तरीका है दूसरा, कर त्रुटियों के परिणामस्वरूप काफी जुर्माना और जुर्माना हो सकता है सावधानी से विचार करें कि आपके पेरोल को संभाला जाएगा ताकि आप सबसे आम नुकसान से बच सकें।