अवश्य जानना चाहिए परियोजना प्रबंधन शर्तें

परियोजना प्रबंधन के क्षेत्र, विशेषज्ञता के किसी भी अन्य क्षेत्र की तरह, एक विशिष्ट शब्दावली में संक्षेप और विशेष शब्दों से भरा होता है तीन आवश्यक शर्तों और अवधारणाओं में आपको ये समझना चाहिए कि:

• स्कोप
• जोखिम
• धारणाएं

यह आलेख इन तीन आवश्यक परियोजना प्रबंधन शर्तों की एक रूपरेखा प्रदान करता है और अतिरिक्त पठन के लिए लिंक और सुझाव भी शामिल करता है।

क्षेत्र

परियोजना प्रबंधन में, गुंजाइश सीमाओं का एक समूह है जो एक परियोजना की सीमा को परिभाषित करती है

क्षेत्र बताता है कि परियोजना पहल के परिणामस्वरूप ग्राहक को क्या दिया जाना है

क्षेत्र को समझना परियोजना प्रबंधक और प्रोजेक्ट टीम को यह समझने की अनुमति देता है कि परियोजना की सीमाओं के अंदर या बाहर क्या होता है। यदि कुछ "क्षेत्र में नहीं है" तो यह परियोजना के नियोजन कार्य में नहीं है। कार्यकलापों की सीमाओं के दायरे में आने वाले क्रियाकलाप "क्षेत्र में" माना जाता है और इन्हें शेड्यूल और बजट में गिना जाता है। यदि कोई गतिविधि सीमाओं के बाहर निकलती है, तो इसे "क्षेत्र से बाहर" माना जाता है और इसके लिए योजना नहीं बनाई जाती है

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चाहे आप प्रोजेक्ट मैनेजर या प्रोजेक्ट टीम का हिस्सा हों, आप इस बात पर विचार करना चाहेंगे कि आगे बढ़ने पर कुछ गुंजाइश या दायरे से बाहर है या नहीं।

उदाहरण के तौर पर, कल्पना करें कि एक ग्राहक ने आपको एक वेबसाइट बनाने के लिए कहा है जैसा कि आप परियोजना के दायरे (या सीमाएं निर्धारित) की रूपरेखा तैयार करते हैं, आप निम्न वस्तुओं को-क्षेत्र में बताते हैं:

• साइट डिजाइन और वायरफ्रेम आरेखण
• एक परीक्षण बिस्तर की स्थापना
• अनुमोदित वायरफ्रेम को कोडिंग < वेबसाइट के विषय के लिए ग्राफिक्स विकास
• साइट सार्वजनिक करने से पहले परीक्षण और डीबगिंग

इस प्रोजेक्ट के दौरान, ग्राहक आपको कंपनी के वीडियो अवलोकन में शामिल करने के लिए कहता है वीडियो परियोजना के दायरे में निर्दिष्ट नहीं है और इसलिए यह क्षेत्र से बाहर है।

जब आप एक अतिरिक्त शुल्क के लिए वीडियो काम करने में प्रसन्न रहें, तो इसके लिए परियोजना के लिए गुंजाइश और लागत और समय अनुमान के लिए एक संशोधन की आवश्यकता होगी।

स्पष्ट और स्वीकार्य दस्तावेज पर सहमति के अभाव में, वीडियो का मुद्दा आपकी टीम और ग्राहक के प्रतिनिधियों के बीच विवादित हो सकता है। एक स्पष्ट गुंजाइश बयान से आप स्थिति को कम करने और व्यवस्थित तरीके से बदलाव के साथ सौदा करने की अनुमति देते हैं।

तो आप यह निर्धारित कैसे करते हैं कि गुंजाइश में या बाहर क्या है? आप सबसे पहले ग्राहक या परियोजना के मालिक के साथ चर्चा के आधार पर आपके वर्तमान प्रोजेक्ट के सभी विवरणों की रूपरेखा चाहते हैं। तब आप महत्वपूर्ण मान्यताओं को करना चाहेंगे जो कि इस क्षेत्र में या उसके बाहर की गई गणना को शामिल किया जाएगा।

आकलन

आपके जीवन में कुछ बिंदु पर आपको संभवतः कहा गया है, "कभी गलतियों को मत करो "हालांकि, परियोजना प्रबंधन में धारणाएं एक रोज़ की गतिविधि हैआकलन आपको समय और लागत के लिए स्कोप और जोखिम को परिभाषित करने और अपने अनुमानों को ठीक करने में सहायता करते हैं। बेशक, आपकी मान्यताओं को दस्तावेज़ और मान्य करने के लिए आवश्यक है

कुछ सरल विचार करें, जैसे कोई किताब बनाना मान लीजिए कि आपके मित्र को कॉफी टेबल बुक के लिए एक विचार है और आपने परियोजना को प्रबंधित करने के लिए कहा है। उनका पहला अनुरोध एक बजट के लिए है ताकि वह धन को सुरक्षित कर सके।

जैसा कि आप गुंजाइश को परिभाषित करते हैं, यह स्पष्ट है कि आपके मित्र पेज विवरण, छवि शामिल, कवर शैली और पृष्ठों के लिए उपयोग किए जाने वाले कागज का वजन सहित कई विवरणों पर अनिश्चित है। चूंकि ये सभी कारक लागत और उत्पादन की जटिलता को प्रभावित करेंगे, आपको विनिर्देशों के बारे में धारणाएं बनाना होगा और उन मान्यताओं को मान्य करना होगा जो आपके मित्र के साथ स्वीकार्य या अस्वीकार्य है।

आगे चर्चा के बाद, आपका मित्र आपको बताता है कि वह किताब में 50 फ़ोटो शामिल करने की योजना बना रहा है। आप 50 छवियों पर अपनी धारणा को आधार बना सकते हैं या यह अनुमान लगा सकते हैं कि यह संख्या समय के साथ बढ़ेगी, आप एक धारणा बना सकते हैं कि छवियों के साथ 75-90 पृष्ठों के बीच होगा।

आप देख सकते हैं कि मान्यताओं के रूप में अच्छी तरह से शेड्यूल पर कैसे असर पड़ता है। उदाहरण के लिए, कल्पना कीजिए कि आप एक पार्क में एक प्रोजेक्ट का नेतृत्व कर रहे हैं जिसमें स्विंग सेट का निर्माण शामिल है।

अपनी परियोजना स्थापित करते समय आपको बजट दिया जाता है और टीम के सदस्यों को नियुक्त किया जाता है, जिनमें से एक सामग्री के प्रभारी है। जब आप अपना शेड्यूल बनाते हैं, तो सीमेंट आने पर आपको सामग्री के प्रभारी व्यक्ति से पूछते हैं। यह व्यक्ति जवाब देता है कि सीमेंट आने पर वह निश्चित नहीं है, लेकिन उनका मानना ​​है कि यह 1 जून और 10 जून के बीच होगा। जैसा कि आप अपना स्कोप और शेड्यूल बनाते हैं, आप यह धारणा करते हैं कि सीमेंट 10 जून के बाद नहीं आएगा। यह उदाहरण धारणा बनाने के लिए दो लाभ दिखाते हैं।

पहला लाभ यह है कि 10 जून के बाद सीमेंट को प्राप्त करने की धारणा आपको उन गतिविधियों के लिए योजना बनाने की अनुमति देती है जो आने वाले सीमेंट पर भरोसा करती हैं। दूसरा लाभ यह है कि यह सिमेंट देने के लिए एक समय सीमा के साथ सामग्रियों के प्रभारी व्यक्ति को प्रदान करता है, जिसके बाद वह अपने आपूर्तिकर्ता को रिले कर सकता है। इसने परियोजना के आगे बढ़ने के लिए अनजाने में एक महत्वपूर्ण समय सीमा तय की है।

गलतियां बनाने से बेंचमार्क सेट हो जाते हैं, जिन्हें परियोजना के दौरान परियोजना के दौरान समय पर और बजट के भीतर रहने के लिए परियोजना टीम में सहायता के लिए दोबारा गौर किया जाता है। लेकिन क्या होता है जब मान्यताओं गलत हैं? यह वह जगह है जहां जोखिम खेलने में आता है।

जोखिम

एक बार आपके दायरे का निर्माण कर लेने के बाद और अनुमान और अनुमानों के पीछे की धारणाओं को पहचान लें, तो आप जोखिम के क्षेत्रों का आकलन करना शुरू करना चाहेंगे। परियोजना प्रबंधन में जोखिम समान है क्योंकि यह वास्तविक दुनिया में है; यह एक खतरा या मौका है जो नुकसान पैदा कर सकता है। (नोट: परियोजना प्रबंधन संस्थान और परियोजना प्रबंधन शारीरिक ज्ञान-पीएमबीके जोखिम और प्रकार की विस्तृत परिभाषा प्रदान करते हैं और परियोजना जोखिम प्रबंधन के लिए ढांचे की पहचान करते हैं।)

सभी परियोजनाएं जोखिम रखती हैं और यदि आप परियोजना प्रबंधक या प्रोजेक्ट स्वामी हैं , यह केवल जोखिम की आशा करने की आपकी ज़िम्मेदारी नहीं है, लेकिन यह भी आपकी नौकरी है कि उन जोखिमों के संभावित प्रभाव को प्रोजेक्ट टीम के साथ संवाद करने और जोखिम को कम करने के लिए तैयार किया जाए।

जोखिम विभिन्न डिग्री में आता है। कभी-कभी जोखिम का मतलब यह हो सकता है कि परियोजना थोड़ा अलग तरीके से चलती है या छोटे अनपेक्षित मोड़ लेती है कुछ मामलों में, हालांकि, जोखिम से विपत्तिपूर्ण नतीजे हो सकते हैं जो आपकी परियोजना को अपने सिर पर मुड़ते हैं।

उपरोक्त सीमेंट उदाहरण से खेल के मैदान के परिदृश्य का उपयोग करें। जोखिमों में से एक यह है कि सीमेंट 10 जून की तारीख से नहीं आती है। इस जोखिम के संभावित प्रभाव क्या हैं? सीमेंट के बाद अनुवर्ती सभी अनुक्रमिक गतिविधियां डाली गई हैं, इस समस्या के परिणामस्वरूप देरी हो रही है।

जोखिम सकारात्मक भी हो सकते हैं प्रोजेक्ट के प्रभाव पर विचार करें यदि सीमेंट अनुमान से पहले दिखाई देता है। हालांकि यह एक सकारात्मक परिणाम की तरह लगता है, यह अभी भी परियोजना में अन्य सभी चरणों के समय और अनुक्रमण के लिए एक समस्या पैदा करता है

परियोजना प्रबंधकों ने अपनी प्रोजेक्ट टीमों के साथ मंथन और संभावित जोखिमों की पहचान करने के लिए काम किया है। वे इस प्रक्रिया को एक कदम आगे लेते हैं और जोखिम की संभावित गंभीरता और घटना की संभावना की जांच करते हैं। इसके अलावा, वे उन व्यक्तियों की पहचान करते हैं जो जोखिम के होने की पहचान करने के लिए सबसे उपयुक्त होते हैं और वे विकसित होते हैं जो खतरे की शमन योजनाओं पर सहमत होते हैं

कई फर्मों के पास समय-समय पर और अन्य परियोजनाओं के साथ अनुभव से विकसित जोखिम वाले टेम्पलेट हैं। कुछ उद्योगों ने जोखिम प्रोफाइल संकलित किया है जो जोखिम विश्लेषण के लिए शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग किया जाता है। कई उद्योग भी जोखिम नियोजन के लिए बहुत विस्तृत सांख्यिकीय विश्लेषण का अभ्यास करते हैं।

नीचे की रेखा

शर्तें: गुंजाइश, धारणाएं, और जोखिम, परियोजना प्रबंधन की दुनिया में सभी महत्वपूर्ण हैं। आगे और विस्तार से इन और अन्य महत्वपूर्ण परियोजना प्रबंधन शर्तों का पता लगाने के लिए इस आलेख का उपयोग प्रारंभिक बिंदु के रूप में करें।