एक टाइम मैनेजमेंट सिस्टम जो वाकई काम करता है

कई लोग गलती समय प्रबंधन के लिए समय ट्रैकिंग वे धार्मिक रूप से हर दिन कुछ भी करते हैं, कुछ हफ़्ते या महीनों के लिए करते हैं।

और फिर वे ऐसा करना बंद कर देते हैं क्योंकि उन्हें किसी भी सकारात्मक बदलाव का एहसास नहीं हुआ है। ज़रूर, उन्होंने कुछ घटनाओं को समाप्त कर दिया है और कुछ अन्य को प्राथमिकता दी है। लेकिन वे वास्तव में कुछ भी प्रबंधित नहीं किया है; उन्होंने इसे सिर्फ दोबारा बदल दिया है अपने दिन के अंत में वे अभी भी फंसा और निराश हैं

लेकिन आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं, इसका नज़रिया रखना समय प्रबंधन नहीं है समय प्रबंधन के बारे में आप अपना समय बिताने के तरीके में परिवर्तन कर रहे हैं।

प्रभावी समय प्रबंधन के लिए, आपको एक समय प्रबंधन प्रणाली लागू करनी होगी जिससे आपको यह देखने में मदद मिलेगी कि परिवर्तन कहाँ और किए जा सकते हैं … जिसका अर्थ है कि समय प्रबंधन का पहला चरण विश्लेषण करना है कि आप वास्तव में अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं ताकि आप कर सकें निर्धारित करें कि आप क्या परिवर्तन करना चाहते हैं।

प्रभावी समय प्रबंधन के लिए वर्गीकृत करें

आप वास्तव में समय का प्रबंधन कैसे करते हैं? रहस्य श्रेणियों में है। कल के लिए अपना कैलेंडर देखें यह संभवतया पहले से ही घटनाओं और गतिविधियों से भरा हुआ है जिसे आप पूरा करने की उम्मीद कर रहे हैं। जैसा कि आप काम करते हैं या बाद में, आप रिक्त स्थान को भरकर अपने विवरण के साथ भर रहे होंगे, जो आपने वास्तव में किया था।

दिन के अंत में, सूची को देखें और प्रत्येक कार्य और / या घटना को निम्नलिखित श्रेणियों में से एक के साथ लेबल करें। आपके कार्य दिवस के दौरान आपने कितना खर्च किया:

1) आग लगाना एक अप्रत्याशित फ़ोन कॉल ऐसी रिपोर्ट जो एक बैठक के लिए जरूरी है जिसे कल कल मुद्रित किया जाना चाहिए था। एक लापता फाइल जो आपके डेस्क पर होनी चाहिए वास्तव में आपका दिन कितना संकट मोड में बिताया गया था? ज्यादातर लोगों के लिए, यह एक नकारात्मक श्रेणी है जो अपनी ऊर्जा से निकलती है और अपनी उत्पादकता में हस्तक्षेप करती है

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2) रुकावटों का निपटारा करना जब आप इस श्रेणी में इवेंट्स असाइन करते हैं तो फ़ोन कॉल और आपके कार्यालय द्वारा गिरने वाले लोग शायद सूची में शीर्ष पर होंगे। एक बार फिर, ज्यादातर लोगों के लिए, यह एक नकारात्मक श्रेणी है क्योंकि यह उत्पादकता (और कभी कभी मारता है) में हस्तक्षेप करता है

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3) नियोजित कार्य करना यह आपके कार्य दिवस के दौरान समय का सबसे सकारात्मक उपयोग है आप नियंत्रण में हैं और पूरा करने के उद्देश्य से आप क्या कर रहे हैं। नियोजित कार्यों में फोन कॉल, कर्मचारियों के साथ बैठकों, ईमेल का जवाब भी शामिल हो सकता है - अगर ये आपके कार्य के लिए किए गए कार्य हैं

4) निर्बाध कार्य करना आप उस कार्य पर काम नहीं कर रहे हों जिसे आपने करने की योजना बनाई थी, लेकिन आप कुछ हासिल कर रहे हैं, और ज्यादातर लोगों के लिए, यह एक बहुत ही उपयोगी, सकारात्मक कार्य मोड है।

5) निर्बाध डाउनटाइम काम के दिनों के दौरान जो बार-बार पुनर्जन्म और पुनर्गठन के लिए उपयोग किया जाता है दोपहर या मध्य-सुबह के ब्रेक में यदि वे निर्बाध हो

यदि आप एक कंपनी के साथ काम करने के लिए बहुत भाग्यशाली हैं जो साइट पर काम करने की सुविधा या निपमी कमरे (फॉर्च्यून) प्रदान करता है, जो भी गिनेंगे, भी। अपने काम के समय उत्पादक होने के लिए प्रत्येक व्यक्ति को अपने दिन में बनाए गए निर्बाध डाउनटाइम की आवश्यकता होती है

आपके अतीत का एक सप्ताह भविष्य की कुंजी है

अब जब आप इस समय प्रबंधन प्रणाली की श्रेणियों को समझते हैं, तो आपके "सामान्य" कार्य सप्ताह का विश्लेषण करने के लिए उनका उपयोग करने का समय है। अपने दैनिक जीवन में नियुक्तियों और गतिविधियों को सूचीबद्ध करने के लिए उपयोग किए जाने वाले कैलेंडर सिस्टम का उपयोग करके, वापस जाएं और हाल ही के एक विशिष्ट सप्ताह का चयन करें प्रत्येक कार्य दिवस की प्रविष्टियों के माध्यम से जाओ और उनसे ऊपर वर्गीकृत समय प्रबंधन श्रेणियों के अनुसार वर्गीकृत करें यदि आपके पास पहले से नहीं है प्रत्येक दिन के निचले भाग में चलने की कुल संख्या को ध्यान में रखना आसान होगा कि आप प्रत्येक दिन अपना काम करने का समय कितना बिताया है

अब आपके पास काम पर अपना समय व्यतीत करने के तरीके में परिवर्तन करने के लिए आपके पास डेटा है। क्या आप आग लगाना बहुत अधिक समय व्यतीत करते हैं? फिर आपको इन लगातार संकटों को रोकने या स्थगित करने के लिए संगठनात्मक या भौतिक परिवर्तन करना होगा। उदाहरण के लिए, अपनी फाइल को साफ़ करें और फिर से संगठित करें, ताकि आप फ़ाइलों को आसानी से प्राप्त कर सकें, और दिन के लिए छोड़ने से पहले आपके डेस्क पर अगले दिन आपके लिए आवश्यक फ़ाइलों को डालने के लिए एक रूटीन स्थापित करें।

आपके कार्य दिवस के दौरान पर्याप्त निर्बाध डाउनटाइम नहीं मिल रहा है? फिर आपको समय के लिए समय की ज़रूरत है उदाहरण के लिए, अपने डेस्क पर दोपहर का भोजन बंद करना बंद करें और अपने निर्धारित दोपहर के भोजन के समय के लिए शारीरिक रूप से भवन छोड़ दें।

समय के प्रबंधन की मेरी कार्य श्रेणियों को लागू करके और सकारात्मक श्रेणियों में अपने काम के दिनों के दौरान अपने समय के अधिक समय और नकारात्मक श्रेणियों में कम समय बिताने के लिए आवश्यक परिवर्तन करने के लिए, आप वास्तव में प्रभावी रूप से सक्षम होंगे अपना समय प्रबंधित करें - और समय प्रबंधन के सही लक्ष्य को पूरा करें, बेहतर महसूस करने के लिए