परियोजना की बैठकों के लिए 5 टिप्स जो कि सभी को महसूस कर रहे हैं

बैठक बहुत हिट-या-मिसाइल हो सकती है वे सहकर्मियों, लक्ष्यों को निर्धारित करने, कार्य सूची तैयार करने और काम पूरा करने के लिए एक शानदार तरीका हो सकते हैं, लेकिन ठीक से नहीं किया जाता है, लेकिन वे समय का एक बड़ा अपशिष्ट भी हो सकते हैं।

अपने समय या अपने सहकर्मी के समय को बेकार या अप्रभावी बैठकों के साथ बर्बाद मत करो जो दिन में केवल जगह लेते हैं। महान परियोजना बैठकों के लिए इन पांच युक्तियों का पालन करें, जो हर किसी को पूरा करने के लिए प्रेरित करेगा।

1। अपने उद्देश्य को परिभाषित करें

इससे पहले कि आप अपनी मीटिंग की घोषणा भी करें, आपको पहला कदम उठाना चाहिए यह निर्धारित करना कि आप पहली जगह में बैठक क्यों करना चाहते हैं। सिर्फ उन्हें होने के लिए नियमित बैठकों न रखें हर मीटिंग में स्पष्ट उद्देश्य होना चाहिए, और उस उद्देश्य को समय से पहले तय करना होगा।

उदाहरण के लिए, आपकी मीटिंग का उद्देश्य एक त्वरित और कुशल तरीके से अपनी टीम के सदस्यों के साथ जटिल या महत्वपूर्ण जानकारी साझा करने के लिए, एक संयुक्त बनाने के लिए, वर्तमान या भविष्य की परियोजनाओं के संभावित विकल्पों पर ध्यान देने के लिए हो सकता है एक टीम के रूप में निर्णय, या जल्दी से जांचने के लिए कि हर कोई कैसे कर रहा है और सभी को आगे क्या करना चाहिए।

जब आपकी मीटिंग एक स्पष्ट और परिभाषित उद्देश्य से शुरू होती है, न केवल वे बहुत तेजी से समाप्त होती हैं, लेकिन आपको बहुत कुछ किया जाता है

2। एडवांस में अपना एजेंडा बनाएं और वितरित करें

एक बार जब आप जानते हैं कि आपकी बैठक किस बारे में होगी, तो यह जरूरी है कि आप सभी को शामिल करना चाहें।

ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका एजेंडा को पहले से बना और वितरित करना है इस तरह, आप समय से पहले किसी भी महत्वपूर्ण जानकारी और प्रश्नों को इकट्ठा कर सकते हैं और हर कोई इस विषय पर चर्चा और कार्य करने के लिए तैयार हो सकता है।

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3। हर किसी को बात करने का मौका दें

समय बचाने के लिए और हर किसी को काम पर वापस लाने के प्रयास में, यह एक व्यक्ति को बैठक में उपस्थित होने का मोहक हो सकता है जबकि बाकी सब सुन लेते हैं।

इस आग्रह से विरोध करें इसके बजाए, हर किसी को बात करने का मौका दें जो चाहता है या इसके लिए आवश्यक है। ऐसा करने से यह सुनिश्चित होगा कि हर किसी की चिंताओं और आपत्तियों को संबोधित किया जाता है, और यह आपको अतिरिक्त विचारों को भी प्रदान कर सकता है जिन्हें आपने पहले नहीं माना होगा

4। त्वरित मिनटों को लिखो

अगर आपकी बैठक में कोई निर्णय लेने या पांच मिनट से ज्यादा की अवधि शामिल होगी, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि प्रोजेक्ट टीम में कोई व्यक्ति मिनट ले लेता है। आपका परियोजना समन्वयक ऐसा कर सकता है इन मिनटों में न केवल उन मिनटों की मदद की जा सकती है जो बैठक में भाग लेने के लिए मिस हो गए हों, लेकिन वे निर्णय लेने के महत्वपूर्ण अनुस्मारक के रूप में भी काम करते हैं और उन लोगों के लिए निर्णय लिया गया है जो वहां मौजूद थे। उन्हें यथाशीघ्र उपलब्ध कराएं।

यादें मुश्किल हो सकती हैं खुद को या अपने सहयोगी को निर्णय या योजनाओं के बारे में असहमत करने का अवसर न दें।यदि आपकी मीटिंग का विषय बैठक के लिए पर्याप्त रूप से महत्वपूर्ण है, तो लिखित रूप में प्राप्त करना काफी महत्वपूर्ण है।

5। यदि आवश्यक नहीं है तो रद्द करें

अनुसूचित बैठक को रद्द करना आपके सहकर्मियों को राहत या उत्तेजित महसूस कर सकता है - यह आप सभी के साथ कैसे संपर्क करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके सहयोगी काम पर पीछे हैं और दिन में एक अतिरिक्त घंटे का आनंद लेंगे, तो आपकी बैठक रद्द करना काफी राहत हो सकती है।

यदि वे आपके द्वारा अनुसूचित मीटिंग के कारण अन्य महत्वपूर्ण कार्यकलापों से चूक गए और रद्द कर दिए गए, तो आश्चर्यचकित न करें कि वे बढ़ रहे हैं

सिर्फ एक बैठक आयोजित करने के लिए बाध्य न करें, क्योंकि आपने एक योजना बनाई थी यदि बैठक अब जरूरी नहीं है, तो जानकारी किसी अन्य तरीके से प्राप्त की जा सकती है या यदि कोई आपातकालीन स्थिति आती है, तो आपको रद्द करना चाहिए सुनिश्चित करें कि आप पहले से कहीं ज्यादा के रूप में रद्द कर सकते हैं, हालांकि, और यह कि आप लोगों को सूचित कर रहे हैं कि क्या हो रहा है और क्यों इस तरह, हर कोई अपने समय को यथासंभव प्रभावी और कुशलता से उपयोग कर सकता है।

एक पेशेवर प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, यह सुनिश्चित करना आपकी नौकरी है कि सभी कार्यों को यथासंभव प्रभावी और दक्षता से पूरा किया जा सके - बैठकों सहित इन पांच युक्तियों का उपयोग करें, और आपकी बैठकों में एक संपत्ति होगी, न कि बर्बाद