अपने कर्मचारी व्यय प्रबंधन में सुधार के 5 तरीके

क्या आपने हाल ही में अपने बजट में बड़े छेद का पता लगाया है कि वे बेहिसाब कर्मचारियों के खर्चों की वजह से बढ़ रहे हैं? कॉरपोरेट व्यय खाते व्यवसायों की एक बड़ी विशेषता हैं लेकिन उनके नुकसान के लिए भी हो सकता है यदि उचित रूप से प्रबंधित न हो चाहे आप लेखांकन विभाग या प्रबंधन घंटे खर्च के बाद का पीछा करते हुए या खर्चों में हज़ारों डॉलर का नुकसान उठा रहे हों, जिसे उचित नहीं बनाया जा सकता है, तो आप शायद जल्द ही या बाद में कुछ प्रमुख नकदी प्रवाह समस्याओं का सामना करेंगे।

सीमाओं को बेहतर बनाने के लिए बेहतर व्यवहार को प्रोत्साहित करने से, आपके समग्र व्यय प्रबंधन को बेहतर बनाने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।

1. व्यय खातों को सीमित करें

   अगर आपको खासतौर पर खर्च खातों का भुगतान करने में परेशानी हो रही है, तो सक्रिय खातों की संख्या को सीमित करना नियंत्रण से बाहर जाने से लागत को रखने का एक तरीका है एक क्रेडिट कार्ड प्रदाता का उपयोग करें जो विशिष्ट खर्च कैप के साथ कर्मचारी कार्ड बनाने का समर्थन करता है, या प्रतिदिन भुगतान के साथ नकद खाते प्रदान करता है। यदि किसी कर्मचारी को निर्धारित राशि से अधिक खर्चों की जरूरत होती है, तो खाता व्यय के लिए रसीदों और औचित्य की आवश्यकता होती है। आप कर्मचारी की स्थिति या कार्यकाल से आबंटन का निर्धारण करके अपनी कंपनी के विकास के रूप में प्रक्रियाओं को संरचित और समझा जा सकते हैं।

2. व्यय ट्रैकिंग को प्रोत्साहित करने के लिए प्रोत्साहन प्रदान करें

   व्यय ट्रैकिंग एक अन्य जिम्मेदारी है, जो आपके कर्मचारी नहीं लेना चाह सकते हैं। अधिक कागजी कार्रवाई जोड़ना, जब वे पहले से ही किसी व्यावसायिक यात्रा पर बाहर हैं तो निराशाजनक हो सकता है, इसलिए उन्हें ऐसा करने के लिए एक प्रोत्साहन दें। समय-समय पर रसीद प्रस्तुत करने के लिए, शायद एक विभाग या कंपनी-व्यापी प्रतियोगिता के रूप में, अतिरिक्त लाभ या प्रतिदिन भुगतान प्रदान करें। विचार करने के लिए कुछ उपहारों में छोटे उपहार, कर्मचारी मान्यता या लंच शामिल हो सकते हैं। अपने कर्मचारियों को यह पता लगाने के लिए कि वे क्या प्राप्त करना चाहते हैं और फिर पुरस्कार जारी करने के लिए मानकों और सीमाएं बनाते हैं, इसलिए कर्मचारियों को पता है कि क्या करना है

3. स्वीकार्य और अस्वीकार्य खर्च स्पष्ट करें

   आपको क्या लगता है कि एक स्वीकार्य कर्मचारी व्यय है और क्या एक कर्मचारी सोचता है कि दो अलग चीजें हो सकती हैं अनावश्यक व्यय से कर्मचारियों के साथ बहस करने के बजाय, एक परिचालन मैनुअल बनाएं, जो कि आप समान लागत, जैसे कि लंच, रात्रिभोज और व्यापारिक आपूर्ति के लिए स्वीकार्य खर्चे पर विचार करते हैं। इस में एयरलाइन टिकट, भोजन या होटल और पता उन्नयन और ऐड-ऑन जैसी व्ययों पर अधिकतम सीमाएं शामिल हैं, जो आपके कर्मचारियों को अपने व्यय खाते में जोड़ने का मोहक हो सकता है। उचित और न्यायसंगत शब्दों के सबसे प्रत्यक्ष और स्पष्ट में समझाया जाना चाहिए।

4. लेखांकन सॉफ़्टवेयर के साथ कॉर्पोरेट कार्ड स्टेटमेंट को सिंक्रनाइज़ करें

   कई अकाउंटिंग प्रोग्राम क्रेडिट कार्ड बैक एंड से सीधे कार्ड लेन-देन खींचते हैं, ताकि आप प्राप्तियां लेनदेन से मेल खाने वाली एक महत्वपूर्ण राशि खर्च न करें।आप कर्मचारियों को एक व्यय ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करने की आवश्यकता भी कर सकते हैं ताकि वे वास्तविक समय में रसीदों को स्कैन और मैच कर सकें। यह हर चीज को समन्वित रखने में मदद करेगी-और स्वीकार्य व्यय नियमों के किसी भी उल्लंघन को हल करने में आपकी सहायता करें

5. व्यय प्रतिबंध स्वचालित करें

   व्यय प्रबंधन सिस्टम का उपयोग करें, जो आपको लागतों, श्रेणियों और अस्वीकार्य खर्चों में पैरामीटर को परिभाषित करने की अनुमति देता है। जब आप इन लागतों को स्वचालित रूप से संभालते हैं, तो आप सिस्टम पर काम करने के लिए खर्च किए गए समय पर कटौती करते हैं यदि प्रमुख समस्याएं हैं, तो प्रणाली आपके ध्यान से एक दिन-प्रतिदिन आधार पर आपके इनपुट की आवश्यकता के बिना आपके ध्यान में आती है। कर्मचारियों को यह देखने का मौका दें कि यह सॉफ्टवेयर कैसे काम करता है, ताकि वे समझ सकें कि आप अपने खर्चों की निगरानी कैसे करेंगे। इससे नाटकीय रूप से व्यय नियमों का उल्लंघन करने वाले कर्मचारियों की संख्या में कमी आनी चाहिए।

अंत में, यह मत भूलो कि कुछ कर्मचारी "इसे प्राप्त" नहीं कर सकते हैं आप कर्मचारियों के व्यय खाते के विशेषाधिकारों को निरस्त करने पर विचार कर सकते हैं जो लगातार कंपनी के नियमों का उल्लंघन कर रहे हैं और इसके बजाय खर्चों के प्रारंभिक परिव्यय की आवश्यकता होती है।

केवल स्वीकार्य खर्चों को प्रतिपूर्ति करके, आपको उल्लंघन के लिए संभावित रूप से समाप्त करना चाहिए बेशक, ध्यान रखें कि जिन कर्मचारियों को बड़े खर्चों के पास होना चाहिए, उनके पास ऐसा करने के लिए निजी संसाधन नहीं हो सकते हैं, जो आपकी कंपनी के लिए काम कर रहे हैं, उन्हें अपने कर्मचारियों पर एक अनुचित बोझ नहीं उठाना चाहिए। सामंजस्यपूर्ण मीटिंग प्वाइंट ढूंढकर, आपकी कंपनी, आपके कर्मचारी और आपके व्यय प्रबंधन को सभी को अधिक उत्पादक साधन मिलना चाहिए।