6 तरीके से आपका व्यवसाय ईमेल संदेशों को और भी अधिक व्यावसायिक बनाने के लिए

कई छोटे व्यवसायिक व्यवसायिक संचार के प्राथमिक मोड के रूप में ईमेल पर भरोसा करते हैं। यह आश्चर्य की बात नहीं है; ईमेल त्वरित, आसान है और एक पेपर निशान प्रदान करता है लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपका ईमेल संदेश, खासकर जब व्यवसाय संचार की बात आती है, तो उसे आराम देना चाहिए। वास्तव में, आपके ब्रांड और अपनी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाते हुए खराब ईमेल संचार आपको ग्राहकों के लिए खर्च कर सकते हैं

व्यावसायिक व्यवसाय ईमेल भेजना ऐसी आदतों का निर्माण करने के लिए नीचे आता है जो स्पष्ट, संक्षिप्त और उचित संचार पर ध्यान केंद्रित करते हैं

1। एक व्यावसायिक ईमेल पता का प्रयोग करें

जब आप एक व्यवसायिक स्वामी हैं, तो अपनी कंपनी की ओर से व्यवसाय करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप एक व्यावसायिक ईमेल पता का उपयोग कर रहे हैं। आदर्श रूप से, इसका अर्थ है कि आपका व्यावसायिक पता (i। ई।, Yourname @ yourbusiness.com है) जिसका उपयोग आप सभी व्यवसाय संचार के लिए करते हैं।

यदि यह संभव नहीं है, तो आप एक निशुल्क ई-मेल पता बना सकते हैं जिसमें आपका व्यवसाय नाम (i। ई।, Yourbusinessname @ gmail.com) शामिल है। एक व्यक्तिगत ईमेल पता का उपयोग करना जो आपके व्यवसाय से स्पष्ट रूप से असंबंधित है, सबसे बुरी स्थिति में, आपके व्यावसायिकता को नुकसान पहुंचा सकता है और कई मामलों में आपको गंभीरता से नहीं लिया जा सकता है

2। लघु और मीठे संदेशों को रखें

बहुत विस्तार से चीजों को समझाने में कुछ भी गलत नहीं है; यह स्पष्टता प्रदान कर सकता है और गलतफहमी को कम कर सकता है। लेकिन जब एक ईमेल संदेश एक उपन्यास की तरह दिखना शुरू कर देता है, तो आप जल्दी से प्राप्तकर्ता का ध्यान खो सकते हैं और अप्रासंगिक जानकारी के साथ इस मुद्दे को भ्रमित कर सकते हैं। इससे बचने के लिए, प्रति ईमेल एक विषय के साथ छड़ी करें, और जब आपको अधिक जानकारी शामिल करने की ज़रूरत होती है, तो बोल्ड वाले सबहेड्स का उपयोग करें ताकि सबसे महत्वपूर्ण विवरण स्पष्ट हो।

3। वर्णनात्मक विषय लाइन्स का प्रयोग करें

क्या आपने कभी विषय पर आधारित एक ई-मेल संदेश खोला है, और पूरी तरह से भ्रमित हो गया और थोड़ा नाराज जब यह पूरी तरह से कुछ अलग था? चूंकि आप पहले से ही प्रत्येक ईमेल को रख रहे हैं, जो आपको ऊपर दिए गए टिप के अनुसार एक विषय तक सीमित है, आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपका विषय पंक्ति उस विषय को दर्शाता है और कुछ नहीं।

यह न केवल प्राप्तकर्ता को मदद करेगा, बल्कि यह आपके लिए भी अपना ईमेल इनबॉक्स प्रबंधित करना आसान बना देगा।

4। टोन डाउन डाउन

जब आप एक ईमेल भेजते हैं तो चीजें उड़ने में आसान होता है क्योंकि आपको लगता है कि आप अपने कंप्यूटर स्क्रीन द्वारा संरक्षित हैं, लेकिन कुछ बातचीत आसानी से ईमेल में गलत समझा जा सकती हैं वास्तव में, आप जिस संदेश को भेज रहे हैं, उसके लिए मौखिक संचार के संकेतों के बिना, किसी भी ईमेल को गलत तरीके से लिया जा सकता है। अगर आप एक संदेश भेज रहे हैं जो संदेहास्पद हो सकता है, भेजने से पहले इसे फिर से पढ़ लें और यदि आप अभी भी सुनिश्चित नहीं हैं, तो आप शायद फ़ोन को चुनने से बेहतर हो

5। अपना ईमेल हस्ताक्षर उपयोगी बनाएं

ईमेल सिग्नेचर में उद्धरण, प्रचार और न्यूज़लेटर्स के पंजीकरण कुछ परिस्थितियों में प्रभावी हो सकते हैं, लेकिन उन वस्तुओं को कभी भी अपने ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करने के लिए ट्रम्प नहीं करना चाहिए जिसका उपयोग इसके लिए किया जाना है - आपकी संपर्क जानकारी प्रदान करनाआपका प्रारंभिक ईमेल या उत्तर में आपके पूर्ण नाम, कंपनी और URL के साथ एक ईमेल हस्ताक्षर शामिल होना चाहिए एक फोन नंबर, शीर्षक और आपके ई-मेल पते को पुनर्स्थापना या तो नुकसान नहीं पहुंचाता है।

6। अपनी वर्तनी और प्रूफ्रेड की जांच करें

वर्तनी जांच आसान है अपने ईमेल क्लाइंट में उन्हें भेजने से पहले सभी संदेशों को चेक करने के लिए इसे एक डिफ़ॉल्ट सेटिंग बनाएं

ईमेल अधिक अनौपचारिक है और वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियों के साथ थोड़ी अधिक उदारता है, लेकिन त्रुटियों के साथ लिखे एक संदेश भेजने के लिए यह बहुत ही भयानक लग रहा है आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह खराब इंप्रेशन बनाना है क्योंकि आप ईमेल भेजना भागते रहे थे और आपकी वर्तनी और व्याकरण की जांच छोड़ दी थी।

ईमेल व्यापार में संचार का एक महत्वपूर्ण तरीका है, भले ही यह आपकी पहली प्राथमिकता नहीं है इन व्यावसायिक ईमेल के सर्वोत्तम अभ्यासों के बाद आप अपना ईमेल संचार पेशेवर और उत्पादक बनाए रखने में सहायता करेंगे, और आप यह आश्वस्त हो सकते हैं कि आप जिस छाप को बना रहे हैं वह अच्छा है