सहायता डेस्क के लिए खराब विकल्प से बचने आउटसोर्सिंग

आज की अर्थव्यवस्था में प्रतिस्पर्धा पहले से कहीं ज्यादा तेज है और आईटी संगठन विश्व स्तर पर लागत, समय और प्रयास को चलाने के लिए सामरिक तरीकों की खोज कर रहे हैं। कई संगठन अपने मुख्य व्यवसाय पर केंद्रित लेजर बन रहे हैं और जिन गतिविधियों को उन्हें वर्तमान प्रतिस्पर्धी परिदृश्य में सफल बनाने के लिए आवश्यक है कई संगठनों काटने वाले कर्मचारियों के साथ, कॉर्पोरेट रणनीतिक पहल का समर्थन करने के लिए कम और कम संसाधन उपलब्ध हैं।

यह अच्छी तरह से ज्ञात है कि गैर-आवश्यक व्यवसाय प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करना और पिछले कई सालों से संचालन एक महत्वपूर्ण प्रवृत्ति बन गया है। वास्तव में, गार्टनर के साथ एक सिद्धांत विश्लेषक ब्रूस कैल्डवेल का मानना ​​है कि कंपनियां आउटसोर्सिंग के माध्यम से आंतरिक संचालन पर 20-30% की लागत बचत को ऊपर उठ सकती हैं। यह किसी संगठन को पर्याप्त बचत का प्रतिनिधित्व कर सकता है जिसे आसानी से नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है।

आपकी सहायता डेस्क आउटसोर्सिंग लागत को कम करने और सर्विस स्तर में सुधार के लिए एक आसान जवाब साबित हो सकता है, हालांकि, आउटसोर्सिंग का एक अंधेरा पक्ष हो सकता है। सही विक्रेताओं को खोजने के लिए, एक चिकनी संक्रमण सुनिश्चित करने और उम्मीदों और सही लागत को समझने के लिए महत्वपूर्ण चुनौतियां हैं। तो आप यह सुनिश्चित कैसे करते हैं कि आप आउटसोर्सिंग के लाभ हासिल करेंगे और नुकसान से बचेंगे? हमने शोध किया है और अपने स्वयं के अनुभव से लेकर आपको लाने के लिए …

आउटसोर्सिंग प्रदाता का चयन करते समय और उनसे बचने के लिए 11 सबसे बड़ी गलतियां कंपनियां करती हैं:

1 अपने व्यवसाय को समझना और इसकी मुख्य योग्यता क्या आपके संगठन हेल्थकेयर, मैन्युफैक्चरिंग, फाइनेंस या बिक्री में है - सभी व्यवसायों में ऐसे घटक हैं जो व्यवसाय के लिए मुख्य हैं ये घटक ग्राहक संतुष्टि से कहीं ज्यादा दूर हैं, जैसे कि ईमेल क्षमताओं या इंटरनेट का उपयोग करना

उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य देखभाल का प्राथमिक ध्यान समग्र रोगी स्वास्थ्य और भलाई है। डेटा रिकॉर्ड रोगी स्वास्थ्य और गोपनीयता के लिए महत्वपूर्ण हैं उन्हें उपलब्ध कराने और देखभाल के लिए संरक्षित होने के लिए संगठन के लिए आवश्यक है, चाहे वे रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक या कागज़ हैं। स्वास्थ्य देखभाल में डेटा संरक्षण और पुनर्प्राप्ति व्यवसाय के लिए एक प्रमुख घटक है और आईटी संगठन के लिए आवश्यक बनाए रखने के लिए इस तरह से और कभी भी आउटसोर्स नहीं होना चाहिए व्यवसाय के लिए मुख्य क्या है, यह जानने के लिए भी ऐसे क्षेत्रों की पहचान होगी जो डेस्कटॉप प्रबंधन या हार्डवेयर मरम्मत जैसी महत्वपूर्ण नहीं हैं। महत्वपूर्ण व्यावसायिक घटकों को समझना कि आईटी को केवल समर्थन नहीं करना चाहिए लेकिन मुख्य हितधारकों में होना चाहिए, आईटी समूह उन क्षेत्रों में संसाधनों को स्थानांतरित करने की अनुमति देगा, जो लागत केंद्र की बजाय आईटी को रणनीतिक संपत्ति की अनुमति देते हैं।
2। बाहरी आवश्यकताओं को ठीक से निदान करने और अनुकूलित समाधान का प्रस्ताव करने के लिए आउटसोर्सर्स को अपनी वर्तमान स्थिति के विशेषज्ञ आकलन प्राप्त करने का मौका नहीं लेना। कोई भी विक्रेता अपनी मूल योग्यता के भीतर सेवाएं प्रदान कर सकता है, लेकिन प्रत्येक संगठन विशिष्ट चुनौतियों के साथ अद्वितीय है। एक विक्रेता के रिश्ते को सभी दलों के लिए प्रबंधित किया जाना चाहिए, और प्रत्येक पक्ष को सफल कार्यान्वयन में निहित स्वार्थ होना चाहिए।

किसी विशेष वर्कफ़्लो या पद्धति को लॉक करने के बजाय, "प्रथम कॉल" लेने से पहले एक विक्रेता को संक्रमण पद्धति में काफी समय और प्रयास पर ध्यान देना चाहिए। संगठन की जटिलता के आधार पर बदलाव 30 दिनों से लेकर 6 माह तक कहीं भी ले सकते हैं। प्रारंभिक खोज से स्थिर राज्य तक एक चिकनी संक्रमण संभवतः सफल क्रियान्वयन के लिए सबसे महत्वपूर्ण घटक है।
3। किसी आउटडोर्सिंग के बाद अतिरिक्त बिंदुओं पर वांछित / आवश्यक होने पर पूरक सेवाओं के साथ एक मजबूत, अच्छी तरह से परिभाषित आईटी सेवा वितरण मॉडल के साथ एक प्रदाता का चयन नहीं करना चाहिए। यह मूल्य के आधार पर चुनने से संबंधित है संभावना है कि कम लागत वाले प्रदाताओं को अनुभव / सेवा वितरण परिष्कार स्पेक्ट्रम पर भी कम कर रहे हैं। आपकी दीर्घावधि सफलता कई अलग-अलग क्लाइंटों के साथ गहराई और व्यापक अनुभव दोनों के साथ एक सम्मानित, विशेषज्ञ भागीदार चुनने पर निर्भर करती है और एक सिद्ध सेवा वितरण मॉडल है जो सभी स्थितियों में काम करता है।

4। बड़ी समाप्ति फीस के साथ बहु-वर्षीय अनुबंध में अपनी कंपनी को लॉक करना एक से अधिक कम्पनियों ने आउटसोर्सिंग प्रदाता के साथ एक समझौते में प्रवेश किया है जो केवल बाद में पता चलता है कि वे उपर सेवाओं के लिए अपमानजनक कीमतों का भुगतान करने में फंस गए थे और संविदा समाप्त करने के लिए वे कुछ भी नहीं कर सकते थे, सुनिश्चित करें कि आप एक आउट-क्लॉज को बातचीत करते हैं जो आपकी निचली रेखा को चोट नहीं पहुंचेगी

5। रूट कॉज विश्लेषण जैसी निरंतर सुधार प्रक्रियाओं को लागू नहीं करना। सीआईओ मैगज़ीन में एक हालिया लेख के अनुसार, "सबसे मौजूदा आउटसोर्सिंग सौदों और मॉडल पुरानी और अप्रभावी हैं क्योंकि वे लोग-आधारित हैं और मांग-आधारित नहीं हैं। कंपनियों को आवश्यक काम करने के लिए संसाधनों की आवश्यकता होती है; वे एक विक्रेता के साथ दर पर बातचीत करते हैं और अनुबंध के समय निर्धारित करते हैं।

ठेके मुख्य रूप से एक साधारण मॉडल का पालन करती हैं: लोग एक्स दरें x अवधि।

यह समझना आसान है कि क्यों आज लोग आउट-आउटिंग की वजह से उपयोग किए जा रहे मॉडल हैं Y2K युग से बाहर कंपनियां पहले अपने आउटसोर्सिंग कंपनियों को अपने वाई 2 के जरूरतों को पूरा करने के लिए आउटसोर्सिंग कंपनियों में शामिल कर रही हैं, और इसलिए, सभी बाद के आउटसोर्सिंग मॉडल लोग-आधारित हैं। जबकि आउटसोर्सिंग कंपनियों ने पिछले तीन से अधिक की बढ़त में वृद्धि की है अपनी क्षमताओं के मामले में पांच साल, सौदा संरचनाओं में बहुत कम विकास हुआ है। लोग-आधारित आउटसोर्सिंग अनुबंध किराया देने के बराबर हैं। किराया हर महीने का उपयोग करने के बावजूद होता है। ईमानदारी, उत्पादकता में सुधार, क्षमताएं, उच्च मूल्य वाली सेवाओं, तेज समय-से-बाजार और गहरी लागत-कटौती के प्रयासों को चलाने के लिए कोई तंत्र या प्रोत्साहन नहीं है।"एक सेवा समझौते के पूरे जीवनकाल में लगातार सुधार कार्यक्रम यह सुनिश्चित करेगा कि एक विक्रेता आईटी संगठन से संबंधित रह रहा है और आईटी संगठन स्वयं व्यवसाय के लिए प्रासंगिक रह रहा है। मांग-आधारित अनुबंध और मॉडल क्रांतिकारी हैं और अगर अविश्वसनीय परिणाम ठीक से कार्यान्वित, निष्पादित और शासित। आईटी संगठन बेहतर होकर उनके व्यापार भागीदारों के साथ गठबंधन हो जाएंगे और सीआईओ के पास कितना अधिक लचीलापन होगा कि वे किस तरह अपने आवंटन को आवंटित करते हैं और खर्च करते हैं।
6। मूल्य निर्धारण के आधार पर चयन करना। > यह स्पष्ट प्रतीत होता है, लेकिन आज के कारोबारी माहौल की कीमतों में कई कंपनियों के फैसले लेने की प्रक्रिया में एक अधिक प्रमुख भूमिका निभाई है। अगर आप पीसी या चूहों की तुलना कर रहे हैं तो ये ठीक हो सकता है, लेकिन आउटसोर्सिंग एक ऐसी बहुमुखी सेवा है और इसकी आवश्यकता है कंपनियों के बीच साझेदारी बनो। सबसे कम कीमत को लाल झंडा के रूप में देखा जाना चाहिए - अक्सर सबसे कम कीमत वाली कंपनी या तो पूरी तरह से समझ नहीं पाती है आवश्यक कार्य करने के लिए, अच्छी सेवा प्रदान करने की योजना नहीं है, या अतिरिक्त शुल्क के माध्यम से खोई हुई राजस्व के लिए योजना बना रहा है। अगर यह सच होना अच्छा लगता है, तो यह संभवतः है कुछ मामलों में, सबसे महंगे प्रदाता भी सबसे अच्छा मूल्य हो सकता है और वास्तव में अपने समग्र आईटी ऑपरेटिंग खर्च को कम करके कुल मिलाकर आपकी कंपनी के पैसे को बचा सकता है (उदाहरण के लिए नियमित रूप से बैंड-एड्स लागू करने के बजाय वास्तविक समस्याओं को खोजने और ठीक करने के लिए मूल कारण विश्लेषण का उपयोग करना) । गुणवत्ता खरीदें - एक बार रोना सस्ते खरीदें - फिर से और फिर रोएं 7। प्रति-टिकट या प्रति-घटना के आधार पर भुगतान करना।
यह प्रतीत होता है कि अहानिकर विकल्प स्वचालित रूप से आपके और आपके आउटसोर्स के बीच ब्याज की एक संघर्ष पैदा करता है। अपने टिकट / घटना की संख्या को कम करने के लिए उन्हें किसी भी प्रकार के मूल कारण विश्लेषण या किसी अन्य सक्रिय कदम पर पूरी तरह से कोई प्रोत्साहन नहीं मिलता है। वास्तव में, यह व्यवस्था एक कॉल / घटना को यथासंभव कई टिकट के रूप में बदलने के लिए एक महान प्रोत्साहन है। एक प्रदाता के साथ जाने का चुनाव करें जो इस तरह से अपने जोखिम पर बिल का भुगतान करें 8। किसी भी एक विशेष "तट" के साथ प्यार में गिरने
आप के लिए सही समाधान परवर्ती समर्थन, अपतटीय सहायता, या एक संयोजन हो सकता है इन विकल्पों में से किसी एक को अपना मन न दें। आज का कारोबारी माहौल आपको एक विकल्प की ओर झुकने का कारण हो सकता है, लेकिन कौन जानता है कि कल आप किस प्रकार के मुद्दों का सामना करेंगे? यह एक कंपनी के साथ भागीदारी करने के लिए ज़रूरी है, जो कि दोनों विकल्पों को निर्बाध रूप से प्रदान कर सकता है और यदि आपके व्यवसाय की आवश्यकता है तो गतिशील रूप से अनुपात को समायोजित कर सकते हैं। 9। एसएलए खुद को परिभाषित करने के लिए आउटसोर्स की अनुमति दे रही है
दोबारा, यह स्पष्ट दिखता है, लेकिन यह कंपनियों के लिए अपनी व्यक्तिगत आवश्यकताओं के लिए इसे अनुकूलित किए बिना आउटसोर्स की बॉयलरप्लेट एसएलए की पेशकश के लिए सामान्य है। अगर आउटसोर्सर आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अपनी पेशकश को अनुकूलित करने के लिए पर्याप्त लचीला नहीं है, तो वे इसके बारे में और क्या बताना चाहते हैं? सुनिश्चित करें कि आप सक्रिय रूप से अपनी एसएलए की स्थापना में शामिल हैं, जो आपके व्यवसाय की आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित है। 10। संपर्क सेवा मॉडल के सिंगल पॉइंट का विकास नहीं करना।
संपर्क के एकल बिंदु (एसपीओसी) सेवा मॉडल की अवधारणा कुछ समय के आसपास है, लेकिन कुछ संगठन ऐसा करते हैं। यह विचार यह है कि घटनाओं को निम्नतम स्तर पर संभाला जाता है और सभी जानकारी एक केंद्रीकृत स्थान में फ़नल हो जाती है। यह दो चीजों के लिए अनुमति देता है; निरंतरता और स्वामित्व की कुल लागत में कमी (टीसीओ) एक दोहराने योग्य परिपक्व प्रक्रिया आईटीआईएल मॉडल की रीढ़ है, और एक केंद्रीकृत प्रशासन के बिना, निरंतरता प्राप्त नहीं की जा सकती। यह एक ऐसा दिया गया है कि 15 साल के अनुभव वाले अनुभवी इंजीनियर आईटी क्षेत्र में 3 वर्षों से कम समय के साथ एक पीसी तकनीक की तुलना में अधिक महंगी संसाधन है। आईटी संगठनों में एक विशिष्ट चुनौती यह है कि अनुभवी इंजीनियर प्रोप्रायटरी ज्ञान की प्रक्रिया करता है जो कम महंगी कर्मचारियों को स्थानांतरित नहीं किया गया है। प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के लिए एक केंद्रीकृत स्थान के बिना, क्रियाओं को ट्रैक नहीं किया जा सकता, जानकारी को स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है और घटनाओं को अधिक प्रभावी ढंग से नियंत्रित नहीं किया जा सकता है। संपर्क सेवा डेस्क के सिंगल पॉइंट होने से जानकारी को ट्रैक किया जा सकता है, वर्गीकृत किया जाता है और अंततः पुनरावृत्ति के लिए प्रलेखित किया जाता है, इस प्रकार समग्र टीसीओ को कम किया जा सकता है। 11। आईटी समर्थन की वास्तविक लागतों को नहीं समझना
ज्यादातर आईटी नेताओं ने आंतरिक हार्ड डॉलर लागत, जैसे डॉलर प्रति घंटे या पीसी की कीमत, जल्दी से निर्धारित कर सकते हैं। आम तौर पर क्या सोचा नहीं है कि नरम डॉलर लागत, जैसे कर्मचारी भार या समर्थन की लागत सामान्य भार (किसी कर्मचारी के लिए लाभ की लागत) मजदूरी का करीब 25% है लगभग $ 800 के लिए एक ठेठ डेस्कटॉप को एक अप्रबंधित वातावरण में पीसी के जीवन के लिए अतिरिक्त लागत $ 5, 867 की आवश्यकता होगी। गार्टनर के अनुसार, प्रभावी प्रबंधन डेस्कटॉप पीसी के लिए 42% से स्वामित्व की कुल लागत में कटौती कर सकता है। सही लागत को समझना आईटी नेतृत्व को किसी विशेष सेवा का आउटसोर्स करने के लिए या नहीं, इसके बारे में अधिक सूचित निर्णय करने की अनुमति होगी।