कॉर्पोरेट इवेंट प्लानिंग 101: आपकी पहली क्लाइंट बैठक की तैयारी

आपने हाल ही में अपने ईवेंट नियोजन व्यवसाय का शुभारंभ किया है और संभावित ग्राहक पहले से ही आपको नोटिस करना शुरू कर रहे हैं बधाई! आपके सभी कड़ी मेहनत और योजना के लिए एक उद्देश्य है!

बहुत जल्द, आपको अपनी पहली ग्राहक बैठक के लिए बुलाया जाएगा और यहां वह जगह है जहां आपकी घटना नियोजन प्रशिक्षण सड़क से मिलता है लेकिन सबसे अनुभवी मीटिंग प्लैनर्स इस प्रारंभिक अभी तक महत्वपूर्ण पहले संपर्क के लिए कैसे तैयार करते हैं?

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इसे खोदना - क्या खोजना इससे पहले आपकी पहली बैठक

हां, एक बैठक योजनाकार के रूप में आपका जीवन बहुत व्यस्त हो जाएगा और आपके ग्राहक को गहराई से खोजना प्रारंभिक रूप से उच्च रैंक नहीं लगता आपकी ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट पर, लेकिन इस पहले चरण को छोड़ें !

अपने ग्राहक की वार्षिक रिपोर्ट (जो आमतौर पर ऑनलाइन उपलब्ध होते हैं), ब्लॉग पोस्ट, ट्वीट्स या फेसबुक पेज के पहले पन्नों पर नज़र डालने के लिए समय लेते हुए आपको अपने नए ग्राहक के व्यावसायिक उद्देश्यों में अविश्वसनीय अंतर्दृष्टि मिलेगी और व्यावसायिक स्तर के साथ आपकी पहली बैठक की कुर्सी आपकी मदद करेगी जो आपके मानक बन जाएंगे।

लेकिन क्या होता है जब आपके ग्राहक की कोई ऑनलाइन उपस्थिति नहीं होती है? कुछ कॉरपोरेट इवेंट नियोजन पेशेवर जो छह-आंकड़ा वेतन कमाते हैं, उनके संपर्कों पर उपयोगी जानकारी के लिए अपने परिचितों से पूछें: उदाहरण के लिए, क्या वे स्वास्थ्य खाद्य कट्टरपंथी हैं या क्या वे मांस और आलू को पसंद करते हैं?

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क्या उन्हें कॉफी की एक विशेष ब्रांड पसंद है?

इन सवालों के जवाब आपको अपनी पहली मीटिंग के लिए एक महान स्थान का प्रस्ताव देने में मदद करेंगे और अपने ग्राहक के अच्छे गौरव में आपको मिलने से पहले मिलेंगे।

यह आरंभिक हाथ मिलाना: आपका नया क्लाइंट ट्रस्ट कमा रहा है

अपनी इवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट पर अगला कदम आपको अपने नए ग्राहक के साथ हाथ मिलाए जाने से एक पेशेवर छवि पेश करके शुरू करना है।

याद रखें: एक तेज हाथ मिलाना और एक असली मुस्कान जो कहते हैं कि "मैं आपके साथ काम करने की प्रतीक्षा कर रहा हूं" एक महंगी डिजाइनर ब्लेज़र की तुलना में बहुत अधिक समय लगता है!

यहाँ एक और टिप है: आप अपने ग्राहक को प्रभावित कर सकते हैं-अपनी बैठक में एक व्यक्तिगत प्रस्तुति देने के साथ अपनी मुलाक़ात दिखाते हुए पैसा खर्च करने के बावजूद? बस पावर प्वाइंट में अपने ग्राहक का नाम और लोगो (यदि उनके पास है) को कॉपी और पेस्ट करने के लिए अपने वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करें।

जैसा कि आप जानते हैं, कंपनियों और व्यक्तियों ने अपने ब्रांड को विकसित करने में काफी ऊर्जा बिताती है, और यह ध्यान देने के लिए आपके ग्राहक द्वारा ध्यान दिया जाएगा

बिग पिक्चर का निर्माण करते समय अपने पैसों को कवर करना

कॉरपोरेट इवेंट नियोजन की दुनिया का मतलब क्लाइंट और मीटिंग प्लानर के बीच काफी पीछे है, ऐसा महसूस न करें कि आपको छूना है इस स्तर पर अपने नए ग्राहक के साथ हर एक विस्तार

हालांकि, बैठक योजनाकार के रूप में, आप करना निम्न महत्वपूर्ण बिंदुओं की स्पष्ट समझ से इस प्रारंभिक मीटिंग को छोड़ना चाहते हैं:

• यह घटना क्यों हो रही है? क्या यह एक आवर्ती वार्षिक घटना है, या एक बंद है? क्या यह घटना कुछ विशेष (एक नया उत्पाद, एक प्रोम, या व्यापार मील का पत्थर) पर ध्यान आकर्षित करेगा?
• कितने घंटे / दिन / सप्ताह चलने के लिए निर्धारित कार्यक्रम है?
• कौन भाग लेंगे? क्या वे भी साथी और / या बच्चों को साथ लाएंगे? क्या एक या अधिक वीआईपी उपस्थित होंगे?
• क्या यह घटना पहले हुई है? यदि हां, तो सही क्या हुआ और क्या सबक पढ़ा गया?
• क्या इस घटना को अपने प्रतिभागियों को छोड़ना चाहिए?
• इस घटना के लिए आपका ग्राहक का निवेश क्या है?

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इन घटनाओं के जवाबों को सावधानीपूर्वक नोट करने के लिए यह एक अच्छा अभ्यास है ताकि आप किसी भी बिंदु पर उन्हें संदर्भित कर सकें अगर आपको लगता है कि चीजें एक अलग दिशा में आगे बढ़ रही हैं जो आपके ग्राहक की शुरुआत में है कल्पना की।

आपके पास प्रत्येक कॉरपोरेट इवेंट प्लानिंग क्लाइंट के लिए, सुनिश्चित करें कि वह या वह आपको सूचित भी करता है कि घटना के दिन होने पर निर्णय लेने की क्षमता कौन रखेगी। यह प्रतीत होता है कि छोटी सी जानकारी असली सोना होगी, जब एक ईवेंट पार्टनर आपके ईवेंट के एजेंडे में आखिरी मिनट के बदलाव का अनुरोध करेंगे!

एक अच्छी तरह से सोचा जाने वाली प्रारंभिक ग्राहक बैठक आपको अपनी चर्चा के पुनरारंभ लिखने और उसके बाद अपनी लिखित स्वीकृति के लिए भेज देगी।

एक महान पहली छाप बनाना एक कला और एक विज्ञान है, और इन युक्तियों का पालन करके, आपको जल्द ही पर्याप्त कॉर्पोरेट इवेंट योजना की नौकरियां मिल जाएगी जो किसी समय में एक घटना नियोजन स्कूल डॉक्टरेट के लिए अपना रास्ता कमाने के लिए होगी!