आपकी ईवेंट नियोजन सूची सूची में अवश्य होना चाहिए

अपने नमक के हर घटना नियोजक को पता है कि एक सफल आयोजन की योजना बनाने में एक घटना नियोजन चेकलिस्ट संभवतः सबसे महत्वपूर्ण उपकरण है। यह एक घटना नियोजन उपकरण है जो आपको रात के मध्य में जागता है जब आप एक पसीने से पसीना में आश्वस्त हो जाते हैं तो आप अपने अगले आयोजन की योजना में एक महत्वपूर्ण विवरण भूल गए हैं। आपके पक्ष द्वारा एक व्यापक आयोजन योजना जांच सूची के साथ, आप अपने घटना को आत्मविश्वास से देख सकते हैं, यह जानकर कि आपने कुछ भी अनदेखा नहीं किया है

यदि आप अपने आप को सुपर संगठित मानते हैं और एक घटना की योजना बनाते समय पहले से ही एक चेकलिस्ट का उपयोग करते हैं, लेकिन उन स्थितियों का सामना कर रहे हैं जहां आपको एहसास हुआ है (बहुत देर हो चुकी है) आप गलत कहां गए?

प्रत्येक घटना के लिए एक घटना नियोजन चेकलिस्ट की आवश्यकता होती है जो उस विशेष घटना को ध्यान में रखते हुए और व्यक्तिगत घटना विनिर्देशों के अनुसार तैयार की जाती है। इसलिए प्रत्येक आयोजन योजना चेकलिस्ट अलग है हालांकि, अगर आप एक छोटी सी जन्मदिन की पार्टी या बड़े कॉर्पोरेट फ़ंक्शन की योजना बना रहे हैं, भले ही आप अपनी इवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट में पांच आइटम हैं।

इवेंट कॉन्ट्रैक्ट्स पर हस्ताक्षर करें

यह स्पष्ट हो सकता है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप साइन-इन करें और बदले में हस्ताक्षरित प्रतियां प्राप्त करें - आपके कॉन्ट्रैक्ट के लिए आवश्यक सभी अनुबंध। इसमें क्लाइंट, स्थल, विक्रेताओं, होटल, मनोरंजन आदि के साथ ईवेंट अनुबंध भी शामिल हैं। एक फर्म हैंडशेक व्यवसाय करने का एक अच्छा तरीका है, लेकिन किसी भी विक्रेता की भर्ती को सुरक्षित करने का तरीका नहीं है और ग्राहक के लिए काम करने का तरीका नहीं है ।

लिखित में सबकुछ प्राप्त करें और कोई काम नहीं करें या अपने ईवेंट की योजना बनाने पर एक पैसा खर्च करें जब तक कि सभी कागजी कागजात हस्ताक्षरित और डिलीवर न हों। यदि आप एक इवेंट नियोजक हैं, जिसकी आपकी इवेंट सेवाओं के लिए एक ईवेंट अनुबंध की आवश्यकता है, तो यहां क्लिक करें।

ईवेंट की तारीख और समय की पुष्टि करें

इस घटना के लिए आप नियोजन चरणों में गहराई से घुटने हैं

किसी को कैसे संभवतः तारीख गलत मिल सकती है? विक्रेताओं में अक्सर अन्य व्यवसाय आ रहे होते हैं। ग्राहक घटना के लिए एक तारीख और समय से सहमत हो सकते हैं और फिर आपको योजनाओं में बदलाव के बारे में सूचित करने के लिए भूल सकते हैं। अपने ईवेंट की योजना शुरू करने से पहले, दोबारा तारीख और आरंभ और समाप्त होने वाले समय की जांच करें और ये लिखित रूप में प्राप्त करें ताकि सभी एक ही पृष्ठ पर हों।

अतिरिक्त सहायता का भुगतान करें

अपने ईवेंट के दिन अतिरिक्त सहायता होने के मूल्य को कम मत समझें हमेशा ऐसा कुछ ऐसा होता है, जिसकी आवश्यकता होती है और सबसे घटना नियोजक पहले से ही बहुत व्यस्त हैं ताकि घटनाओं पर ध्यान केंद्रित किया जा सके। अतिरिक्त सहायता लेना एक महत्वपूर्ण कदम है जिसे अक्सर अनदेखा किया जाता है, जब तक यह संभवतः बहुत देर हो चुकी है कि वह काम के लिए सबसे अच्छे इवेंट कर्मचारी को किराए पर ले ले। इवेंट स्टार्स को भर्ती करने के लिए जब बचा हुआ है, तो इसे व्यवस्थित न करेंइस आइटम को अपनी ईवेंट चेकलिस्ट पर रखो और सबसे अच्छा प्रशिक्षित कर्मचारियों को अपने अनुभव के साथ सुरक्षित रखें जो आपके ईवेंट बजट को फिट बैठता है।

एक साइट वॉक-थ्रू के माध्यम से चलाना

कुछ भी आपके दिमाग में किसी चीज की कल्पना करने की तुलना नहीं करता है, जैसे कि इसे पहले हाथ का अनुभव करना। अपने ग्राहक और विक्रेताओं के साथ इवेंट साइट के चलने का आयोजन इवेंट नियोजन प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण कदम है।

यह एक अवसर प्रस्तुत करता है कि सवाल उठाने, चिंता का विषय हो, और कक्ष सेट-अप, डेकोर, पंजीकरण की नियुक्ति, और घटना के समग्र प्रवाह पर एक समझौते के लिए आते हैं। कई बार, जब भी हम सोचते हैं कि हम स्पष्ट रूप से संवाद कर रहे हैं, कुछ की हमारी दृष्टि हमारे विवरण के आधार पर किसी और को क्या कल्पना कर रही है, इसके विपरीत है। नियोजन चरणों के दौरान एक भौतिक अंतरिक्ष के माध्यम से चलते हैं, इसलिए घटना के दिन कोई आश्चर्य नहीं है।

फ़ॉलो-अप के लिए अनुस्मारक शामिल करें

आदर्श दुनिया में, किसी को एक बार बताएं कि काम पूरा हो जाने के लिए पर्याप्त होगा। दुर्भाग्य से, वास्तविक कामकाजी दुनिया इस तरह से काम नहीं करता है या कम से कम घटना नियोजन का व्यवसाय नहीं करता है। इस घटना के विभिन्न चरणों में शामिल करने के लिए इतने सारे विवरण और कई खिलाड़ियों के साथ, कुछ खो जाने के लिए आसान है

इसलिए, जब आप अपना आयोजन और समय-सारण रखने के लिए अपनी ईवेंट योजना जांच सूची विकसित करते हैं, तो कुछ फॉलो-अप के लिए अनुस्मारक भी शामिल करें उदाहरण के लिए, यदि आप कैटरर से मेनू के विचारों के बारे में बात करते हैं, तो अपनी ईवेंट प्लानिंग चेकलिस्ट पर एक आइटम शामिल करें, जो "प्रस्तावित मेनू पर कैटरर के साथ आगे बढ़ें" और "केटरर के साथ अनुसूची परीक्षण करें"।