जोखिम प्रबंधन योजना के साथ अपना बॉस विश्वास दें

क्या आप जानते हैं कि जब आप अपनी परियोजना के बारे में बात करते हैं तो आप कभी-कभी अपने प्रबंधक से मिलते हैं? जो कहते हैं, "मैं इस बारे में आत्मविश्वास महसूस नहीं करता जैसा कि आप स्पष्ट रूप से करते हैं। "उन चेहरे का भाव कुछ बचने के लिए कुछ है।

सर्वोत्तम प्रोजेक्ट मैनेजर्स को उनके लाइन मैनेजर और प्रोजेक्ट प्रायोजक का पूर्ण विश्वास है। उनकी परियोजनाओं के पीछे का निष्पादन उन पर विश्वास करता है जब वे कहते हैं कि उन्हें अतिरिक्त धन, अधिक संसाधन की आवश्यकता होती है या कोई समस्या हल करने में मदद मिलती है।

जब आप जोखिम भरा स्थितियों में काम कर रहे हैं, तो आपको सही किट की आवश्यकता है। रस्सी और क्रैम्पों के बैकपैक के साथ एक हाइकर की तरह, आपको परियोजना जोखिम से निपटने के लिए उपकरणों की ज़रूरत होती है।

जोखिम प्रबंधन योजना के साथ आप अपने प्रोजेक्ट में अपने प्रबंधक के विश्वास को बढ़ा सकते हैं। एक साधारण 5-कदम प्रक्रिया बेहद बदल सकती है कि आपका बॉस आपकी परियोजना को कैसे देखता है (और आप)। लेकिन इससे पहले कि मैं आपको यह बताने के लिए आगे बढ़ता हूं, मूल बातें रीफ्रेश करते हैं।

परियोजना प्रबंधन में जोखिम प्रबंधन क्या है?

परियोजना प्रबंधन में जोखिम प्रबंधन परियोजना जोखिमों की पहचान, मूल्यांकन और जवाब देने की प्रक्रिया है।

परियोजना जोखिम ऐसी चीजें हैं जो परियोजना को प्रभावित कर सकते हैं (सकारात्मक या नकारात्मक, लेकिन आम तौर पर लोगों को जोखिम के रूप में घटनाओं की व्याख्या करते हैं जिससे परियोजना पर नकारात्मक प्रभाव पड़ेगा)

क्या आपका प्रोजेक्ट बड़ा या छोटा है, इसके साथ इसके साथ जुड़े जोखिम होंगे। ये आपके स्कूल परेड के जोखिम से कुछ भी हो सकता है जो आपके नए सर्किट बोर्ड के एक महत्वपूर्ण घटक के लिए कीमतों में वृद्धि के खतरे को बंद हो रहा है।

परियोजना का खतरा, यदि सही ढंग से प्रबंधित नहीं किया गया है, तो सफलतापूर्वक आपकी परियोजना को वितरित करना कठिन बना सकता है अनियंत्रित जोखिम आपके समय के लिए समय जोड़ सकते हैं, अपने बजट के लिए अपने समय और धन के लिए काम कर सकते हैं। प्रबंधकों को इस प्रकार की चीज के बारे में चिंता हो रही है यह सब जोखिम प्रबंधन योजना से बचा जा सकता है

जोखिम प्रबंधन योजना

एक जोखिम प्रबंधन योजना आपके प्रोजेक्ट टीम की क्षमता में अपना आत्मविश्वास बढ़ाने का एक शानदार तरीका है - और जो आपके प्रबंधक के विश्वास को भी बढ़ाना है

आप चाहते हैं कि उन्हें विश्वास करें कि आप ऐसा कर सकते हैं, और आप चाहते हैं कि उन्हें ये पता चले कि परियोजना को सफलतापूर्वक वितरित करने से आप क्या रोक सकते हैं। एक जोखिम प्रबंधन योजना ऐसा करने के लिए एक आदर्श उपकरण है

और क्या लगता है? आरंभ करना वास्तव में आसान है

परियोजना जोखिम प्रबंधन एक सरल 5-कदम प्रक्रिया है। आइए इसे ज़्यादा जटिल नहीं करना चाहिए जितना इसकी आवश्यकता है। यह ऐसा कुछ है जिसे आज आप शुरू कर सकते हैं, अपनी अगली बैठक में इसकी चर्चा करने के लिए तैयार कर सकते हैं और इसे पूरा कर लिया है क्योंकि कोई मिनटों तक टाइप कर रहा है

एक 5-कदम जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया

परियोजना प्रबंधन के इतने हिस्से के साथ, जोखिम प्रबंधन एक प्रक्रिया है 5 कदम हैं:

1. आरंभ करें
2. पहचानें
3. आकलन करें
4. योजना की प्रतिक्रियाएं
5. लागू करें

यदि उन शर्तों का अभी आपके लिए पर्याप्त मतलब नहीं है, तो कृपया इसके साथ रहें - मैं हूं यह सब समझाने जा रहा है

चरण 1: आरंभ करें

सबसे पहले, आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन वातावरण में अपने जोखिम प्रबंधन के लिए संदर्भ सेट करना चाहते हैं।

शायद यहां ऐसा करने के लिए बहुत काम नहीं है क्योंकि आपकी कंपनी में किसी ने पहले ही एक कॉर्पोरेट जोखिम नीति तैयार कर ली है और आपको जो भी करना है उसे नीचे ट्रैक करना है। यह जोखिम के लिए कंपनी के दृष्टिकोण की व्याख्या करेगा और आपको आवश्यक टेम्पलेट्स को भी जनादेश दे सकता है। टेम्पलेट्स हमेशा आपको एक नौकरी बचाने के लिए, तो उन लोगों के लिए भी देखो!

यहां तक ​​कि अगर आपके पास कोई कॉरपोरेट जोखिम नीति न हो, तो आपके साथ परियोजनाओं का प्रबंधन करने वाला कोई भी व्यक्ति परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना बना सकता है जिसे आप कॉपी कर सकते हैं। क्यों पहिया reinvent? यदि आप समय बचाने और अधिक काम करना चाहते हैं, तो दस्तावेज़ों का पुनः प्रयोग करना आवश्यक है।

अपनी परियोजना के लिए जो जोखिम प्रबंधन योजना तैयार करने के लिए आपको पता चला है उसका उपयोग करें यह आपकी समग्र परियोजना प्रबंधन योजना का हिस्सा है और इस बारे में बात करता है कि आप अपने प्रोजेक्ट पर जोखिम प्रबंधन कैसे करेंगे।

यदि आपको नहीं पता कि इसमें क्या डालना है, तो पढ़ें! अगले चरण आपको अपने जोखिम प्रबंधन योजना में क्या बात करने का बेहतर विचार देंगे

इससे आत्मविश्वास में सुधार होता है: अपने प्रबंधक को दिखा रहा है कि आपकी परियोजना पर अनिश्चितता से निपटने के लिए आपके पास एक दृष्टिकोण है और आप सक्रिय रूप से जोखिम प्रबंधन करने जा रहे हैं

चरण 2: पहचानें

एक बार जब आप एक दृष्टिकोण के बारे में बताएंगे, तो आप इसके लिए काम करना शुरू कर सकते हैं।

अब आप अपने परियोजना को प्रभावित करने वाले जोखिमों की पहचान करते हैं यह केवल समय में एक स्नैपशॉट होता है और आपका जोखिम रजिस्टर कुछ ऐसा होता है जिससे आप सुनिश्चित कर सकें कि कोई भी नया नया भी वहाँ पर डाल दिया गया हो।

आप सामान्य जोखिमों की एक चेकलिस्ट का उपयोग कर जोखिमों की पहचान कर सकते हैं, परियोजना के हितधारकों की साक्षात्कार (विशेष रूप से कठिन हितधारकों के रूप में वे आमतौर पर गलत हो सकता है, यह कहने के लिए बहुत कुछ है), बुद्धिशीलता सत्र और आपके सामान्य ज्ञान का उपयोग कर।

आप उन चीजों की तलाश कर रहे हैं जो समस्याएं पैदा कर सकती हैं यदि वे कभी भी हो (याद रखें, जोखिम अभी तक नहीं हुआ है। परियोजना के मुद्दे पहले से ही हुए हैं।)

हालांकि आप ऐसा करने के बारे में जाते हैं, आपको निश्चित रूप से अन्य लोगों को शामिल करना चाहिए। अकेले, आपके पास पूरी तस्वीर नहीं होगी और आप लापता चीज़ों को समाप्त करेंगे।

जोखिम किसी और के द्वारा पहचाना जा सकता है एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में, आपका काम आपके सहकर्मियों को आपके साथ जोखिम बढ़ाने के लिए प्रोत्साहित करना है ताकि एक टीम के रूप में आप उनके बारे में कुछ कर सकें।

पहचाने जाने वाले सभी जोखिम जोखिम रजिस्टर में दर्ज किए जाएं। अगर आपके पास टीम या प्रोजेक्ट समर्थन वाले व्यक्ति पर एक परियोजना समन्वयक है तो वे ऐसा कर सकते हैं। अन्यथा, यह आपके लिए प्रशासनिक कार्यों का हिस्सा है।

यह आत्मविश्वास में सुधार करता है: यह दर्शाते हुए कि आप महत्वपूर्ण जोखिमों से अवगत हैं जो आपके प्रोजेक्ट को प्रभावित कर सकते हैं और आपके पास नए जोखिमों के बारे में जागरूक रहने के लिए एक साधन है

चरण 3: आकलन करें कि

तब संभावनाएं और प्रभाव के लिए जोखिम का मूल्यांकन किया जाता है। प्रोजेक्ट जोखिम के आकलन के बारे में यह विस्तृत लेख आपको इसके लिए शामिल करता है। यदि आप इस प्रक्रिया से परिचित नहीं हैं तो इसे एक अच्छा पठन करें

एक और उपाय के रूप में, आप निकटता का आकलन भी कर सकते हैं, जिसका मतलब है कि आने वाले समय में आने वाले जोखिम में कितनी निकटता होती है। उच्च निकटता के साथ एक जोखिम संभावित रूप से जल्द ही हो रहा होगा दूर के निकट भविष्य में कुछ बिंदु पर कम निकटता का जोखिम हो सकता है। यह जोखिमों से निपटने के लिए आपके समय और ऊर्जा को प्राथमिकता देने के लिए आपको एक और पहलू दे सकता है।

इससे आत्मविश्वास में सुधार होता है: अपने प्रबंधक और टीम में सभी को यह सुनिश्चित करना है कि इन जोखिमों में से कोई भी वास्तव में क्या घटित होना चाहिए।

चरण 4: योजना प्रतिक्रियाएं

अब हम आपके जोखिम प्रबंधन योजना के भावपूर्ण हिस्से में आते हैं। इस चरण में, आप एक उचित प्रतिक्रिया की पहचान करके जोखिम का प्रबंधन करने के तरीके में काम करते हैं।

हम ऐसा करते हैं क्योंकि अब तक आपके पास ये सब कुछ है कि भविष्य में अपनी परियोजना को बंद करने के लिए क्या हो सकता है और यह कितना बड़ा सौदा होगा। आपका प्रबंधक आगे क्या जानना चाहता है: आप इसके बारे में क्या करने जा रहे हैं?

आम तौर पर, वहाँ चार चीजें हैं जो आप एक परियोजना जोखिम को संबोधित और प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं। वे हैं:

• से बचें
• स्थानांतरण
• मिटिगेट (i। कम करें)
• स्वीकार करें

नकारात्मक जोखिम के लिए जोखिम प्रतिक्रिया रणनीतियों में इस गहरे गोताखोर में विस्तार से कवर किया गया है।

आपके कुछ जोखिमों का सकारात्मक परिणाम हो सकता है उदाहरण के लिए: यह एक जोखिम है कि आप अपने नए उत्पाद को इतना बेचते हैं कि आप फ़ोन लाइनों को क्रैश करते हैं यह एक अच्छी समस्या होगी, लेकिन यह अभी भी एक जोखिम है कि हमें इसके लिए योजना बनानी चाहिए।

कई तरह के तरीके हैं जो आप एक सकारात्मक जोखिम के लिए तैयार कर सकते हैं जिनमें शामिल हैं:

• शोषण
• शेयर करें
• संवर्धन करें
• स्वीकार करें

सकारात्मक जोखिम के लिए जोखिम प्रतिक्रिया रणनीतियों के बारे में इस लेख में अधिक विस्तार से चर्चा की गई है।

आपको यह पता लगाना होगा कि आपके रजिस्ट्रार पर हर जोखिम के लिए कौन सी प्रतिक्रिया रणनीति सबसे अच्छी है उदाहरण के लिए, आप यह तय कर सकते हैं कि कारखाने छत के ढहने का खतरा उतना ही स्वीकार होगा जितना ऐसा होने की संभावना नहीं है। हालांकि, जोखिम का खतरा यह है कि भोजन के जहर से अपने आधे कर्मचारियों को बाहर ले जाता है, आप अपने सभी खानपान स्टाफ को फिर से प्रशिक्षित करने के लिए सक्रिय रूप से कम करने जा रहे हैं। यदि इससे पहले हुआ है और वास्तव में काफी संभावना है, जब तक आप इसके बारे में कुछ नहीं करते हैं, आप जोखिम को कम करना चाहते हैं।

एक बार प्रतिक्रिया की पहचान की जाती है और सहमति बनती है, जोखिम प्रबंधन कार्य योजना को लागू करने के लिए जोखिम वाले मालिकों को नियुक्त किया जा सकता है दूसरे शब्दों में, आपको उन कार्यों के माध्यम से देखने के लिए किसी को ज़िम्मेदार होना चाहिए, जो आप सहमत हैं।

यह आपके द्वारा विश्वास को बेहतर बनाता है: अपने प्रबंधक को दिखाता है कि आपने उन चीजों के बारे में क्या किया है जो आपकी परियोजना के लिए समस्याएं पैदा कर सकता है और आप परियोजना पर अनिश्चितता और जोखिम को कम करने के लिए योजनाएं डाल रहे हैं।

चरण 5: लागू करें

आपकी जोखिम प्रबंधन योजना में अब शामिल होना चाहिए जो प्रत्येक जोखिम के लिए जोखिम कम करने की गतिविधियां करने के लिए जिम्मेदार होंगे। अब उन्हें उन कार्यों के जरिये काम करना चाहिए ताकि आप खुले जोखिमों का सक्रिय रूप से प्रबंध कर रहे हों।

यह आत्मविश्वास में सुधार करता है: यह दर्शाते हुए कि आप और आपकी प्रोजेक्ट टीम आपके द्वारा किए गए कार्य के अनुसार हो सकती है।आपके द्वारा जो हासिल किया गया है और आप जो जोखिमों को कम करते हैं उसके बारे में रिपोर्ट करके, यह आपकी प्रबंधन टीम को दिखाता है कि आप समस्याओं के विरुद्ध अपने प्रोजेक्ट को भावी प्रूफ के लिए जो लेते हैं, उसके बारे में गंभीर हैं।

एक बार जोखिम पार हो गया है - जब यह अब प्रासंगिक नहीं है क्योंकि यह या तो हुआ है या अब नहीं हो सकता है - आप इसे अपने जोखिम रजिस्टर से बंद कर सकते हैं

इस परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना को जगह में रखकर आप अन्य प्रबंधकों से अलग कर सकते हैं। आपके मालिक के पास यह सबूत होगा कि आप रणनीतिक और रचनात्मक रूप से अपनी परियोजना को असंतुलित करने के कारण क्या हो सकते हैं, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि इसके बारे में कुछ करें। आप ऐसा होने से पहले सक्रिय रूप से समस्याओं का प्रबंधन करने वाले व्यक्ति होंगे, बाधाओं को दूर करना और कुछ के लिए तैयार रहना होगा!

प्रोजेक्ट जोखिम प्रबंधन में अच्छा प्रदर्शन होने के नाते, प्रबंधन द्वारा एक सुरक्षित जोड़ी या हाथ के रूप में देखा जाने वाला निश्चित तरीका है प्रोजेक्ट जोखिम को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए आपको अनुभव या प्रमाण पत्र के भार की आवश्यकता नहीं है (यद्यपि जोखिम प्रबंधन में औपचारिक योग्यता मौजूद है)। यह आसान 5-कदम प्रक्रिया का जल्द ही मतलब होगा कि परियोजना जोखिम प्रबंधन आपकी परियोजना योजनाओं में एम्बेडेड है।